Документ vr030412-13, поточна редакція — Прийняття від 14.05.2013

РАДА СУДДІВ ЗАГАЛЬНИХ СУДІВ УКРАЇНИ

РІШЕННЯ

14.05.2013  № 30

Про результати вивчення стану організації роботи Обухівського районного суду Київської області та його внутрішніх комунікацій

Заслухавши та обговоривши інформацію члена Ради суддів загальних суддів - керівника робочої групи Висоцької В.С., голови Ради суддів загальних суддів Отрош І.О., члена Ради суддів загальних суддів Фурика Ю.П. про результати вивчення стану організації роботи Обухівського районного суду Київської області та його внутрішніх комунікацій, Рада суддів загальних судів ВСТАНОВИЛА:

25 січня 2013 року рішенням Ради суддів України № 4 рекомендовано Раді суддів загальних судів провести вивчення організації роботи Обухівського районного суду Київської області та його внутрішніх комунікацій.

25 січня 2013 року з Вищої ради юстиції та 5 лютого 2013 року від Ради суддів до Ради суддів загальних судів надійшли колективні звернення суддів Обухівського районного суду Київської області щодо неналежного, на думку заявників, виконання Степановою О.С. адміністративних обов'язків голови цього суду.

Розпорядженням голови Ради суддів загальних суддів № 6 від 05.02.2013 у зв'язку з необхідністю перевірки фактів, викладених у зазначених зверненнях, та на виконання вищевказаного рішення РСУ було створено робочу групу з вивчення стану організаційного забезпечення та діяльності Обухівського районного суду Київської області у складі голови РСЗС Отрош І.О., членів РСЗС Висоцької В.С., Фурика Ю.П. (з визначенням керівником робочої групи Висоцької В.С.).

Рішенням Ради суддів загальних судів від 14.03.2013 № 19 з метою більш ефективного вивчення організації діяльності Обухівського районного суду Київської області до робочої групи залучено двох працівників апарату Дніпровського районного суду м. Києва (старші секретарі суду), фахівця ДП "Інформаційні судові системи" з тестування та розробки програмного забезпечення та працівників Державної судової адміністрації: фахівця адміністратора автоматизованої системи документообігу в судах загальної юрисдикції та спеціаліста відділу кадрової роботи в судах.

Вивчення організації роботи Обухівського районного суду Київської області та його внутрішніх комунікацій проводилось за період з 2011 по березень 2013 року. За наслідками вивчення встановлено наступне.

Робота Обухівського районного суду Київської області здійснюється відповідно до плану роботи по півріччях на поточний рік.

Контроль за виконанням обов'язків працівників здійснюється головою суду шляхом періодичних перевірок роботи працівників тих чи інших підрозділів суду, обговорення їх результатів на оперативних нарадах.

Головою суду своєчасно розробляються та виносяться на обговорення суддів та працівників апарату суду проекти планів роботи суду, після чого такі плани затверджуються та доводяться до відома всіх працівників Обухівського районного суду Київської області.

Кожного другого вівторка голова суду проводить наради з суддями та працівниками апарату суду. Проведення оперативних нарад фіксується протоколами, які в хронологічному порядку зберігаються у відповідному наряді суду.

В.о. керівника апарату суду Є. Березовим забезпечено високий рівень організації діловодства в суді, кожного понеділка проводяться з працівниками апарату суду семінарські заняття по підвищенню кваліфікації таких працівників. Усі працівники апарату суду постійно ознайомлюються з новими нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з діловодства.

Плани роботи суду складаються на півріччя. Вони містять відомості про найменування заходів, їх виконавців, строки виконання та відмітку про виконання.

Виконавцями чітко дотримуються строки проведення запланованих заходів, щодо кожного заходу в справі міститься відповідний документ про його проведення - аналізи, письмові довідки, акти перевірок.

Документи первинного обліку Обухівського районного суду Київської області (обліково-інформаційні картки) ведуться в електронному та паперовому вигляді. Картки на особу в кримінальних справах, у яких закінчено провадження та які виконані, після закінчення календарного року роздруковані, прошиті та передані до архіву, але зберігаються разом з картками, що знаходяться в стадії виконання в хронологічному порядку. Відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді (далі - Інструкція з діловодства), затвердженої наказом ДСАУ від 27.06.2006 № 68 (зі змінами), обліково-статистичні картки за 2012 рік із закінченим провадженням також роздруковані та зберігаються у базі даних КП "Д-3".

Незважаючи на те, що первинні документи з обліку справ велись та ведуться в повному обсязі (поточна інформація вноситься до кінця робочого дня), звіти за 2011 - 2012 роки складалися на підставі документів первинного обліку в ручному режимі за допомогою шаблонів звітів, наданих ДСАУ.

Електронні варіанти статистичних звітів знаходяться у осіб, відповідальних за їх формування, а оригінали статистичних звітів (паперові варіанти) за 2011 - 2012 роки зберігаються в приймальні голови (в.о. керівника апарату суду) у папках-скорозшивачах.

Звітність подавалась вчасно, в межах строків, передбачених Інструкцією щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом ДСАУ від 05.06.2006 № 55 (зі змінами). При перевірці оригіналів статистичних звітів за 2011 - 2012 роки встановлено їх повну відповідність тим, що надіслані до ТУ ДСА в Київській області.

Обухівським районним судом Київської області належним чином здійснюється виконання вимог Закону від 22.12.2005 № 3262-IV "Про доступ до судових рішень" (зі змінами) та п. 10 Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів від 25.05.2006 № 740 (зі змінами), копії судових рішень направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень.

На інформаційних стендах Обухівського районного суду Київської області розміщена інформація щодо справ, призначених до розгляду суддями; наявні реквізити по сплаті судового збору та реквізити депозитного рахунку суду, міститься інформація щодо годин прийому громадян головою та заступником голови суду та інше.

Списки справ, призначених до розгляду на кожну дату слухання, розміщуються на відповідному стенді.

Біля кабінету кримінальної, цивільної та адміністративної канцелярій, а також біля архіву суду розміщена інформація про години прийому громадян.

Реєстрація вхідної кореспонденції у суді здійснюється за допомогою комп'ютерної програми "Д-3", а вихідна кореспонденція реєструється в журналі вихідної кореспонденції. Оформлення вихідних документів, що не стосуються розгляду конкретних судових справ, здійснюється відповідно до національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 № 55.

Реєстрація позовних заяв, заяв та скарг, звернень громадян проводиться згідно з Інструкцією з діловодства та відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням РСУ від 26.11.2010 № 30 (зі змінами).

Після проведення реєстрації в обліково-статистичних картках, справи та матеріали передаються відповідальній особі суду для здійснення автоматичного розподілу їх між суддями, після чого передаються до відповідних канцелярій. У канцеляріях справи та матеріали реєструються у контрольному журналі судових справ та матеріалів, переданих для розгляду судді, та передаються суддям відповідно до проведеного авторозподілу.

Реєстри рекомендованої та простої кореспонденції ведуться окремо помісячно та підшиваються окремо у відповідну справу - наряд - згідно з номенклатурою справ суду в хронологічному порядку.

Рекомендованою кореспонденцією направляються судові повістки про виклик в судове засідання, копії судових рішень, цивільні справи, передані згідно ухвал суду для розгляду за підсудністю, а також справи, що витребовуються іншими судами та уповноваженими органами для огляду.

Простою кореспонденцією направляються копії процесуальних документів за запитами, відповіді на запити та звернення громадян.

Реєстри на відправку рекомендованої кореспонденції сформовані у наряди по місяцях, така практика переходить з року в рік.

Організація роботи архіву Обухівського районного суду Київської області за 2011 - 2012 роки проводилася з дотриманням вимог Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСАУ від 15.12.2011 № 168, та Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого 11.02.2010 наказом ДСАУ № 22.

В ході вивчення також було перевірено стан кадрової роботи Обухівського районного суду Київської області та встановлено, що особові справи працівників Обухівського районного суду Київської області ведуться за встановленою формою відповідно до постанови Кабінету Міністрів від 25.05.98 № 731. Всім особовим справам присвоєно реєстраційні номери, які відповідають порядковим номерам. Сформовані особові справи реєструються у книзі обліку руху особових справ. В особову справу підшиваються копії наказів про призначення, переведення, звільнення з посади, накази про встановлення надбавки за вислугу років, додаються письмова згода на проведення спеціальної перевірки та довідка про результати спеціальної перевірки. В особові справи занесені підписані претендентом попередження про встановлені законодавством обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документи про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця та ознайомлення з правилами поведінки працівників суду. Справи працівників, які були звільнені з Обухівського районного суду Київської області, списуються до архіву в установленому порядку, проставлені архівні номери відповідно до книги обліку особових справ.

Крім того, в ході перевірки стану кадрової роботи Обухівського районного суду Київської області також були виявлені і деякі недоліки в оформленні та веденні особових справ. В деяких особових справах заповнені не всі розділи особової картки форми П-2ДС. Відомості про надані відпустки суддям та працівникам суду до особових карток П-2ДС не заносяться. В особові справи підшиваються заяви та копії наказів про відпустки, проте у багатьох особових справах копії документів, долучених до справи, не завірені уповноваженою особою.

Трудові книжки ведуться належним чином та відповідають вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.93 № 58. Книга обліку руху трудових книжок пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника і відтиском гербової печатки. Облік трудових книжок суддів та працівників апарату суду ведуться спільно.

Записи вносяться на підставі наказів про призначення, переведення на іншу посаду, присвоєння чергового рангу, звільнення, заохочення працівників тощо керівником апарату суду в тижневий строк після видання наказу. Належним чином вносяться записи про прийняття Присяги державного службовця. Відповідно до п. 2.18 Інструкції № 58 окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів вносяться відомості, зокрема, про час служби у Збройних Силах України та інших військах із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби, час навчання у вищих навчальних закладах.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу про призначення на роботу, переведення і звільнення, працівники ознайомлені під розписку в трудовій книжці.

Разом з цим, в деяких трудових книжках відомості про роботу, про переведення на іншу посаду, про присвоєння рангу не повністю відповідають оригіналу наказу, а також на першій сторінці деяких трудових книжок відсутні підписи власника трудової книжки.

Крім того, було проведено аналіз бази даних автоматизованої системи документообігу Обухівського районного суду Київської області (далі - база даних) на предмет вивчення стану організаційного та інформаційно-технічного забезпечення роботи вказаного суду у період з 01.01.2011 по 29.03.2013.

Під час підготовки до аналізу бази даних було визначено такі напрями аналізу:

загальний аналіз інформаційно-технічного забезпечення вказаного суду;

стан реєстрації вхідної кореспонденції у базі даних;

стан реєстрації обліково-статистичних карток по справам;

своєчасність виконання автоматичного розподілу справ;

своєчасність надсилання електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень (далі - ЄДРСР);

інформаційна наповненість веб-сторінки Обухівського районного суду Київської області на порталі "Судова влада".

Щодо інформаційної наповненості веб-сторінки суду на веб-порталі судової влади: сторінка підтримується у належному стані, актуальність новин контролюється керівником апарату суду, на сторінці присутня вся необхідна інформація для громадян, а саме:

зразки заяв;

інформація про перелік затверджених наказом голови суду документів, що містять службову інформацію;

інформація про список осіб, відповідальних за забезпечення доступу до інформації, з зазначенням контактних телефонів;

приймальні години керівництва суду;

Інформація про процедуру звернення до суду;

адреса, номер приймальної суду, розклад роботи суду, керівництво та перелік суддів.

В рамках внутрішніх комунікацій відбувається обмін інформацією як від керівництва до співробітників, так і в зворотньому напрямку, тому вказані процеси є дуже важливими, оскільки завдяки цьому обміну відбувається накопичення інформації, яка слугує додатковою базою для розроблення та прийняття управлінських рішень. Також ці комунікації допомагають зрозуміти працівникам свою причетність до загального процесу.

В Обухівському районному суді Київської області працює 9 суддів, одна з яких - Проць Тетяна Василівна, з 2012 року знаходиться в декретній відпустці, та 28 працівників апарату суду (17 працівників апарату працюють з 2011 - 2012 років, з 1985 року працює секретар-друкарка загальної канцелярії Н. Грінченко, діловод кримінальної канцелярії Н. Янкова працює в суді з 1989 року, архіваріус Л. Пчелкова - з 1983 року).

В ході вивчення проведено бесіди з працівниками Обухівського районного суду Київської області. Всі працівники відмітили покращення організаційного та матеріально-технічного забезпечення суду, зокрема зазначили, що в приміщенні суду проводився ремонт, зокрема відремонтовано санітарно-гігієнічне приміщення на другому поверсі, загальну та адміністративну канцелярії, замінено покриття підлоги у коридорі другого поверху, забезпечено цілодобову охорону приміщення суду працівниками судової міліції "Грифон" та облаштовано і відремонтовано кімнату охорони, встановлено броньовані двері на центральному та запасному виходах до приміщення суду, встановлено охоронну сигналізацію додатково в кімнаті речових доказів, архівних приміщеннях, приміщеннях цивільної та кримінальної канцелярій, приймальних та кабінетах голови суду та заступника голови суду. З метою забезпечення безперервного електроживлення, недопущення збоїв в роботі автоматизованої системи документообігу суду здійснено зміну електролічильника та встановлено сервер зберігання інформації, встановлено новий комутатор для забезпечення функціонування міні-АТС суду, відеоспостереження в приміщеннях суду та зовнішнє відеоспостереження. Прибудинкову територію суду облаштовано багаторічними хвойними насадженнями, лавочками для відпочинку, клумбами з квітами. Зазначили про покращення трудового порядку та виконавчої дисципліни, зокрема відмітили, що з метою належної організації роботи канцелярій суду відповідним наказом голови суду заборонено працівникам, що не є працівниками канцелярій, входити до приміщень канцелярій.

Питання, які є важливими для організації роботи суду та забезпечення судочинства, обговорюються на оперативних нарадах суду, які проводяться щотижнево, та зборами суддів. Зокрема на оперативних нарадах відбуваються доповіді за наслідками аналізу скасованих апеляційною та касаційною інстанцією судових рішень, аналіз судової практики щодо розгляду справ різних категорій, обговорення довідок за наслідками вивчення дотримання строків розгляду справ, якістю їх розгляду, зверненням до виконання судових рішень, обговорюються інші питання планової та поточної діяльності суду, вивчаються документи і листи, що надійшли від установ та організацій і стосуються роботи суду, зокрема від Апеляційного суду Київської області, Вищого спеціалізованого суду з розгляду цивільних і кримінальних справ, Верховного Суду, рішення Європейського суду з прав людини. На цих нарадах також обговорюються проблемні питання і недоліки в роботі суду, працівників апарату суду та організації роботи суддів, визначаються шляхи подолання проблем та недопущення аналогічних ситуацій в подальшому. Окремо проводяться оперативні наради з апаратом суду, на яких аналізується робота апарату суду, вживаються заходи щодо вдосконалення роботи.

На належному рівні організовано управлінський контроль: належність виконання функціональних обов'язків систематично перевіряється, зокрема за наслідками перевірки журналів розгляду справ та матеріалів щомісячно складаються відповідні довідки, причини невиконання чи неналежного виконання працівниками суду функціональних обов'язків обговорюються на оперативних нарадах для виявлення умов, що сприяли такій ситуації, і недопущення аналогічних випадків в подальшій роботі.

Важливі управлінські рішення закріплюються документально в наказах голови суду, зміст яких доводиться до всіх працівників суду під підпис. Таким чином затверджено склад інвентаризаційної комісії, визначено осіб, відповідальних за подання статистичної звітності, створено та затверджено склад постійно діючої експертної комісії щодо передачі до архіву справ, документів суду та їх знищення, визначено голову та членів комісії з соціального страхування, затверджено склад конкурсної комісії та порядок проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців.

Скликаються та проводяться збори суддів, зокрема для вирішення питань, віднесених до компетенції зборів Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.

Таким чином, Обухівський районний суд Київської області працює з додержанням вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, законодавства, що регулює звернення громадян та доступ до інформації.

Головою суду та керівником апарату суду здійснюється ефективне керівництво: усі канцелярії працюють налагоджено, працівники апарату суду в повному обсязі та чітко виконують свої обов'язки, дотримуючись відповідних посадових інструкцій.

Головою суду О. Степановою здійснюється ефективне керівництво, яке забезпечує злагоджену роботу суду, дієве управління та результативний контроль.

Суддями зазначено, що протягом роботи були певні непорозуміння з головою суду, що спровокувало написання скарг, які стали причиною звернень до Вищої ради юстиції та Ради суддів, проте на час вивчення діяльності суду скарги відсутні.

Рівень внутрішніх комунікацій Обухівського районного суду Київської області дозволяє ефективно організувати інформаційний обмін і оптимізувати процес прийняття управлінських рішень, здійснювати ефективне управління, планування та контроль.

Враховуючи викладене, факти, наведені у зверненнях суддів Обухівського районного суду Київської області щодо протиправних дій голови Обухівського районного суду Київської області Степанової О.С., свого підтвердження не знайшли.

За результатами проведеного вивчення стану організації роботи Обухівського районного суду Київської області та його внутрішніх комунікацій, відповідно до ст. 113, ч. 6 ст. 122 Закону "Про судоустрій і статус суддів" Рада суддів загальних судів ВИРІШИЛА:

1. Інформацію члена РСЗС - керівника робочої групи Висоцької В.С., голови Ради суддів загальних судів Отрош І.О., члена РСЗС Фурика Ю.П. про результати вивчення стану організації роботи Обухівського районного суду Київської області та його внутрішніх комунікацій взяти до відома.

2. Звернути увагу суддів та працівників апарату Обухівського районного суду Київської області на необхідність в обов'язковому порядку відвідувати збори працівників суду, що проводяться головою суду та збори працівників апарату суду, що проводяться в. о. керівника апарату Обухівського районного суду Київської області відповідно.

3. Рекомендувати суддям Обухівського районного суду Київської області посилити контроль за дотриманням строків направлення справ до апеляційної та касаційної інстанцій, а також за належною підготовкою та оформленням справ перед їх направленням до вказаних судів.

4. Номенклатурні справи наказів формувати за термінами зберігання та напрямками діяльності відповідно до Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів і кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затверджених наказом Державної судової адміністрації від 20.03.2007 № 24.

5. Неухильно дотримуватися Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.93 № 58.

6. При формуванні та веденні особових справ суддів та працівників суду дотримуватись вимог Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів від 25.05.98 № 731, та Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів судів та кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затверджених наказом ДСАУ від 20.03.2007 № 24, зокрема, при заповненні особової картки форми № П-2ДС необхідно приділяти увагу заповненню всіх розділів, зокрема розд. IV (заносити відомості про надання відпусток).

7. Працівникам, відповідальним за підготовку статистичних звітів, рекомендувати разом з фахівцями ДП "Інформаційні судові системи" виявити та усунути причини неможливості автоматичної побудови звітності в КП "Д-3".

8. Рекомендувати працівникам всіх канцелярій суду при здачі журналів до архіву відповідно до п. 4.1.26 Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСАУ від 15.12.2011 № 168, на обкладинці журналу зазначати строк зберігання, кількість аркушів та на зворотному боці останнього чистого аркуша робити засвідчувальний напис.

9. Працівникам канцелярій суду заповнювати всі графи в журналах, що ведуться в канцеляріях, та більш ретельно перевіряти заповнення обліково-статистичних карток для забезпечення подальшої побудови правильних статистичних звітів.

10. Відповідно до п. 21.4 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді призначити відповідальну особу за виготовлення, облік, зберігання та використання печаток, штампів і бланків, а також за передачу печаток і штампів у межах суду (у зв'язку з тимчасовою відсутністю осіб, які персонально відповідають за них) та привести журнал обліку печаток та штампів суду у відповідність до вимог Інструкції.

11. Рішення та довідку про результати вивчення стану організації роботи Обухівського районного суду Київської області та його внутрішніх комунікацій надіслати до відома голові ДСАУ та до виконання голові Обухівського районного суду Київської області Степановій О.С.

Голова

І.О. Отрош

{Текст взято з сайту Судової влади України http://www.court.gov.ua}



вгору