Документ v0146763-13, поточна редакція — Прийняття від 20.02.2013

ДЕРЖАВНА АВІАЦІЙНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

НАКАЗ

20.02.2013  № 146

Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в Державіаслужбі України

На виконання вимог Закону України від 02.10.96 № 393/96-ВР "Про звернення громадян" та відповідно до Указу Президента України від 06.04.2011 № 398 "Про затвердження Положення про Державну авіаційну службу України", постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 "Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаних громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян в Державіаслужбі (далі - Інструкція), що додається.

2. Директору департаменту правового та адміністративного забезпечення Романчуку В. В. довести Інструкцію до відома всіх структурних підрозділів Державіаслужби та забезпечити контроль виконання вимог Інструкції.

3. Керівникам структурних підрозділів Державіаслужби забезпечити неухильне виконання вимог Інструкції.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Голова

А.А. Колісник




ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державіаслужби України
20.02.2013 № 146

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за зверненнями громадян в Державній авіаційній службі України

1. Ця Інструкція про порядок діловодства за зверненнями громадян в Державній авіаційній службі України (далі - Інструкція) поширюється і є обов'язковою для структурних підрозділів Державної авіаційної служби України (далі - Державіаслужба).

2. Ця Інструкція встановлює вимоги до порядку ведення діловодства за зверненнями громадян і регламентує порядок роботи за зверненнями громадян з моменту їх надходження до відправлення відповідей на них та передачі в архів Державіаслужби.

3. Відповідальність за організацію діловодства за зверненнями громадян в Державіаслужбі несе Голова Державіаслужби. Відповідальність за організацію діловодства за зверненнями громадян у структурних підрозділах покладається на керівників структурних підрозділів Державіаслужби.

4. Діловодство за зверненнями громадян в Державіаслужбі ведеться державною мовою.

5. Організацій діловодства за зверненнями громадян в Державіаслужбі.

5.1. Діловодство за зверненнями громадян в Державіаслужбі покладається на відділ документаційного забезпечення та контролю за виконанням департаменту правового та адміністративного забезпечення (далі - Відділ).

5.2. Усі пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються у день їх надходження у Відділі за допомогою автоматизованої бази даних.

5.3. Письмові пропозиції, заяви і скарги, надані на особистому прийомі Голові та заступнику Голови Державіаслужби, також централізовано реєструються у Відділі.

5.4. Автоматизована реєстрація пропозицій, заяв і скарг здійснюється шляхом введення таких елементів: дата надходження звернення, прізвище, ім'я, по батькові; категорія (соціальний стан) заявника (при наявності інформації); звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль; порушені питання - короткий зміст.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла.

Реєстраційний номер може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг. Приклад реєстраційної картки додається (додаток № 1).

5.5. На вимогу громадянина, який подав звернення до Державіаслужби, на першому аркуші копії звернення співробітниками Відділу проставляється штамп Державіаслужби з датою надходження звернення. Така копія повертається громадянинові.

5.6. У разі надходження повторних звернень громадян, їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідному полі реєстраційно-контрольної картки, викликаної на екран монітора, зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви, скарги та робиться позначка "повторно" та записується попередній відповідальний виконавець.

5.7. У разі коли про результати розгляду на звернення необхідно повідомити іншу організацію, на реєстраційній картці проставляється контрольний термін підготовки відповіді (за напрямком).

5.8. Після реєстрації звернення громадян з реєстраційною карткою передається на розгляд та накладення резолюції Голові або заступникам Голови Державіаслужби.

5.9. З резолюцією Голови або заступника Голови Державіаслужби звернення повертається до Відділу для внесення резолюції та відповідальних виконавців в електронну реєстраційну картку.

5.10. У разі коли за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг даються письмові або усні відповіді, співробітником Відділу робиться відповідний запис в електронній реєстраційній картці.

5.11. Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, Відділом з контролю не знімаються.

Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги.

5.12. Після підготовки виконавцем письмової відповіді на бланку Державіаслужби за підписом Голови або особи, яка виконує його обов'язки, відповідь реєструється у Відділі, співробітник Відділу вносить відповідний запис у електронну реєстраційну картку з реєстраційним номером та номером справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.

5.13. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду та вирішення, підшиваються та зберігаються централізовано у Відділі до передачі до архіву Державіаслужби.

5.14. Формування та зберігання справ у виконавців забороняється.

5.15. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи з пропозиціями, заявами і скаргами архівом Державіаслужби знищуються у порядку, встановленому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Директор
департаменту правового та
адміністративного забезпечення



В.В. Романчук

{Додаток не наводиться}

{Текст взято з сайту Державіаслужби України http://www.avia.gov.ua}



вгору