Про затвердження Порядку забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду
Зміст документа
- МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ НАКАЗ 17.10.2019 № 3194/5
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 24 жовтня 2019 р. за № 1132/34103
- Про затвердження Порядку забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду
- Відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію", "Про оборону України", пун...
- 1. Затвердити Порядок забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, що додається.
- 2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 23 лютого 2001 року № 1 т "Про затвердження Методичних вказівок щодо пор...
- 3. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 ...
- 4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
- 5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Міністра Горовця Є.М.
- Міністр Д. Малюська
- ПОГОДЖЕНО: Т.в.о. Голови Державної архівної служби України Т.в.о. Голови Служби безпеки України І. Кісіль І. Баканов
- ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 17 жовтня 2019 року № 3194/5
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 24 жовтня 2019 р. за № 1132/34103
- ПОРЯДОК забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду
- I. Загальні положення
- 1. Цей Порядок поширюється на центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Се...
- З урахуванням специфіки та особливостей діяльності установ, які передають документи до галузевих державних архівів, можуть розроблятися власні порядки забезп...
- 2. Установи, державні архіви, архівні відділи мають бути у постійній готовності для розгортання роботи в умовах особливого періоду, що настає з моменту оголо...
- 3. З метою забезпечення постійної готовності для розгортання роботи в умовах особливого періоду кожна установа (служба діловодства, архівний підрозділ, режим...
- 1) переліки справ (документів), що:
- передаються для зберігання до державних архівів (архівних відділів);
- вивозяться до місць евакуації;
- знищуються;
- залишаються на місці;
- 2) списки працівників, відповідальних за організацію та виконання заходів із підготовки та передавання справ (документів) до відповідного державного архіву (...
- 3) порядок транспортування справ (документів) до державного архіву (архівного відділу), до місць евакуації;
- 4) порядок забезпечення охорони документів під час їх підготовки до транспортування та під час транспортування;
- 5) порядок черговості вивезення документів до місць евакуації.
- За наявності режимно-секретного органу або режимно-секретної діяльності розробляються документи відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секр...
- 4. Порядок роботи з документами, що містять службову інформацію, визначається відповідно до вимог Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, ...
- 5. У першу чергу на зберігання до державних архівів (архівних відділів) приймаються документи Національного архівного фонду (далі - НАФ) державних органів та...
- II. Підготовка документів до евакуації, зберігання та знищення в умовах особливого періоду
- 1. Зберіганню в умовах особливого періоду підлягають документи НАФ, документи тривалого зберігання, з кадрових питань (особового складу), а також окремі доку...
- 2. До введення особливого періоду служба діловодства, архівний підрозділ, режимно-секретний орган, інші структурні підрозділи установи готують проекти таких ...
- описи справ постійного зберігання, що підлягають передаванню до державних архівів (архівних відділів);
- описи секретних справ і документів постійного зберігання, що підлягають передаванню до державних архівів;
- описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, що вивозяться до місць евакуації;
- описи справ з кадрових питань (особового складу), що вивозяться до місць евакуації;
- акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
- акти про вилучення для знищення матеріальних носіїв секретної інформації;
- описи матеріальних носіїв секретної інформації, що підлягають вивезенню до місць евакуації.
- 3. В умовах особливого періоду у разі прийняття рішення про евакуацію відповідної установи підлягають вивезенню до місця евакуації установи:
- документи з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання;
- документи поточного діловодства та справи, строки зберігання яких не закінчені та які потрібні для повсякденної роботи у місці евакуації;
- реєстраційно-контрольні картотеки до документів;
- довідковий апарат (описи, картотеки, каталоги, покажчики тощо);
- облікові форми, потрібні для формування переліку знищених матеріальних носіїв секретної інформації.
- 4. З метою запобігання пошкодженню документи на паперових носіях, що підлягають перевезенню, щільно укладають у картонні коробки, ящики, пакунки чи інші засо...
- 5. До кожного пакування прикріплюється ярлик із зазначенням найменування установи, номера фонду, номера опису, номерів справ, що засвідчується підписами осіб...
- 6. Транспортування документів здійснюють у супроводі охорони згідно з правилами перевезення цінних вантажів, що установлені для відповідних видів транспорту.
- Умови транспортування документів до визначених місць дислокації документів мають унеможливлювати несанкціонований доступ до них сторонніх осіб.
- 7. Порядок дій щодо поводження з матеріальними носіями секретної інформації в разі виникнення реальної загрози їх захоплення та неможливості їх вивезення у б...
- 8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, подається на погодження до відповідного державного архіву (архівного відділу) одночасно з о...
- 9. Знищення справ, строк тимчасового зберігання яких закінчився, здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів...
- 10. Особливості знищення матеріальних носіїв секретної інформації органами військового управління, військовими частинами, установами і організаціями Збройних...
- III. Оформлення та приймання-передавання документів на постійне зберігання до державних архівів (архівних відділів)
- 1. Підготовка документів для передавання до державних архівів (архівних відділів), проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів, пр...
- 2. В умовах особливого періоду у разі прийняття рішення про евакуацію відповідної установи всі завершені у діловодстві документи НАФ установи в упорядкованом...
- 3. Документи до державного архіву (архівного відділу) доставляють транспортом за рахунок установи-здавальника із дотриманням умов, зазначених у пунктах 5, 6 ...
- 4. Приймання-передавання справ (документів) здійснюється за актом приймання-передавання.
- 5. Документи НАФ відокремлених структурних підрозділів установ в умовах особливого періоду у разі прийняття рішення про евакуацію відповідної установи переда...
- 6. У разі прийняття рішення про підготовку до евакуації державного архіву (архівного відділу) зупиняються робота читальних залів, розгляд документів, поданих...
- Документи, які не були передані до державного архіву (архівного відділу), підлягають вивезенню до місця евакуації установи.
- Директор Департаменту взаємодії з органами державної влади І. Лозінський