Про затвердження Порядку забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду
ПОРЯДОК
забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду
III. Оформлення та приймання-передавання документів на постійне зберігання до державних архівів (архівних відділів)
1. Підготовка документів для передавання до державних архівів (архівних відділів), проведення експертизи цінності документів та оформлення її результатів, приймання-передавання документів НАФ здійснюються відповідно до Правил.
2. В умовах особливого періоду у разі прийняття рішення про евакуацію відповідної установи всі завершені у діловодстві документи НАФ установи в упорядкованому стані передають до відповідного державного архіву (архівного відділу) за описами справ, зразки яких встановлено Правилами та Порядком забезпечення режиму секретності. Разом із справами на зберігання до державного архіву (архівного відділу) передаються три примірники кожного опису, інший довідковий апарат (картотеки, каталоги, покажчики тощо), а також історична довідка про фондоутворювача та документи НАФ.
3. Документи до державного архіву (архівного відділу) доставляють транспортом за рахунок установи-здавальника із дотриманням умов, зазначених у пунктах 5, 6 розділу II цього Порядку.
4. Приймання-передавання справ (документів) здійснюється за актом приймання-передавання.
5. Документи НАФ відокремлених структурних підрозділів установ в умовах особливого періоду у разі прийняття рішення про евакуацію відповідної установи передаються до архівного підрозділу установи, який забезпечує їх подальше передавання до державного архіву. Установа визначає місце подальшого зберігання документів тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання.
6. У разі прийняття рішення про підготовку до евакуації державного архіву (архівного відділу) зупиняються робота читальних залів, розгляд документів, поданих на експертно-перевірну комісію державного архіву (ЕК архівного відділу), приймання-передавання справ від установ тощо.
Документи, які не були передані до державного архіву (архівного відділу), підлягають вивезенню до місця евакуації установи.