Про затвердження Порядку забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду
ПОРЯДОК
забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду
II. Підготовка документів до евакуації, зберігання та знищення в умовах особливого періоду
1. Зберіганню в умовах особливого періоду підлягають документи НАФ, документи тривалого зберігання, з кадрових питань (особового складу), а також окремі документи тимчасового зберігання за рішенням експертної комісії (далі - ЕК) установи.
2. До введення особливого періоду служба діловодства, архівний підрозділ, режимно-секретний орган, інші структурні підрозділи установи готують проекти таких документів:
описи справ постійного зберігання, що підлягають передаванню до державних архівів (архівних відділів);
описи секретних справ і документів постійного зберігання, що підлягають передаванню до державних архівів;
описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, що вивозяться до місць евакуації;
описи справ з кадрових питань (особового складу), що вивозяться до місць евакуації;
акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
акти про вилучення для знищення матеріальних носіїв секретної інформації;
описи матеріальних носіїв секретної інформації, що підлягають вивезенню до місць евакуації.
3. В умовах особливого періоду у разі прийняття рішення про евакуацію відповідної установи підлягають вивезенню до місця евакуації установи:
документи з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) зберігання;
документи поточного діловодства та справи, строки зберігання яких не закінчені та які потрібні для повсякденної роботи у місці евакуації;
реєстраційно-контрольні картотеки до документів;
довідковий апарат (описи, картотеки, каталоги, покажчики тощо);
облікові форми, потрібні для формування переліку знищених матеріальних носіїв секретної інформації.
4. З метою запобігання пошкодженню документи на паперових носіях, що підлягають перевезенню, щільно укладають у картонні коробки, ящики, пакунки чи інші засоби зберігання; фотодокументи - у коробки жорсткої конструкції відповідного розміру у вертикальному положенні; кінодокументи, попередньо упаковані в поліетиленові пакети,- у металеві коробки; фотодокументи - у коробки жорсткої конструкції, обгорнуті водозахисним матеріалом.
5. До кожного пакування прикріплюється ярлик із зазначенням найменування установи, номера фонду, номера опису, номерів справ, що засвідчується підписами осіб, відповідальних за організацію та виконання заходів із підготовки та передавання справ (документів) до відповідного державного архіву (архівного відділу), та печаткою установи (за наявності).
6. Транспортування документів здійснюють у супроводі охорони згідно з правилами перевезення цінних вантажів, що установлені для відповідних видів транспорту.
Умови транспортування документів до визначених місць дислокації документів мають унеможливлювати несанкціонований доступ до них сторонніх осіб.
7. Порядок дій щодо поводження з матеріальними носіями секретної інформації в разі виникнення реальної загрози їх захоплення та неможливості їх вивезення у безпечні місця в умовах особливого періоду здійснюється відповідно до Порядку забезпечення режиму секретності.
8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, подається на погодження до відповідного державного архіву (архівного відділу) одночасно з описами справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу). Перший примірник погодженого і затвердженого акта передається до відповідного державного архіву (архівного відділу), другий - залишається в установі.
9. Знищення справ, строк тимчасового зберігання яких закінчився, здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила).
10. Особливості знищення матеріальних носіїв секретної інформації органами військового управління, військовими частинами, установами і організаціями Збройних Сил України, іншими військовими формуваннями, правоохоронними органами спеціального призначення та підрозділами окремих державних органів у районах (зонах) ведення воєнних (бойових) дій або спеціальних операцій визначаються згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 04 жовтня 2017 року № 750.