Про затвердження Порядку підготовки архівними установами документів Національного архівного фонду до експонування на виставках та в інших інформаційних заходах
Зміст документа
- МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ НАКАЗ 01.09.2014 № 1445/5
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 4 вересня 2014 р. за № 1072/25849
- Про затвердження Порядку підготовки архівними установами документів Національного архівного фонду до експонування на виставках та в інших інформаційних заходах
- Відповідно до статті 18 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" НАКАЗУЮ:
- 1. Затвердити Порядок підготовки архівними установами документів Національного архівного фонду до експонування на виставках та в інших інформаційних заходах,...
- 2. Департаменту взаємодії з органами влади (Мартиненко С.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 199...
- 3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
- 4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Ємельянову І.І.
- ПОГОДЖЕНО: Заступник Голови Державної архівної служби України О.В. Музичук
- ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 01.09.2014 № 1445/5
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 4 вересня 2014 за № 1072/25849
- ПОРЯДОК підготовки архівними установами документів Національного архівного фонду до експонування на виставках та в інших інформаційних заходах
- І. Загальні положення
- 1. Цей Порядок встановлює основні вимоги щодо організації та проведення архівними установами (далі - архіви) виставок з використанням документів Національног...
- 2. Архіви експонують документи або їх копії (цифрові копії) на виставках та демонструють документи і/або оприлюднюють інформацію, що міститься в документах Н...
- 3. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастоп...
- 4. У цьому Порядку терміни вживаються в таких значеннях:
- виставка - захід, пов'язаний з публічною демонстрацією художньо оформленої добірки документів НАФ (їх копій (цифрових копій)) певної тематики;
- виставкова діяльність архівів - невід'ємна частина загальнодержавної виставкової діяльності, спрямована на поліпшення взаємодії між державними органами, орга...
- експозиційний план - графічне зображення експозиції виставки (стендів, вітрин, експонатів).
- 5. Участь у міжнародних виставках здійснюється на підставі міжнародних договорів міжвідомчого характеру про співробітництво в архівній сфері, укладених з арх...
- 6. Виставки документів організовуються на комерційній, некомерційній та змішаній основах.
- II. Координація виставкової діяльності
- 1. Укрдержархів забезпечує міжгалузеву координацію виставкової діяльності архівів.
- 2. Укрдержархів:
- 1) затверджує План виставкової діяльності Державної архівної служби та державних архівних установ (далі - план). Проект плану складається з урахуванням кален...
- 2) організовує виставкові та інформаційні заходи за актуальною тематикою, що відповідає національним пріоритетам та потребам архівів;
- 3) бере участь в організації та проведенні міжнародних, національних, міжрегіональних, регіональних виставок в Україні та за кордоном;
- 4) залучає засоби масової інформації до всебічного висвітлення виставкової діяльності архівів, її ролі і значення для розвитку суспільства;
- 5) узагальнює звіти про результати виставкової діяльності архівів та їх пропозиції щодо поліпшення цього напряму діяльності.
- 3. Виставки та інформаційні заходи організовуються на підставі наказів Укрдержархіву (архіву).
- 4. За дорученнями органів вищого рівня та Укрдержархіву архіви організовують і проводять виставки, що не ввійшли до плану.
- III. Вимоги до проведення виставок
- 1. Організатори та співорганізатори виставки забезпечують виконання основного комплексу заходів та послуг з підготовки та проведення виставки:
- 1) виділення приміщення та виставкового обладнання;
- 2) надання можливості користування електроенергією, необхідним технічним обладнанням (комп'ютер, мікрофон, екран, проектор тощо);
- 3) художнє оформлення експозиції;
- 4) створення необхідних умов для монтажу експозиції;
- 5) забезпечення транспортування виставкових об'єктів та обладнання;
- 6) страхування та охорону виставкових об'єктів;
- 7) забезпечення температурно-вологісного режиму для збереження виставкових об'єктів;
- 8) пожежну безпеку виставкового приміщення;
- 9) видання каталогу (буклета) виставки;
- 10) підготовку кінохроніки для демонстрації під час відкриття виставки;
- 11) підготовку та оприлюднення афіш, запрошень, прес-релізів;
- 12) підготовку сценарію відкриття виставки;
- 13) створення умов для роботи засобів масової інформації під час відкриття виставки.
- 2. При організації спільних виставок на комерційній/змішаній основі архіви укладають договір із співорганізаторами про участь у підготовці виставки, в якому ...
- У разі підготовки виставок на комерційній/змішаній основі або на замовлення іншої установи складається кошторис витрат.
- 3. Вимоги до експонування оригіналів документів.
- Оригінали документів НАФ видаються юридичним особам у тимчасове користування за межами архіву для короткочасного експонування на виставках з дозволу керівник...
- Архів здійснює контроль за дотриманням режиму експонування документів. Юридична особа - отримувач документів у тимчасове користування за межами архіву забезп...
- Забезпечення охорони документів при транспортуванні здійснюється відповідно до Правил.
- 4. На пересувних виставках документи експонуються виключно у вигляді художньо оформлених копій (цифрових копій) документів.
- 5. Проведення виставок супроводжується рекламними акціями (розповсюдження буклетів, прес-релізів, іншої інформаційної продукції).
- 6. На базі виставок проводяться екскурсії, науково-практичні конференції, методичні та інформаційні заходи.
- 7. Відкриття виставок проводиться за участю представників засобів масової інформації та громадськості.
- 8. Інформація про проведення виставок публікується на офіційному веб-сайті Укрдержархіву (архіву), направляється до засобів масової інформації.
- IV. Організація роботи архіву з підготовки виставки
- 1. Архів в установленому порядку бере участь у підготовці та проведенні міжнародних, національних, міжрегіональних, регіональних виставок в Україні та за кор...
- 2. При організації виставки архів самостійно або зі співорганізаторами утворює робочу групу, відповідальну за підготовку виставки.
- До складу робочої групи входять керівництво та відповідальні працівники архіву, представники співорганізаторів, науковий консультант, редактор, коректор, худ...
- 3. Робоча група розробляє тематичний план (концепцію) та тематико-експозиційний (експозиційний) план з рубрикацією, визначає загальну назву виставки, складає...
- Оригінал-макет каталогу (буклета) до експозиції міжнародної виставки та мови, якими він друкуватиметься, обов'язково погоджуються з іншою стороною.
- 4. Тематичний план (концепція) виставки визначає структуру та зміст її розділів. На підставі тематичних планів здійснюється складання історико-археографічної...
- Тематичний план (концепція) за потреби погоджується зі співорганізаторами виставки, розглядається науково-методичною радою архіву, затверджується керівництво...
- 5. Експозиційний план визначає конкретні форми художнього оформлення виставки.
- 6. Тематико-експозиційний план складається з розділів (підрозділів) виставки і містить перелік відібраних для експонування документів, ілюстративних та інших...
- 7. Тематико-експозиційний та експозиційний плани подаються на розгляд науково-методичної ради державного архіву, після розгляду науково-методичною радою - на...
- 8. До відібраних документів і матеріалів складаються підтекстівки, що містять:
- 1) назву документа (експоната);
- 2) коротку анотацію;
- 3) пошукові дані;
- 4) інформацію про спосіб відтворення та автентичність документа.
- До іншомовних документів, відібраних для експонування на виставках, додається переклад або розгорнута анотація змісту.
- 9. Документи на виставках експонуються у вигляді художньо оформлених копій (цифрових копій) документів, муляжів.
- 10. Підготовка документів та інших матеріалів до експонування включає: реставрацію оригіналів документів і матеріалів, виготовлення копій фонду користування ...
- Для підвищення інформативного рівня виставки використовують комбіноване експонування документів, видань, творів живопису, інших музейних предметів із супрово...
- 11. Вимоги до виготовлення цифрових копій:
- якісне поаркушне сканування документа з розширенням не нижче 600, для кольорових фотодокументів використовується режим RGB, для чорно-білих - Grayscale;
- кадрування зображень (виокремлення зображень);
- збереження зображень у форматах jpg, tiff із зазначенням назви файла.
- Назва файла складається з латинських літер та цифр, обов'язково містить пошукові дані сканованого документа.
- До цифрових копій обов'язково додається перелік документів з підтекстівками у форматі doc або rtf, при цьому елементи назви файла мають збігатися з пошуковим...
- 12. Підготовлені архівом виставки тиражуються у вигляді комплектів копій (цифрових копій) документів, тематичних добірок, розміщуються в режимі он-лайн на оф...
- 13. За складеним розгорнутим планом (текстом) архів організовує екскурсії експозицією виставки. Для їх проведення керівництвом архіву визначається відповідал...
- 14. Архів завчасно інформує громадськість та засоби масової інформації про час, дату та місце відкриття виставки шляхом розповсюдження афіш, запрошень, прес-...
- Каталоги (буклети) виставки розповсюджуються серед запрошених під час відкриття виставки.
- V. Оприлюднення документів архіву в засобах масової інформації
- 1. Оприлюднення документів у засобах масової інформації передбачає підготовку інформаційних матеріалів і здійснюється архівом самостійно або разом з редакція...
- 2. Документи архіву можуть бути оприлюднені у художніх, художньо-публіцистичних, науково-популярних, документальних фільмах.
- 3. Значні за обсягом ефірного часу передачі передбачають погодження архівом з редакцією (студією) мети, змісту та переліку документів/інформації, що оприлюдн...
- VI. Демонстрація документів і/або оприлюднення архівної інформації під час проведення інформаційних заходів
- 1. Інформаційні заходи з демонстрацією (оприлюдненням) документів архіву проводяться архівом самостійно або за участю заінтересованих установ та організацій.
- 2. Підготовка інформаційних заходів передбачає визначення теми, складу аудиторії, часу і місця проведення заходу, розробку його програми, визначення складу д...