Документ z0888-19, чинний, поточна редакція — Прийняття від 17.07.2019
( Остання подія — Набрання чинності, відбулась 13.09.2019. Подивитися в історії? )


ЗМІНИ
до Інструкції щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги


10. У главі 11:


Адміністратору категорично заборонено надсилати документи без реєстрації.

11.16. Журнал реєстрації електронних документів (файлів) має бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою (за наявності) та підписом начальника Управління. Нумерація записів у журналі починається з першого номера протягом року. Журнал зберігає Адміністратор.

11.17. Термін зберігання електронних документів (файлів) визначається відповідно до чинних нормативно-правових актів. Інвентаризація справ, за якими проводяться виплати, та особових рахунків отримувачів соціальної допомоги проводиться щорічно згідно з наказом Управління, у якому зазначаються порядок і терміни проведення інвентаризації.

11.18. Електронні документи (файли), що надійшли до Управління після опрацювання, передаються Адміністратору для зберігання в електронній формі.

11.19. У разі модифікації програмного комплексу Адміністратор створює дві копії оновленого програмного забезпечення на електронних носіях, перевіряє на цілісність, відсутність вірусів та передає їх до архіву.

11.20. Системні та загальні бази даних, довідники підлягають архівації та зберіганню в електронній формі.

11.21. Під час роботи програмних комплексів з призначення соціальної допомоги загальні бази даних отримувачів за допомогою відповідних програмних засобів обов’язково щоденно архівуються в електронній формі. В архіві накопичується три покоління загальних баз даних за три попередні дні. Формуючи четверте покоління, найбільш ранню базу даних Адміністратор вилучає з архіву. Крім того, обов’язково проводиться архівація загальних баз даних в останній робочий день тижня.

11.22. Після закінчення календарного року Адміністратор створює для архіву дві копії загальних баз даних на електронних носіях. На супровідній етикетці зазначаються ім’я архіву загальних баз даних, дата формування копії архіву, прізвище Адміністратора.

11.23. Архів річних загальних баз даних Адміністратор повинен щомісячно перевіряти на читання. Термін зберігання загальних баз даних має відповідати терміну зберігання паперової документації.

11.24. Копії архівних системних, загальних баз даних, довідників, програмного забезпечення, техноробочої документації необхідно зберігати в електронній формі у двох примірниках, які обов’язково мають зберігатися в різних місцях.».

11. У тексті Інструкції:




вгору