Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам
Зміст документа
- ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
- НАКАЗ
- 08.07.2003 N 92
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 липня 2003 р. за N 662/7983
- Про затвердження Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам
- У зв'язку з прийняттям Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" НАКАЗУЮ:
- 1. Затвердити Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам (додаються).
- 2. Уважати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 20.02.2001 N 12 "Про затвердження Порядку користування документами Націо...
- 3. Покласти контроль за виконанням наказу на начальника відділу інформації, використання документів Національного архівного фонду та зовнішніх зв'язків Г.В. ...
- ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державного комітету архівів України 08.07.2003 N 92
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 31 липня 2003 р. за N 662/7983
- ПОРЯДОК користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам
- 1. Загальні положення
- 1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про інформацію" та Положення про Державний к...
- 1.2. Державні архівні установи (далі - архіви) надають документи Національного архівного фонду (далі - НАФ), що належать державі та територіальним громадам, ...
- 1.3. Порядок установлює основні вимоги оформлення фізичних і юридичних осіб для роботи в читальних залах (секторах користування документами) архівів, їх прав...
- 1.4. Дія цього Порядку поширюється на центральні державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севаст...
- Порядок користування документами НАФ, що належать іншим власникам, визначається власником документів з урахуванням рекомендацій Державного комітету архівів У...
- 1.5. Відвідування користувачами читальних залів архівів, ознайомлення з довідковим апаратом і надання фізичним особам для користування документів НАФ, що нал...
- 1.6. Платні послуги надаються згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, затвердженим постановою Кабінету Міні...
- 1.7. Графік роботи читального залу, затверджений наказом керівництва архіву, має відповідати режимові роботи архіву, передбачати можливість праці осіб у субо...
- 1.8. На основі цього Порядку має бути розроблений та затверджений керівництвом архіву порядок користування документами архіву, що регламентує користування до...
- 2. Порядок оформлення осіб для користування документами НАФ у читальних залах (секторах користування документами) архівів
- 2.1. Особи, які мають намір користуватися документами НАФ у читальних залах (секторах користування документами) архівів, ознайомлюються з Порядком користуван...
- 2.2. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають т...
- 2.3. Особи, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, разом із заявою-анкетою подають документ, що підт...
- 2.4. Дозвіл на роботу користувача в читальному залі дається керівництвом архіву на один рік від часу оформлення.
- Якщо користувач працює над заявленою темою понад один рік, то з його заявою керівництво архіву може продовжити строк дії дозволу на роботу за даною темою.
- У разі обрання нової теми роботи користувач оформляє нову заяву-анкету.
- 2.5. Керівництво архіву має право відмовити в дозволі на роботу в читальному залі особі, яка грубо порушувала порядок користування архівними документами (нез...
- 2.6. На підставі документа, що посвідчує особу після надання дозволу керівництвом архіву завідувач читального залу видає користувачеві перепустку до читально...
- 2.7. Працівник читального залу формує на кожного користувача справу, до якої входять його заява-анкета, заяви щодо продовження строків користування документа...
- 3. Організація роботи користувачів у читальних залах архівів, їх права та обов'язки
- 3.1. Архіви надають користувачам за темою їх роботи копії документів НАФ з фондів користування, а в разі їх відсутності - оригінали документів (справи, кіно-...
- Користувачі можуть користуватися виданнями, що зберігаються у довідкових бібліотеках архівів.
- 3.2. Документи НАФ надаються на підставі письмового замовлення встановленого зразка (додаток 2).
- 3.3. Користувачеві може бути видано щоденно не більше 5 описів, 10 бюксів мікрокопій, 10 справ, які за загальною кількістю аркушів не перевищують однієї тися...
- 3.4. Справи та документи, на які в архівах існують фонди користування, за наявності відповідних технічних засобів видаються до читальних залів архівів лише в...
- За наявності фонду користування оригінали документів НАФ з метою забезпечення їх збереженості видаються з дозволу керівництва архіву лише у виняткових випадк...
- 3.5. Працівники архівосховища зобов'язані здійснювати поаркушне порівняння одиниць зберігання та справ перед їх виданням користувачеві, а працівники читально...
- 3.6. У позаробочий час замовлені користувачем документи НАФ зберігаються у спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.
- 3.7. Описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам строком до 5 днів, копії та видання - до одного місяця, оригінали документів НАФ - до ...
- Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.
- 3.8. Якщо користувач не звертається за замовленими документами упродовж строку замовлення, то їх повертають до архівосховища.
- 3.9. Збільшення обсягів щоденного видавання документів НАФ користувачеві, продовження строку користування документами та зберігання їх у читальному залі до п...
- 3.10. Друковані видання, примірники описів, що містяться в читальних залах архівів, видаються користувачам у день замовлення.
- Строк видавання описів, справ, документів не може перевищувати 2-х робочих днів від часу оформлення замовлення, без урахування дня замовлення.
- На прохання користувача в разі наявності технічної можливості замовлені документи за рішенням керівництва архіву можуть бути видані невідкладно як платна пос...
- 3.11. Справи та документи, що перебувають у незадовільному стані, видаються користувачам лише після проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реста...
- 3.12. Підставою для відмови у видаванні користувачам документів НАФ можуть бути:
- наявність у документах НАФ інформації, таємниця якої охороняється відповідно до Закону України "Про інформацію";
- установлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов користування документами;
- необхідність науково-технічного опрацювання, поліпшення фізичного стану, перевіряння наявності документів; перебування документів у тимчасовому користуванні ...
- 3.13. Про відмову в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово із зазначенням вичерпних підстав відмови.
- 3.14. Користувачі документами НАФ мають право:
- отримувати від архівів довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено;
- отримувати за письмовою згодою керівництва архіву документи або їх копії в тимчасове користування за межами архіву;
- отримувати консультації працівників архіву щодо змісту і місцезнаходження документів та щодо документів, які зберігаються в інших архівах;
- виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архіву копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та ...
- публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст документів НАФ з обов'язковим посиланням на місця їх зберігання;
- користуватися з дозволу керівництва архіву технічними засобами, що полегшують їх роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, портативний комп'ютер, диктофон ...
- користуватися за погодженням з керівництвом архіву послугами перекладача та спеціаліста з копіювання документів образотворчого та графічного характеру, яких ...
- оскаржувати в порядку підлеглості або в судовому порядку дії посадових осіб архіву, що перешкоджають реалізації законних прав користувачів.
- 3.15. Обов'язки користувачів документами НАФ:
- вчасно інформувати працівників архіву у разі зміни анкетних даних під час роботи в архіві чи користування документами НАФ поза архівом;
- дотримуватися встановленого порядку користування документами НАФ, своєчасно виконувати законні вимоги працівників архіву, запобігати пошкодженню документів, ...
- забезпечувати збереженість і вчасне повернення документів НАФ, довідкового апарату, видань, наданих їм у користування, негайно інформувати працівників читаль...
- заповнювати аркуш користування архівними документами (додаток 3);
- не допускати перекручення або фальсифікації використаних відомостей, що містяться в документах НАФ;
- надавати архівам бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів;
- підтверджувати родинні зв'язки з особами, щодо яких проводиться пошук персональних даних, або надавати засвідчені нотаріально доручення від замовників генеал...
- вчасно інформувати працівників архіву про наміри використання документної інформації з комерційною метою.
- 4. Видавання документів НАФ працівникам архіву та у тимчасове користування за межами архіву
- 4.1. Документи НАФ видаються працівникам архіву на їх робочі місця для виконання службових завдань.
- Строки видавання документів для архівних робіт установлюються керівництвом архіву й обумовлюються планами роботи.
- 4.2. В окремих випадках, як виняток, з огляду на особливості використання документної інформації (експонування на виставках, підготовка факсимільних видань, ...
- 4.3. У запиті на адресу керівництва архіву користувач обгрунтовує необхідність надання документів НАФ у тимчасове користування, зазначає строк, на який бажан...
- 4.4. У разі згоди керівництва архіву видавання документів НАФ оформлюється актом (додаток 4).
- 4.5. Документи НАФ видаються для користування поза архівом, як правило, на строк, що не перевищує двох місяців.
- Судово-слідчим органам справи можуть видаватися у тимчасове користування на строк до шести місяців.
- 4.6. Продовження встановлених строків перебування документів НАФ у користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва архі...
- 4.7. Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.
- 5. Організація копіювання документів на замовлення користувача
- 5.1. На замовлення користувачів та відповідно до технічних можливостей архіви виготовляють ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, цифрові копії документів, а так...
- 5.2. Замовлення на копіювання документів НАФ оформлюється користувачем на бланку встановленого зразка і передається працівникові читального залу (додаток 5).
- 5.3. Копіювання архівом документів здійснюється після оплати вартості замовлення.
- 5.4. Копіювання документів особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування, провад...
- 5.5. Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником з урахуванням наявності відповідних технічних засобів ...
- 5.6. Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише у виняткових випадках, з дозволу керівництва архіву.
- 5.7. Якщо користувач замовляє копії унікальних або особливо цінних документів НАФ за наявності їх мікрокопій або цифрових копій, то вони виготовляються лише ...
- Не приймаються замовлення на копіювання документів НАФ у незадовільному стані або якщо копіювання може спричинити погіршення стану документів.
- 5.8. Копії документів НАФ, виготовлені на замовлення користувачів, можуть бути видані їм або їх повноважним представникам в архівах або надіслані за вказаною...
- 5.9. Винесення з архіву копій документів НАФ, виготовлених згідно із замовленням користувача, оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівництва ар...
- 6. Відповідальність за порушення Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам
- 6.1. Користувачі, які зазначили в заяві-анкеті неправдиві відомості, своєчасно не повідомили про їх зміну, тимчасово, строком до одного року, позбавляються п...
- 6.2. Користувачі, які порушили Порядок користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам, за ріш...
- 6.3. Спірні питання вирішуються в судовому порядку.
- 6.4. Особи, винні в псуванні, знищенні, підробленні, приховуванні, розкраданні документів НАФ, незаконному доступі до них, несуть відповідальність згідно із ...
- Додаток 1 до пункту 2.1 Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам
- Додаток 2 до пункту 3.2 Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам
- Додаток 3 до пункту 3.15 Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам
- Додаток 4 до пункту 4.4 Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам
- Справи видані в упорядкованому стані, оправлені в обкладинки, з пронумерованими аркушами й засвідчувальними написами.
- Отримувач зобов'язується не надавати справи, отримані в тимчасове користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі копій, витягів і довідок, не пуб...
- Отримувач зобов'язується повернути справи в строк, зазначений в акті.
- Отримувача попереджено про відповідальність згідно з чинним законом у разі пошкодження або втрати справ, що видані.
- Додаток 5 до пункту 5.2 Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі та територіальним громадам
- * Слід обов'язково зазначати наявність зворотного боку аркушів, якщо вони підлягають копіюванню (напр., арк. 1 та зворот або 4 та зворот). Якщо аркуші справи...
- ** Необхідно підрахувати кількість аркушів, що підлягають копіюванню, з урахуванням їх зворотного боку.