Про затвердження Інструкції про порядок зберігання й обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, звітності про ...
Зміст документа
- ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ
- НАКАЗ
- 04.07.2003 N 89
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21 липня 2003 р. за N 624/7945
- Про затвердження Інструкції про порядок зберігання й обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, звітності про ...
- Відповідно до пунктів 4, 5 Порядку державної реєстрації документів Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 ...
- 1. Затвердити Інструкції про порядок зберігання й обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, звітності про їх ...
- 2. Начальнику відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву Портнову Г.В. забезпечити подання на державну реєстрацію до Мініс...
- 3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування Національного архівного фонду та діловодства Держкомархіву (Портнов Г.В.).
- 4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Держкомархіву України від 26.11.2001 N 94 "Про затвердження Інструкції про порядок зберігання й обліку бланків с...
- ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державного комітету архівів України 04.07.2003 N 89
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21 липня 2003 р. за N 624/7945
- ІНСТРУКЦІЯ про порядок зберігання й обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, звітності про їх використання т...
- 1. При реєстрації документів Національного архівного фонду Державним комітетом архівів України (далі - Держкомархів), центральними державними архівами, галуз...
- Використання бланків свідоцтв інших зразків забороняється.
- 2. Бланки свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду є документами суворого обліку і повинні зберігатися у Держкомархіві, цент...
- У неробочий час сейфи, вогнетривкі шафи і металеві ящики з бланками свідоцтв, а також спеціально обладнані для зберігання бланків приміщення повинні бути опе...
- Доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а в їхній присутності - також посадові особи, які мають право перевіряти їх діял...
- 3. Відповідальними за зберігання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду згідно з наказами керівництва є:
- 3.1. У Держкомархіві - один з працівників відділу формування Національного архівного фонду та діловодства.
- 3.2. У центральних, галузевих державних архівах, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, мм. Києва і Севастополя - один з...
- 3.3. У державних наукових установах, музеях та бібліотеках - один з працівників їхніх архівних підрозділів.
- На час відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв повинні передаватися за актом...
- 4. При зміні посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, приймання-перед...
- 4.1. У Держкомархіві - у присутності начальника відділу формування Національного архівного фонду та діловодства і представника іншого відділу Державного комі...
- 4.2. У центральних, галузевих архівах, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, мм. Києва і Севастополя - у присутності керівника відділу формування Н...
- 4.3. У державних наукових установах, музеях та бібліотеках - у присутності керівника та одного з працівників їхніх архівних підрозділів.
- При прийманні-передаванні бланків складається акт, який затверджується керівником установи. Керівник відповідного структурного підрозділу установи зобов'язан...
- 5. У центральних, галузевих державних архівах, Державному архіві в Автономній Республіці Крим, державних архівах областей, мм. Києва і Севастополя, державних...
- У разі нестачі бланків чи невідповідності серій і номерів бланків супровідним документам складається акт у двох примірниках, перший з них, засвідчений печатк...
- 6. Одержані бланки свідоцтв одразу на підставі супровідних документів повинні бути оприбутковані посадовою особою, відповідальною за їх зберігання.
- 7. Для обліку надходження і витрачання бланків свідоцтв у Держкомархіві та установах, яким надано право проведення державної реєстрації документів Національн...
- 8. Усі книги обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду повинні бути прошнуровані, а їхні аркуші пронумеровані ...
- Книги повинні заповнюватися чорним чорнилом або кульковою ручкою. Підчистки в них не допускаються.
- Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується нижче розбірливим почерком.
- Кожне виправлення має бути застережене словами "Виправленому вірити", підписом особи, відповідальної за ведення книги, та печаткою відповідної установи.
- Книги обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду підлягають постійному зберіганню в умовах, передбачених для зб...
- 9. Центральні, галузеві архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, мм. Києва і Севастополя, державні наукові установи, м...
- 10. Свідоцтва про реєстрацію документів Національного архівного фонду заповнюються тільки машинописним способом.
- Зіпсовані при заповненні або анульовані бланки свідоцтв знищуються установами наприкінці кожного звітного року, про що складається акт у двох примірниках за ...
- У першому примірнику акта про знищення бланків свідоцтв у графі "Примітки" проти кожного вказаного в ньому свідоцтва приклеюються вирізані з відповідного сві...
- Знищення бланків свідоцтв проводиться комісією, створеною для приймання бланків свідоцтв, після погодження актів про виділення до знищення з Держкомархівом.
- Виділені для знищення бланки свідоцтв спалюються.
- 11. Установа, яка виявила факт втрати або крадіжки бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, зобов'язана в той самий...
- Установи, яким надано право проведення державної реєстрації документів Національного архівного фонду, зобов'язані повідомити Держкомархів про вжиті заходи що...
- 12. За кожним випадком втрати або крадіжки бланків свідоцтв повинно бути проведено службове розслідування з метою встановлення осіб, винних у втраті бланків,...
- 13. При перевірках роботи архівних установ з боку Держкомархіву в обов'язковому порядку перевіряється стан зберігання, обліку і витрачення бланків свідоцтв п...
- 14. Книги державної реєстрації документів Національного архівного фонду ведуться у Держкомархіві, центральних державних архівах, галузевих державних архівах,...
- Книги державної реєстрації документів Національного архівного фонду ведуться тим самим працівником установи, на якого покладено обов'язки заповнення свідоцтв...
- Книги державної реєстрації документів Національного архівного фонду замовляються або виготовляються установами, яким надано право проведення цієї роботи, за ...
- Кожна книга повинна містити не більше 250 аркушів, мати тверду обкладинку, аркуші книги мають бути пронумеровані друкарським способом або чорним олівцем, про...
- Форма книги заповнюється від руки розбірливим почерком чорним чорнилом або кульковою ручкою. Підчистки у книзі не допускаються.
- Неправильно зроблений запис закреслюється, а потрібне записується нижче розбірливим почерком.
- Кожне виправлення має бути застережено словами "Виправленому вірити", підписом особи, відповідальної за ведення книги, та печаткою відповідної установи.
- У графі 1 книги державної реєстрації документів Національного архівного фонду вказуються за наростанням номери записів у міру надходження документів на реєст...
- У графі 2 проставляється дата реєстрації документів, яка повинна відповідати даті видачі реєстраційного свідоцтва.
- У графі 3 наводиться коротке описання зареєстрованих документів відповідно до свідоцтва про державну реєстрацію документів.
- У графі 4 вказується кількість зареєстрованих документів. У разі державної реєстрації документів усього архіву зазначається загальна кількість одиниць зберіг...
- Графа 5 заповнюється тільки тоді, коли реєструється окремий документ або декілька документів, що характерно для фізичних осіб - власників документів.
- Графи 6 і 7 заповнюються відповідно до відомостей, наведених у реєстраційному свідоцтві.
- У графі 8 зазначається, чи відповідають умови зберігання зареєстрованих документів чинним архівним правилам.
- Графа 9 заповнюється у разі наявності особливих умов користування документами, наприклад виготовлення копій фонду користування, встановлення власником обмеже...
- У графі 10 указується серія і N реєстраційного свідоцтва.
- Графа 11 передбачена для розписки в одержанні свідоцтва.
- Графа 12 "Примітка" передбачена для надання додаткової інформації про запис у книзі або про свідоцтво, наприклад про їх анулювання. Сюди ж, як правило, запис...
- Додаток 1 до п. 7 Інструкції
- КНИГА обліку оприбуткування і витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду
- Додаток 2 до п. 9 Інструкції
- Назва установи
- ЗВІТ про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду за ___ рік
- Додаток 3 до п. 10 Інструкції
- До знищення на підставі Інструкції про порядок зберігання й обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, звітнос...