Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України
Зміст документа
- ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ
- НАКАЗ
- 17.04.2006 N 59/78
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 10 травня 2006 р. за N 532/12406
- Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України
- Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 31 березня 2004 року N 408 "Про с...
- 1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України, що додається.
- 2. Управлінню формування та зберігання Національного архівного фонду Державного комітету архівів України (Сельченкова С.В.) та галузевому державному архіву М...
- 3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Портнова Г.В. та заступника Міністра закордонних спр...
- ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державного комітету архівів України, Міністерства закордонних справ України 17.04.2006 N 59/78
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 10 травня 2006 р. за N 532/12406
- ПОЛОЖЕННЯ про галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України
- 1. Галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України (далі - Архів) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та а...
- Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.
- 2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України (254к/96-ВР) та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативн...
- 3. Архів безпосередньо підпорядковується одному із заступників Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.
- 4. Архів провадить свою діяльність на основі річного плану, який затверджує заступник Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональн...
- 5. Діяльність працівників Архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує заступник Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу фу...
- 6. Архів здійснює приймання, облік та постійне зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що утворилися в процесі діяльності МЗС Украї...
- 7. Архів зберігає:
- оригінали і засвідчені копії міжнародних договорів;
- документи з різними матеріальними носіями інформації, що відображають основні функції дипломатичної служби;
- документи ООН та інших міжнародних організацій;
- документи з особового складу працівників органів дипломатичної служби;
- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи Архіву.
- 8. Архів забезпечує єдину державну реєстрацію міжнародних договорів України; забезпечує реєстрацію документів зовнішньополітичної діяльності МЗС України і за...
- 9. Основними завданнями Архіву є:
- забезпечення умов зберігання та обліку архівних документів;
- ведення державного обліку документів НАФ;
- створення та організація зберігання страхового фонду документів і фонду користування;
- виявлення унікальних і особливо цінних документів;
- створення й удосконалення довідкового апарата до документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві, забезпечення автоматизації інформаційно-пошукових процесів;
- комплектування Архіву документами, що надходять від закордонних дипломатичних установ України, представництв МЗС України на території України, структурних пі...
- участь у виявленні профільних документів історико-культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, їх поверненні або відтворенні в копіях;
- {Абзац 9 пункту 9 виключено на підставі Наказу Державного комітету архівів N 71/95 від 10.05.2007}
- проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;
- забезпечення науково-технічного опрацювання документів, їх систематизації та підготовки до опублікування;
- контроль за збереженням документів та організаційно-методичне забезпечення роботи з архівними документами у структурних підрозділах МЗС України, в закордонни...
- робота з документами особового походження щодо передавання цих документів на зберігання до Архіву (за письмовою згодою власника);
- організація в установленому порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним та фізичним особам;
- здійснення поточного комплектування фондів бібліотеки в межах виділених асигнувань, організація книгообміну з іншими бібліотечними закладами та ведення облік...
- впровадження сучасних досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику роботи Архіву.
- 10. Архів відповідно до покладених на нього завдань:
- організовує та здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію і консервацію документів свого профілю;
- створює систему облікових документів Архіву;
- веде державний облік документів НАФ та подає відповідні відомості про них один раз на рік Держкомархіву України, здійснює контроль за збереженістю, обліком і...
- створює страхові копії унікальних і особливо цінних документів та копії фонду користування документами;
- створює довідковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;
- складає переліки особо цінних документів та анотовані переліки унікальних документів, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєст...
- складає списки установ - джерел формування НАФ, які передають документи до Архіву, приймає ці документи на постійне зберігання після закінчення строків їх ти...
- проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних архівних документів, що знаходяться за ...
- організовує приймання документів особового походження на прохання юридичних і фізичних осіб - власників документів НАФ, які мають відношення до діяльності МЗ...
- погоджує номенклатуру справ МЗС України та номенклатури справ закордонних дипломатичних установ України;
- створює та вдосконалює систему довідкового апарата до документів, здійснює автоматизацію інформаційних процесів;
- надає користувачам документи і довідковий апарат до них;
- забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;
- видає архівні довідки, копії документів на запити юридичних та фізичних осіб;
- готує до публікації документи з історії зовнішньополітичної діяльності України, видає довідково-інформаційну літературу;
- організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення і прогресивні методи роботи в архівній справі та діловодстві.
- 11. Архів має право:
- одержувати в установленому порядку від закордонних дипломатичних установ України, представництв МЗС України на території України, структурних підрозділів МЗС...
- надавати у межах своєї компетенції роз'яснення правил та вимог щодо забезпечення збереженості документів НАФ та організації діловодства з метою їх неухильног...
- здійснювати контроль за дотриманням правил впорядкування архівних документів закордонними дипломатичними установами України, представництвами МЗС України на ...
- повертати на доопрацювання не належним чином підготовлені описи справ, неправильно сформовані справи;
- надавати платні послуги юридичним та фізичним особам за використання відомостей, що містяться в документах Архіву, відповідно до постанови Кабінету Міністрів...
- розробляти за погодженням з Держкомархівом методичні посібники з архівної справи;
- скликати наради, семінари з питань, що входять до компетенції Архіву.
- 12. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з закордонними дипломатичними установами України, представництвами МЗС України на територ...
- 13. Архів очолює начальник Управління галузевого державного архіву, який призначається на посаду та звільняється з неї Міністром закордонних справ України.
- 14. Начальник Управління галузевого державного архіву:
- здійснює керівництво діяльністю Архіву, забезпечує ефективне виконання покладених на Архів завдань і персонально відповідає за їх виконання;
- визначає функціональні обов'язки працівників Архіву.
- 15. Для організації і проведення експертизи цінності документів з метою віднесення їх до НАФ або вилучення з нього та визначення строків зберігання документі...
- 16. Архів забезпечується відповідними штатами, приміщеннями, технологічним обладнанням, матеріальними та фінансовими ресурсами за рахунок кошторису МЗС.
- 17. Архів має печатку із зображенням назви "Галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України" та відповідні штампи.