Порядок проведення Державною архівною службою України перевірок діяльності центральних державних архівів України
Зміст документа
- ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 10 травня 2019 року № 1420/5
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 15 травня 2019 р. за № 504/33475
- ПОРЯДОК проведення Державною архівною службою України перевірок діяльності центральних державних архівів України
- I. Загальні положення
- 1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Укрдержархівом перевірок організації роботи центральних державних архівів України (далі - центральні архіви) та в...
- 2. Основними завданнями перевірки є:
- оцінка діяльності центральних архівів щодо виконання завдань та функцій держави з управління архівною справою та діловодством, забезпечення обліку, збережено...
- організація і вдосконалення напрямів роботи центральних архівів, надання їм організаційно-методичної допомоги;
- своєчасне попередження, виявлення та припинення дій, які містять ознаки порушення законодавства, усунення причин виникнення цих порушень і умов, що їх спричи...
- II. Механізм організації здійснення перевірок
- 1. Укрдержархів здійснює планові та позапланові перевірки центральних архівів.
- Плановою перевіркою вважається перевірка, передбачена планом роботи Укрдержархіву.
- Позаплановою перевіркою вважається перевірка, що не передбачена планом роботи Укрдержархіву.
- 2. Укрдержархів здійснює комплексні, тематичні та контрольні перевірки центральних архівів:
- комплексна перевірка - планова чи позапланова перевірка, під час якої перевіряються всі напрями діяльності центрального архіву за період, що визначається нак...
- тематична перевірка - планова чи позапланова перевірка, під час якої перевіряється один або декілька напрямів діяльності центрального архіву;
- контрольна перевірка - перевірка стану діяльності центрального архіву, яка проводиться з метою визначення стану реалізації центральним архівом рекомендацій, ...
- 3. Планова перевірка стану архівної справи центрального архіву проводиться на підставі плану роботи Укрдержархіву.
- 4. Планова перевірка проводиться не частіше ніж один раз на п'ять років.
- Тематична і контрольна перевірки за результатами діяльності центрального архіву проводяться у разі потреби.
- 5. Позапланова перевірка проводиться у разі:
- доручення органу вищого рівня;
- виявлення фактів крадіжки, підроблення документів в центральному архіві;
- виявлення недостовірності відомостей в поданих центральним архівом звітних та фінансових документах;
- неподання в установлений законодавством строк документів обов'язкової звітності без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкоджали...
- відсутності інформації про усунення порушень, установлених за результатами планової перевірки;
- звернення юридичних осіб та громадян про порушення в центральному архіві вимог законодавства у сфері архівної справи та діловодства.
- Під час проведення позапланової перевірки з'ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для її здійснення.
- 6. Для проведення комплексних, тематичних і контрольних перевірок Укрдержархів утворює робочі групи.
- Перевірка проводиться працівниками Укрдержархіву відповідно до їх функціональних повноважень за місцезнаходженням архівної установи.
- За потреби до проведення перевірки залучаються (за згодою) представники центральних та місцевих органів виконавчої влади, фахівці інших архівних установ.
- 7. Рішення щодо проведення перевірки, визначення керівника робочої групи приймається Головою Укрдержархіву на підставі доповідної записки керівника структурн...
- 8. Керівник робочої групи, визначений Головою Укрдержархіву, готує проект наказу Укрдержархіву, у якому зазначаються строки проведення перевірки, склад робоч...
- 9. Строк проведення перевірки та склад робочої групи визначаються з урахуванням профілю центрального архіву, який перевіряється, та обсягу робіт, необхідного...
- 10. Не можуть бути включені до складу робочої групи працівники структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, представники центральних та місцевих органів ви...
- У разі виникнення конфлікту інтересів член робочої групи невідкладно у письмовій формі повідомляє керівника робочої групи про наявність конфлікту інтересів. ...
- 11. Після затвердження складу робочої групи та плану проведення перевірки керівник робочої групи готує проект листа про проведення перевірки, який не пізніше...
- 12. Керівник робочої групи забезпечує координацію роботи членів робочої групи під час підготовки та проведення перевірки.
- 13. Члени робочої групи:
- здійснюють попередній аналіз стану архівної справи в центральному архіві на підставі вивчення планово-звітної документації, актів (довідок) попередніх переві...
- беруть участь у перевірці напрямів діяльності центрального архіву відповідно до компетенції;
- надають методичну і практичну допомогу працівникам центрального архіву з метою усунення виявлених порушень.
- 14. Члени робочої групи в установлені ними строки під час перевірки та після її закінчення мають право отримувати копії документів центрального архіву, у том...
- 15. Для підготовки висновків щодо стану архівної справи в центральному архіві, що перевіряється, члени робочої групи можуть звертатися за додатковою інформац...
- 16. У своїй діяльності члени робочої групи керуються Конституцією України та чинним законодавством.
- 17. Для перевірки структурних підрозділів центрального архіву з особливим режимом роботи допускаються працівники, які мають відповідний допуск до державної т...
- 18. Строк проведення комплексної перевірки не може перевищувати десяти робочих днів, тематичної та контрольної - п'яти робочих днів.
- 19. У разі потреби Голова Укрдержархіву за поданням керівника робочої групи продовжує строк проведення перевірки шляхом видання наказу Укрдержархіву.
- Копія наказу про продовження перевірки надсилається центральному архіву.
- III. Проведення перевірок
- 1. Першим днем перевірки вважається день прибуття членів робочої групи на перевірку.
- Після прибуття робочої групи до центрального архіву, діяльність якого підлягає перевірці, проводиться нарада за участю керівника та членів робочої групи, кер...
- 2. На початку перевірки члени робочої групи вивчають повноту включення до зведеної номенклатури справ центрального архіву документів за відповідним напрямом ...
- 3. Члени робочої групи витребовують у центрального архіву необхідні документи та інформацію (у тому числі з обмеженим доступом), що стосуються питань, які пе...
- оригінали розпорядчих, фінансових, кадрових документів;
- протоколи, інші документи нарад і засідань колегіальних, дорадчих органів;
- статистичні звіти та інші документи, що утворюються під час діяльності центрального архіву відповідно до номенклатури справ;
- облікові документи;
- письмові аналітичні або інформаційні довідки, підписані відповідальною посадовою особою або її керівником.
- 4. Члени робочої групи мають право вимагати й отримувати від посадових осіб центрального архіву, що перевіряється, усні та письмові пояснення з питань, що ст...
- 5. Керівництво центрального архіву зобов'язане надати робочій групі повну, всебічну та об'єктивну інформацію з усіх питань, які можуть виникнути під час пров...
- 6. Перевірка проводиться з додержанням вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголошенн...
- 7. Створення перешкод членам робочої групи під час перевірки ними діяльності центрального архіву не допускається.
- У разі створення перешкод членам робочої групи під час перевірки керівник робочої групи складає акт, у якому фіксується факт створення перешкод.
- IV. Порядок оформлення результатів перевірок
- 1. Члени робочої групи протягом чотирьох робочих днів після закінчення перевірки складають та подають керівникові групи за своїм підписом довідки за результа...
- Керівник робочої групи аналізує подані довідки, з'ясовує наявність у них порівняльного аналізу основних показників діяльності центрального архіву та за необх...
- 2. На підставі довідок членів робочої групи протягом десяти робочих днів після закінчення перевірки у двох примірниках складається акт про результати перевір...
- 3. В акті висвітлюються показники, що характеризують роботу центрального архіву у межах періоду, що перевірявся, фіксуються виявлені недоліки та порушення (з...
- 4. За змістом акт має бути вичерпним, конкретним та складатися з чотирьох частин: I - вступна; II - описова (стан діяльності); III - висновок; IV - рекоменда...
- У вступній частині акта має бути наведено такі дані:
- найменування та місцезнаходження центрального архіву;
- підстава для проведення перевірки (наказ Укрдержархіву);
- прізвища, ініціали та посади осіб, що проводили перевірку;
- вид перевірки (комплексна, тематична, контрольна, планова, позапланова);
- період, за який проводилась перевірка;
- інформація про направлення центральному архіву повідомлення про проведення перевірки;
- строк проведення перевірки;
- інформація про попередню перевірку (якщо така проводилася), період, за який проводилась така перевірка.
- В описовій частині акта за розділами плану проведення перевірки:
- наводяться показники, які характеризують діяльність центрального архіву в цілому, та конкретні недоліки або порушення законодавства у діяльності з посиланням...
- чітко викладається зміст недоліків і порушень із зазначенням періодів, у яких вони були допущені;
- зазначається перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки (якщо такі були), та в разі відмови посадових осіб центрального архіву надати...
- У висновку акта відображається узагальнений опис виявлених перевіркою недоліків у діяльності центрального архіву та порушень ним законодавства з посиланням н...
- Рекомендації щодо поліпшення діяльності центрального архіву повинні містити перелік заходів щодо усунення виявлених порушень і недоліків із зазначенням строк...
- 5. В акті за результатами комплексної або тематичної перевірки визначаються необхідність проведення контрольної перевірки та її строки.
- 6. На останньому аркуші акта за результатами перевірки зазначається кількість складених примірників акта та проставляється відмітка про вручення/направлення ...
- 7. До акта додаються (за потреби) копії документів центрального архіву, що підтверджують недоліки або факти порушення законодавства у його діяльності, письмо...
- Копії документів центрального архіву, що підтверджують недоліки або факти порушення законодавства у його діяльності, письмові пояснення посадових осіб центра...
- 8. Акт підписується всіма членами робочої групи. Член робочої групи, який не погоджується з висновками, викладеними в акті, має право письмово викласти свою ...
- 9. Не пізніше десяти робочих днів після закінчення перевірки керівник центрального архіву, що перевірявся, запрошується до Укрдержархіву для ознайомлення з а...
- 10. Факт свого ознайомлення з актом керівник центрального архіву засвідчує особистим підписом. За наявності у нього заперечень або зауважень до змісту акта п...
- 11. У разі відмови керівника центрального архіву від проставлення особистого підпису про ознайомлення з актом складається акт у довільній формі, який підпису...
- 12. Після ознайомлення керівника центрального архіву з актом керівник робочої групи подає Голові Укрдержархіву доповідну записку про результати перевірки з д...
- V. Порядок розгляду результатів перевірок
- 1. Голова Укрдержархіву на підставі поданої керівником робочої групи доповідної записки приймає рішення про організаційну форму розгляду результатів перевірки.
- 2. У разі прийняття Головою Укрдержархіву рішення про розгляд підсумків перевірки на засіданні колегії керівник робочої групи на підставі акта готує проект р...
- 3. У засіданні колегії з обговорення підсумків перевірки бере участь керівник центрального архіву, що перевірявся. За потреби запрошуються інші посадові особ...
- 4. У рішенні колегії за підсумками обговорення результатів проведеної перевірки зазначаються загальні висновки та рекомендації щодо поліпшення роботи та усун...
- Рішення колегії вводиться в дію наказом Укрдержархіву.
- 5. Керівництво центрального архіву, який перевірявся, розглядає підсумки проведеної перевірки на засіданні колегії (дирекції) архіву, складає та затверджує п...
- 6. Узагальнені результати проведених у відповідному році перевірок діяльності центральних архівів з аналізом виявлених недоліків, порушень чинного законодавс...