Про затвердження порядків проведення перевірок архівних установ
Зміст документа
- МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ НАКАЗ 10.05.2019 № 1420/5
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 15 травня 2019 р. за № 503/33474
- Про затвердження порядків проведення перевірок архівних установ
- Відповідно до абзацу третього статті 24 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", підпункту 2 пункту 3, пункту 10 Положення про Мі...
- 1. Затвердити такі, що додаються:
- Порядок проведення Державною архівною службою України перевірок стану архівної справи в державних архівах областей, міста Києва, галузевих державних архівах,...
- Порядок проведення Державною архівною службою України перевірок діяльності центральних державних архівів України.
- 2. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 23 січня 2015 року № 89/5 "Про затвердження Порядку проведення перевірок стану ...
- 3. Департаменту взаємодії з органами державної влади (Лозінський І.С.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 ...
- 4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
- 5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Чернишова Д.В.
- ПОГОДЖЕНО: Голова Державної архівної служби України Т.І. Баранова
- ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 10 травня 2019 року № 1420/5
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 15 травня 2019 р. за № 503/33474
- ПОРЯДОК проведення Державною архівною службою України перевірок стану архівної справи в державних архівах областей, міста Києва, галузевих державних архівах,...
- I. Загальні положення
- 1. Цей Порядок визначає механізм здійснення Укрдержархівом перевірок державних архівів областей, міста Києва, галузевих державних архівів, архівних відділів ...
- 2. Основними завданнями перевірки є:
- оцінка діяльності архівних установ щодо планування роботи з розвитку архівної справи та виконання ними основних планових показників;
- своєчасне попередження, виявлення та припинення дій, які містять ознаки порушення законодавства у сфері архівної справи та діловодства, усунення причин виник...
- II. Механізм організації здійснення перевірок
- 1. Укрдержархів здійснює планові та позапланові перевірки архівних установ.
- Плановою перевіркою вважається перевірка, передбачена планом роботи Укрдержархіву.
- Позаплановою перевіркою вважається перевірка, що не передбачена планом роботи Укрдержархіву.
- 2. Укрдержархів здійснює комплексні, тематичні та контрольні перевірки архівних установ:
- комплексна перевірка - планова чи позапланова перевірка, під час якої перевіряються усі напрями діяльності архівної установи за період, що визначається наказ...
- тематична перевірка - планова чи позапланова перевірка, що здійснюється з метою оцінки одного або декількох напрямів діяльності архівної установи;
- контрольна перевірка - перевірка стану діяльності архівної установи, яка проводиться з метою визначення стану реалізації архівною установою рекомендацій, над...
- 3. Планова перевірка стану архівної справи архівної установи проводиться фахівцями Укрдержархіву відповідно до їх функціональних повноважень за місцезнаходже...
- У разі необхідності до проведення перевірки залучаються (за згодою) представники центральних органів виконавчої влади, фахівці інших архівних установ.
- 4. Планова перевірка проводиться не частіше ніж один раз на п'ять років.
- Тематична і контрольна перевірки за результатами діяльності архівної установи проводяться у разі потреби.
- 5. Позапланова перевірка проводиться у разі:
- доручення органу вищого рівня;
- виявлення фактів крадіжки, підроблення документів в архівній установі;
- виявлення недостовірності відомостей в поданих архівною установою звітних та фінансових документах;
- неподання в установлений законодавством строк документів обов'язкової звітності без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкоджали...
- відсутності інформації про усунення порушень, установлених за результатами планової перевірки;
- звернення юридичних осіб та громадян про порушення в архівній установі вимог законодавства у сфері архівної справи та діловодства.
- Під час проведення позапланової перевірки з'ясовуються лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для її здійснення.
- 6. Для проведення комплексних, тематичних і контрольних перевірок Укрдержархів утворює робочі групи.
- Перевірка проводиться працівниками Укрдержархіву відповідно до їх функціональних повноважень за місцезнаходженням архівної установи.
- За потреби до проведення перевірки залучаються (за згодою) представники центральних та місцевих органів виконавчої влади, фахівці інших архівних установ.
- 7. Рішення щодо проведення перевірки, визначення керівника робочої групи приймається Головою Укрдержархіву на підставі доповідної записки керівника структурн...
- 8. Керівник робочої групи, визначений Головою Укрдержархіву, готує проект наказу Укрдержархіву, в якому зазначаються строки проведення перевірки, склад робоч...
- 9. Строк проведення перевірки та склад робочої групи визначаються з урахуванням обсягу робіт, необхідного для виконання поставленого завдання.
- 10. Не можуть бути включені до складу робочої групи працівники структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, представники центральних та місцевих органів ви...
- У разі виникнення конфлікту інтересів член робочої групи невідкладно у письмовій формі повідомляє керівника робочої групи про наявність конфлікту інтересів. ...
- 11. Після затвердження складу робочої групи та плану проведення перевірки керівник робочої групи готує проект листа про проведення перевірки, який не пізніше...
- 12. Керівник робочої групи забезпечує координацію роботи членів робочої групи під час підготовки та проведення перевірки, контролює виконання плану її провед...
- 13. Члени робочої групи:
- здійснюють попередній аналіз стану архівної справи в архівній установі на підставі вивчення планово-звітної документації, актів (довідок) попередніх перевіро...
- беруть участь у перевірці напрямів діяльності архівної установи відповідно до компетенції;
- надають методичну і практичну допомогу працівникам архівної установи з метою усунення виявлених порушень.
- 14. Члени робочої групи в установлені ними строки під час перевірки та після її закінчення мають право отримувати копії документів архівної установи, у тому ...
- 15. Для підготовки висновків щодо стану архівної справи в архівній установі, що перевіряється, члени робочої групи можуть звертатися за додатковою інформаціє...
- 16. У своїй діяльності члени робочої групи керуються Конституцією України та чинним законодавством.
- 17. Для перевірки структурних підрозділів архівної установи з особливим режимом роботи допускаються працівники, які мають відповідний допуск до державної тає...
- 18. Строк проведення комплексної перевірки не може перевищувати десяти робочих днів, тематичної та контрольної - п'яти робочих днів.
- 19. У разі потреби Голова Укрдержархіву за поданням керівника робочої групи продовжує строк проведення перевірки шляхом видання відповідного наказу Укрдержар...
- Центральному органу виконавчої влади, в якому створено галузевий державний архів, місцевому органу виконавчої влади, органу місцевого самоврядування, структу...
- III. Проведення перевірок
- 1. Першим днем перевірки вважається день прибуття членів робочої групи на перевірку.
- Після прибуття робочої групи до архівної установи, що підлягає перевірці, проводиться нарада за участю керівника та членів робочої групи, керівництва та прац...
- 2. На початку перевірки члени робочої групи вивчають повноту включення до зведеної номенклатури справ архівної установи документів за відповідним напрямом її...
- 3. Члени робочої групи витребовують в архівної установи необхідні документи та інформацію (у тому числі з обмеженим доступом), що стосуються питань, які пере...
- оригінали розпорядчих документів;
- протоколи, інші документи нарад і засідань колегіальних, дорадчих органів;
- статистичні звіти та інші документи, що утворюються під час діяльності архівної установи відповідно до номенклатури справ;
- облікові документи;
- письмові аналітичні або інформаційні довідки, підписані відповідальною посадовою особою або її керівником.
- 4. Члени робочої групи мають право вимагати й отримувати від посадових осіб архівної установи, що перевіряється, усні та письмові пояснення з питань, що стос...
- 5. Керівництво архівної установи зобов'язано надати робочій групі повну, всебічну та об'єктивну інформацію з усіх питань, що можуть виникнути під час проведе...
- 6. Перевірка проводиться з додержанням вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголошенн...
- 7. Створення перешкод членам робочої групи під час перевірки ними діяльності архівної установи не допускається.
- У разі створення керівництвом архівної установи або її окремими працівниками перешкод керівник робочої групи складає акт, у якому фіксується факт створення п...
- IV. Порядок оформлення результатів перевірок
- 1. Члени робочої групи протягом чотирьох робочих днів з дати закінчення перевірки складають та подають керівникові робочої групи за своїм підписом довідки за...
- Керівник робочої групи аналізує подані довідки, з'ясовує наявність у них порівняльного аналізу основних показників діяльності архівної установи та за необхід...
- 2. На підставі довідок членів робочої групи протягом десяти робочих днів після закінчення перевірки у двох примірниках складається акт про результати перевір...
- 3. В акті висвітлюються показники, що характеризують роботу архівної установи у межах періоду, що перевірявся, фіксуються виявлені недоліки та порушення (за ...
- 4. За змістом акт має бути вичерпним, конкретним та складатися з чотирьох частин: I - вступна; II - описова (стан діяльності); III - висновок; IV - рекоменда...
- У вступній частині акта має бути наведено такі дані:
- найменування та місцезнаходження архівної установи;
- підстава для проведення перевірки (наказ Укрдержархіву);
- прізвища, ініціали та посади осіб, що проводили перевірку (склад робочої групи);
- вид перевірки (комплексна, тематична, контрольна, планова, позапланова);
- період, за який проводилась перевірка;
- інформація про направлення центральному органу виконавчої влади, у якому створено галузевий архів, місцевому органу виконавчої влади, органу місцевого самовр...
- строк проведення перевірки;
- інформація про попередню перевірку (якщо така проводилася), період, за який проводилась така перевірка.
- В описовій частині акта за розділами плану проведення перевірки:
- наводяться показники, які характеризують діяльність архівної установи в цілому, та конкретні недоліки або порушення законодавства у діяльності з посиланням н...
- чітко викладається зміст недоліків і порушень із зазначенням періодів, у яких вони були допущені;
- зазначається перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки (якщо такі були), та в разі відмови посадових осіб архівної установи надати п...
- У висновку акта відображається узагальнений опис виявлених перевіркою недоліків у діяльності архівної установи та порушень нею законодавства з посиланням на ...
- Рекомендації щодо поліпшення стану архівної справи повинні містити перелік заходів щодо усунення виявлених порушень і недоліків із зазначенням строків їх вик...
- 5. В акті за результатами комплексної або тематичної перевірки визначаються необхідність проведення контрольної перевірки та її строки.
- 6. На останньому аркуші акта за результатами перевірки зазначається кількість складених примірників акта та проставляється відмітка про вручення/направлення ...
- 7. До акта додаються (за потреби) копії документів архівної установи, що підтверджують недоліки або факти порушення законодавства у її діяльності, письмові п...
- Копії документів архівної установи, що підтверджують недоліки або факти порушення законодавства у її діяльності, письмові пояснення посадових осіб архівної у...
- 8. Акт підписується всіма членами робочої групи. Член робочої групи, який не погоджується з висновками, викладеними в акті, має право письмово викласти свою ...
- 9. Не пізніше десяти робочих днів після закінчення перевірки керівник архівної установи, що перевірялася, запрошується до Укрдержархіву для ознайомлення з ак...
- 10. Факт свого ознайомлення з актом керівник архівної установи засвідчує особистим підписом. За наявності у нього заперечень або зауважень до змісту акта під...
- 11. У разі відмови керівника архівної установи від проставлення особистого підпису про ознайомлення з актом складається акт у довільній формі, який підписуєт...
- 12. Після ознайомлення керівника архівної установи з актом керівник робочої групи подає Голові Укрдержархіву доповідну записку про результати перевірки з дод...
- V. Порядок розгляду результатів перевірок
- 1. Голова Укрдержархіву на підставі поданої керівником робочої групи доповідної записки приймає рішення про організаційну форму розгляду результатів перевірки.
- 2. У разі прийняття Головою Укрдержархіву рішення про розгляд результатів перевірки на засіданні колегії керівник робочої групи на підставі акта готує проект...
- 3. У засіданні колегії з обговорення результатів перевірки бере участь керівник архівної установи, що перевірялася. За потреби запрошуються інші посадові осо...
- 4. У рішенні колегії за підсумками обговорення результатів проведеної перевірки зазначаються загальні висновки та рекомендації щодо поліпшення роботи та усун...
- Рішення колегії вводиться в дію наказом Укрдержархіву.
- 5. Керівництво архівної установи, яка перевірялась, розглядає підсумки проведеної перевірки на засіданні колегії (дирекції) архівної установи, складає та зат...
- 6. Узагальнені результати проведених у відповідному році перевірок стану архівної справи в архівних установах з аналізом виявлених недоліків, порушень чинног...