Про затвердження Положення про державний нотаріальний архів
Зміст документа
- МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
- НАКАЗ
- 18.05.2009 N 870/5
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21 травня 2009 р. за N 443/16459
- Про затвердження Положення про державний нотаріальний архів
- Відповідно до статті 23 Закону України "Про нотаріат" НАКАЗУЮ:
- 1. Затвердити Положення про державний нотаріальний архів, що додається.
- 2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 07.02.94 N 8/5 "Про затвердження Положення про державний нотаріальний архів", з...
- 3. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Ященко Н.В.):
- 3.1. Забезпечити подання на державну реєстрацію цього наказу відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-пр...
- 3.2. Довести цей наказ до відома начальників Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиц...
- 4. Начальнику Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальникам головних управлінь юстиції в областях, міст...
- 5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Л.В.Єфіменка.
- 6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
- Міністр М.Оніщук ПОГОДЖЕНО: Голова Державного комітету архівів України О.П.Гінзбург
- ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 18.05.2009 N 870/5
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 21 травня 2009 р. за N 443/16459
- ПОЛОЖЕННЯ про державний нотаріальний архів
- 1. Відповідно до статті 23 Закону України "Про нотаріат" (далі - Закон) державні нотаріальні архіви (далі - архів) засновуються в обласних центрах, містах Ки...
- 2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією (254к/96-ВР), законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовим...
- 3. Архів створюється і ліквідується Міністерством юстиції України.
- 4. Штат архіву затверджується Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в област...
- 5. Керівництво архівом, матеріально - технічне, кадрове забезпечення, а також забезпечення архіву необхідним приміщенням, охороною та обладнанням здійснює уп...
- 6. Архів є юридичною особою і має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.
- 7. Архів вправі створювати свої філії, які є його відокремленими підрозділами, що розташовані поза місцезнаходженням архіву. Філія здійснює всі або частину ф...
- 8. Філії не є юридичними особами і діють на підставі положення що затверджується управлінням юстиції за погодженням з архівом.
- 9. Основними завданнями архіву є:
- комплектування документами, склад яких передбачено цим Положенням;
- забезпечення збереження та використання відомостей, що містяться в документах, які знаходяться на зберіганні;
- створення і вдосконалення довідкового апарату до документів;
- здійснення контролю за зберіганням документів та обліково-довідкового апарату до документів, які зберігаються у фондоутворювачів;
- підготовка та своєчасна передача документів, внесених до Національного архівного фонду (далі - НАФ) на зберігання, до відповідного державного архіву з додерж...
- 10. Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції:
- приймає від фондоутворювачів на зберігання документи нотаріального діловодства, сформовані відповідно до вимог, встановлених Законом, Правилами ведення нотар...
- приймає на зберігання заповіти, що надійшли від посадових осіб зазначених у статті 40 Закону;
- узгоджує описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, які подаються на розг...
- організовує та здійснює зберігання документів, створює систему облікових документів архіву;
- перевіряє наявність і стан справ постійного зберігання, що зберігаються в архіві;
- проводить заходи щодо забезпечення режиму секретності;
- створює та вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, що зберігаються в архіві;
- створює та організовує зберігання страхового фонду;
- виявляє унікальні документи;
- проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, та надає методичну допомогу експертній комісії, створеній при відповідному управлінні юсти...
- надає методичну допомогу фондоутворювачам з упорядкування нотаріальних документів та передачі їх на зберігання в архів;
- складає списки фондоутворювачів, які передають документи до архіву, приймає ці документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання у ф...
- складає графіки приймання від фондоутворювачів документів на зберігання;
- інформує управління юстиції про стан роботи з документами та вносить пропозиції щодо її поліпшення;
- здійснює підготовку документів НАФ та у встановленому порядку своєчасно передає документи, що знаходяться в архіві, і довідковий апарат до них на постійне зб...
- на договірних засадах виконує роботи, пов'язані з упорядкуванням документів, та з інших питань, пов'язаних з архівною справою і діловодством;
- веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;
- веде встановлену статистичну і бухгалтерську звітність;
- бере участь у проведенні перевірок організації нотаріальної діяльності нотаріусів та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства;
- здійснює внесення відомостей до Спадкового реєстру про нотаріально посвідчені заповіти та заповіти, прирівнювані до нотаріально посвідчених, які надійшли на ...
- видає дублікати документів, що зберігаються в архіві, за письмовою заявою фізичних та юридичних осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна ...
- у випадках, передбачених законодавством, вносить відповідні відомості до Єдиних та Державних реєстрів;
- засвідчує вірність копій (фотокопій) і виписок з документів, які знаходяться на зберіганні в архіві, проставляє службові відмітки про скасування заповітів, д...
- видає архівні довідки про наявність у документах архіву відомостей, що стосуються предмета запиту, із зазначенням пошукових даних документів на запити юридич...
- видає довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що знаходяться на зберіганні в архіві, фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або що...
- видає довідки про вчинені нотаріальні дії та інші документи на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів дізнання і досудового слідства у зв'яз...
- 11. До складу документів, що передаються на зберігання до архіву державною нотаріальною конторою та приватним нотаріусом, у випадках, передбачених статтями 3...
- а) примірник номенклатури справ;
- б) довідковий апарат (описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, номенклатури справ, за якими обліковуються справи тимчасового зберігання...
- в) всі документи, сформовані у справи і закінчені діловодством з дотриманням вимог, установлених Правилами, реєстри, спадкові справи, журнали, книги тощо, ве...
- г) примірник акта про вилучення для знищення документів і справ, не внесених до НАФ.
- 12. Архів приймає на зберігання реєстри для реєстрації нотаріальних дій та сформовані у справи примірники нотаріальних документів і книги обліку від посадови...
- 13. Архів приймає на зберігання від державних нотаріальних контор документи після закінчення 10-річного строку їх зберігання у державній нотаріальній конторі...
- 14. Архів приймає на зберігання документи від приватних нотаріусів у порядку та з дотриманням вимог, установлених законодавством.
- 15. Архів має право:
- а) вимагати від фондоутворювачів передавання на зберігання документів, сформованих відповідно до вимог, установлених Правилами;
- б) повертати фондоутворювачам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;
- в) отримувати від фондоутворювачів відомості, необхідні для роботи з архівними документами, що передані на зберігання;
- г) інформувати керівництво відповідного управління юстиції про стан архівної справи у фондоутворювачів та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
- ґ) брати участь у засіданнях, нарадах, семінарах, які проводяться у відповідному управлінні юстиції, з питань роботи з архівними документами.
- 16. Архів очолює завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з неї відповідним управлінням юстиції.
- Завідуючим архівом може бути громадянин України, який має вищу юридичну освіту, володіє державною мовою та одержав свідоцтво про право на зайняття нотаріальн...
- Не може бути завідуючим особа, яка має судимість за вчинення злочину, обмежена у дієздатності або визнана недієздатною за рішенням суду.
- На завідуючого архівом поширюються обмеження, встановлені частиною другою статті 3 Закону.
- 17. Завідуючий архівом:
- а) організовує діяльність архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на архів завдань та функцій;
- б) представляє архів у всіх установах і організаціях;
- в) видає в межах своєї компетенції накази;
- г) складає перелік послуг, що надаються архівом на договірних засадах, та розмір тарифів за їх надання і подає їх на затвердження начальнику відповідного упр...
- ґ) розподіляє обов'язки між працівниками архіву та затверджує їх посадові інструкції;
- д) забезпечує належні умови для роботи і охорону праці працівників архіву;
- е) проводить прийом та розглядає звернення фізичних і юридичних осіб, що належать до компетенції архіву;
- є) вчиняє нотаріальні дії, передбачені Законом;
- ж) організовує підвищення кваліфікації нотаріусів та інших працівників архіву, а також за дорученням управління юстиції бере участь у заходах щодо підвищення...
- 18. У разі зміни завідуючого архівом для приймання-передавання документів наказом начальника управління юстиції утворюється комісія у складі не менше трьох о...
- Комісія перевіряє наявність, облік, стан і умови збереження документів, що знаходяться в архіві, а також стан приміщення архіву та обладнання, про що складає...
- 19. На посаду нотаріуса архіву призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим Законом.
- Нотаріуси вчиняють нотаріальні дії, передбачені Законом.
- Нотаріуси, які працюють в архіві, зобов'язані додержуватись нотаріальної таємниці, навіть якщо їх діяльність обмежується наданням правової допомоги чи ознайо...
- Обов'язок дотримання нотаріальної таємниці поширюється на працівників архіву, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними служб...
- 20. За невиконання або неналежне виконання покладених обов'язків, порушення трудової дисципліни працівники архіву несуть відповідальність, передбачену законо...
- 21. Нотаріуси архіву надають юридичним і фізичним особам додаткові платні послуги правового характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а...
- 22. Документи, що передані на зберігання до архіву, не видаються у тимчасове користування нотаріусам, крім випадків, передбачених законодавством.
- Архів, у разі необхідності (перевірка виявлених помилок, надання свідчень в суді тощо), на підставі письмової заяви нотаріуса (за винятком нотаріусів, діяльн...
- 23. Вилучення (виїмка) реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та документів, що передані на зберігання до архіву, має здійснюватися лише у випадках та поря...