Про затвердження Правил організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)
Наказ Міністерства юстиції України; Правила, Форма типового документа, Акт, Вимоги, Перелік, Журнал, Справа, Опис від 15.03.2013447/5
Документ z0431-13, чинний, поточна редакція — Редакція від 07.11.2018, підстава - z0721-18

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з проставленням грифа затвердження

1. Акти (про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; про виконання робіт; про приймання-передавання справ (документів) тощо).

2. Номенклатура справ.

3. Описи справ.

4. Посадові інструкції.

5. Штатний розпис.



Додаток 4
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються печаткою арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)

1. Акти (про вилучення для знищення документів; про виконання робіт; про приймання-передавання документів (справ), про нестачу документів тощо).

2. Відгук про проходження стажування особи, яка має намір здійснювати діяльність арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора).

3. Довідки (про нараховану зарплату тощо).

4. Копії документів, що складаються та видаються арбітражним керуючим.

5. Договори (про матеріальну відповідальність, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).

6. Документи (довідки, довіреність тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.

7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, банківські, платіжні.

8. Зразки підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

9. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).

10. Номенклатура справ.

11. Описи справ.

12. Трудові книжки.



Додаток 5
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ЖУРНАЛ
обліку печаток і штампів*

№ з/п

Дата виготовлення печатки чи штампа

Назва (печатка чи штамп)

Відбиток

Примітка

1

2

3

4

5

__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.



Додаток 6
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

АКТ
про відсутність вкладень у конверті та пошкодження кореспонденції (конверта)



Додаток 7
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Рекламні повідомлення, плакати.

3. Вітальні листи і запрошення.

4. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

5. Форми, бланки статистичної звітності (незаповнені).



Додаток 8
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*

Дата надходження та реєстраційний індекс документа

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа

Короткий зміст

Підпис особи, яка отримала документ

Відмітка про виконання документа

1

2

3

4

5

__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.



Додаток 9
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних факсограм*

Дата надходження та реєстраційний індекс документа, що надійшов факсимільним зв’язком

Кореспондент, дата та індекс одержаного документа

Короткий зміст

Підпис особи, яка отримала документ

Відмітка про виконання документа

1

2

3

4

5

__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.



Додаток 10
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ЖУРНАЛ
реєстрації звернень громадян*

Дата надходження та реєстраційний індекс документа

Прізвище, ім’я, по батькові, адреса, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника

Звідки одержано, дата, індекс, відмітка про взяття на контроль

Порушені питання

Термін виконання

Наслідки розгляду, дата направлення відповіді

1

2

3

4

5

6

__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.



Додаток 11
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів*

Дата та реєстраційний індекс документа

Кореспондент

Короткий зміст

Примітка

1

2

3

4

__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.



Додаток 12
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ЖУРНАЛ
реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань

Дата видання наказу

Реєстраційний індекс наказу

Короткий зміст

Виконавець

Примітка

1

2

3

4

5




Додаток 13
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ЖУРНАЛ
реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання

Дата видання наказу

Реєстраційний індекс наказу

Короткий зміст

Примітка

1

2

3

4




Додаток 14
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ЖУРНАЛ
реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання

Дата видання наказу

Реєстраційний індекс наказу

Короткий зміст

Примітка

1

2

3

4




Додаток 15
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ЖУРНАЛ
реєстрації договорів (угод), однією із сторін яких є арбітражний керуючий (розпорядник майна, керуючий санацією, ліквідатор), що пов’язані з його діяльністю*

Дата укладення договору (угоди)

Реєстраційний індекс договору (угоди)

Сторони договору (угоди)

Предмет договору (угоди)

Додатки

Примітка

1

2

3

4

5

6

__________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.



Додаток 16
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)


ЗАТВЕРДЖУЮ

Арбітражний керуючий
(розпорядник майна, керуючий санацією,
ліквідатор)


_________
(підпис)

___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)


Дата


М.П.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_______________ № ___________
              (дата)

на _________ рік

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

Арбітражний керуючий (розпорядник майна,
керуючий санацією, ліквідатор) або особа,
відповідальна за організацію його діловодства
та архіву





_________
(підпис)





___________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата



СХВАЛЕНО

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК
Головного територіального управління юстиції у _________
_____________________________________

Протокол засідання ЕПК
державного архіву

___________ № ___________
      (дата)

___________ № ___________
        (дата)

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ____ році.

За строками зберігання

Усього

У тому числі

таких, що переходять

з позначкою "ЕК"

1

2

3

4

Тривалого (понад 10 років) зберігання




З кадрових питань тривалого (понад10 років) зберігання




З кадрових питань тимчасового (до 10 років включно) зберігання




Тимчасового (до 10 років включно) зберігання




Підсумкові відомості передано
в архів арбітражного керуючого
(розпорядника майна, керуючого
санацією, ліквідатора)



Арбітражний керуючий (розпорядник майна,
керуючий санацією, ліквідатор)


_______
(підпис)


________________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата



{Додаток 16 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 458/5 від 30.03.2015}




Додаток 17
до Правил організації діловодства
та архіву арбітражного керуючого
(розпорядника майна,
керуючого санацією, ліквідатора)

ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА
справ арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)

Індекс справи

Заголовок справи (наряду)

Кількість справ (томів, частин)

Строки зберігання і статті за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

01 - Адміністративно-господарська діяльність

01-01

Нормативно-правові акти щодо здійснення діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), методичні вказівки та рекомендації, інформаційні листи


До заміни новими,
ст. 1-б,
2-б,
3-б, 20-б


01-02

Накази Міністерства юстиції України, головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі з питань діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), надіслані до відома


Доки не мине потреба,
ст. 16-а


01-03

Накази з кадрових питань тривалого (понад 10 років) зберігання


75 р.,
ст. 16-б


01-04

Накази з кадрових питань тимчасового (до 10 років включно) зберігання (про відрядження; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням)


5 р.,
ст. 16-б


01-05

Накази з адміністративно-господарських питань


5 р.,
ст. 16-в


01-06

Протоколи оперативних нарад арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) з особами, які перебувають з ним у трудових відносинах


5 р.,
ст. 13


01-07

Документи (довідки, акти, пояснювальні записки тощо) про результати перевірок діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)


10 р.,
ст. 76-а

01-08

Документи (протоколи, акти, довідки, доповідні записки) документальних перевірок фінансово-господарської діяльності, правильності стягнення податків  тощо


5 р.,
ст. 341


01-09

Документи (довідки, аналізи) з узагальнення практики діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)


До припинення діяльності,
ст. 44-а


01-10

Документи (форми, листи тощо) щодо надання арбітражним керуючим (розпорядником майна, керуючим санацією, ліквідатором) інформації, необхідної для ведення Єдиного реєстру арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів)


5 р.,
ст. 68


01-11

Документи з грифом "Для службового користування"


ЕК


01-12

Статистична та оперативна звітність, а також інформація про діяльність арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)


До припинення діяльності,
ст. 302-б


01-13

Документи (листи, правила професійної етики, примірник/копія статуту саморегулівної організації арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів) тощо), що пов’язані з членством арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) у саморегулівній організації арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів)


До припинення діяльності


01-14

Документи (договори, листи, свідоцтва тощо) про підвищення кваліфікації арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)


5р.,
ст. 618


01-15

Особові рахунки працівників (розрахунково-платіжні відомості)


75 р.,
ст. 317-а


01-16

Договори, угоди (страхування професійних ризиків арбітражного керуючого, господарські, операційні, оренди тощо)


3 р.-1, 2, 3,
ст. 330,
1047

-1Після закінчення строку дії договору, угоди.
-2За умови завершення перевірки органами державної податкової служби з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спору, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення.
-3Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, - 5 р.

01-17

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо)


3 р.-1, 2,
ст. 336

-1За умови завершення перевірки органами державної податкової служби з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спору, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення.
-2Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, - 5 р.

01-18

Документи (огляди, відомості, доповідні записки тощо) про сплату податків і зборів (обов’язкових платежів)


5 р.,
ст. 267


01-19

Документи (акти, квитанції тощо) про знищення печаток і штампів


3 р.,
ст. 119,
1026


01-20

Листування з державним органом з питань банкрутства та його територіальними органами з питань діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)


5 р.,
ст.22


01-21

Листування з юридичними та фізичними особами з питань діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)


5 р.,
ст. 22, 23


01-22

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду


5 р.,
ст. 82-б


01-23

Штатний розпис та зміни до нього


75 р.,
ст. 37-а


01-24

Посадові інструкції осіб, які перебувають у трудових відносинах з арбітражним керуючим (розпорядником майна, керуючим санацією, ліквідатором)


5р.-1,
ст. 43

-1Після заміни новими

01-25

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів, трудові договори тощо) осіб, які перебувають у трудових відносинах з арбітражним керуючим (розпорядником майна, керуючим санацією, ліквідатором)


75 р.-1,
ст. 493 - в

-1Після звільнення

01-26

Документи (плани, відгуки, копії наказів, листи тощо) про стажування осіб, які мають намір здійснювати діяльність арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)


5 р.,
ст. 512


01-27

Акти приймання-передавання з усіма документами та додатками, складені при зміні особи, відповідальної за організацію діловодства та архіву 


3 р.-1,
ст. 45-б

-1Після зміни особи, відповідальної за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)

01-28

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого зберігання


75 р.,
ст. 121-б


01-29

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового зберігання


5 р.,
ст. 121-б


01-30

Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань


5 р.,
ст. 121-в


01-31

Журнал реєстрації договорів (угод), однією із сторін яких є арбітражний керуючий (розпорядник майна, керуючий санацією, ліквідатор), що пов’язані з його діяльністю


3 р.-1, 2,
ст. 352

-1Після закінчення строку дії останнього договору, угоди.
-2За умови завершення перевірки органами державної податкової служби з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спору, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення.
-3Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, - 5 р.

01-32

Журнал реєстрації вхідних документів


3 р.,
ст. 122


01-33

Журнал реєстрації вхідних факсограм


1 р.,
ст. 126


01-34

Журнал реєстрації вихідних документів


3 р.,
ст. 122


01-35

Журнал реєстрації звернень громадян


5 р.,
ст. 124


01-36

Журнал прийому громадян арбітражним керуючим (розпорядником майна, керуючим санацією, ліквідатором)


3 р.,
ст. 125


01-37

Журнал обліку печаток і штампів


3 р.,
ст. 1034


01-38

Журнали реєстрації листків непрацездатності


3 р.-1,
ст. 739

-1Після закінчення журналу

01-39

Журнал реєстрації відряджень


5 р.,
ст. 532-б


02 - Справи боржників (банкрутів) у справах про банкрутство, щодо яких арбітражний керуючий виконує повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора

02-01

Справа боржника (банкрута)


3 р.-1

-1Після винесення ухвали господарського суду про припинення повноважень розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора у справі про банкрутство

03 - Архів

03-01

Справа фонду (історична довідка, акти перевіряння наявності та стану документів, акти приймання-передавання документів, акти про вилучення документів, постанови судово-слідчих органів, акти про нестачу й непоправні пошкодження документів)


До припинення діяльності,
ст. 130

-1У разі припинення діяльності передаються до архівної установи

03-02

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань


3 р.-1,
ст. 137-б

-1Після знищення справ

03-03

Журнал реєстрації видачі справ та документів поточного діловодства арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)


1 р.-1,
ст. 140

-1Після закінчення журналу та повернення документів

03-04

Журнал реєстрації видачі справ та документів з архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)


1 р.-1,
ст. 140

-1Після закінчення журналу та повернення документів до архіву

03-05

Номенклатура справ арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)


5 р.-1, 2,
ст.112-а

-1Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ.
-2Після заміни новими та за умови передання справ до архівного підрозділу організації



вгору