Про затвердження Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду
Зміст документа
- МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ НАКАЗ 02.03.2015 № 296/5
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 р. за № 250/26695
- Про затвердження Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду
- Відповідно до статті 13 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" НАКАЗУЮ:
- 1. Затвердити Положення про умови зберігання документів Національного архівного фонду, що додається.
- 2. Департаменту взаємодії з органами влади (Козловська Н.А.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 199...
- 3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Державного комітету архівів України від 15 січня 2003 року № 6 "Про затвердження Положення про умови зберігання ...
- 4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
- 5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.
- ПОГОДЖЕНО: Віце-прем'єр-міністр України - Міністр культури України Голова Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України Голова Державно...
- ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства юстиції України 02.03.2015 № 296/5
- Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 р. за № 250/26695
- ПОЛОЖЕННЯ про умови зберігання документів Національного архівного фонду
- I. Загальні положення
- 1. Це Положення встановлює основні вимоги до умов зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) незалежно від виду носія, що забезпечують ...
- Оптимальні умови зберігання документів НАФ створюються шляхом:
- будівництва, реконструкціії і ремонту будівель та приміщень архіву;
- обладнання будівель і сховищ технічними засобами для створення і підтримання температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного і о...
- застосування спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки, візки, серверне та комунікаційне обладна...
- 2. Вимоги цього Положення є обов'язковими для виконання архівними установами, які зберігають документи НАФ: центральними та галузевими державними архівами, Д...
- II. Вимоги до будівель і приміщень архівів
- 1. Архіви розміщуються в спеціально збудованих або пристосованих для зберігання документів будівлях або окремих приміщеннях будівель.
- Будівництво й реконструкція будівель архіву проводяться відповідно до спеціальної нормативної та проектної документації.
- 2. Будівлі архіву слід розміщувати в місцях, що перебувають поза зонами затоплення або дії ґрунтових вод, а також віддалених від пожежонебезпечних об'єктів (...
- У районі розташування архівних будівель середньодобовий вміст шкідливих домішок у атмосферному повітрі не повинен перевищувати граничнодопустимі концентрації...
- Придатність території для розташування архіву визначається з урахуванням висновку територіального органу центрального органу виконавчої влади, що реалізовує ...
- 3. Будівлі архіву мають відповідати будівельним нормативам щодо довговічності основних конструкцій будівлі та їх вогнестійкості, а також мати технічне укріпл...
- 4. Розміщення документів у пристосованих будівлях і приміщеннях проводиться в установленому порядку після проведення їх експертизи. Експертиза повинна встано...
- 5. Будівлі, що не відповідають установленим вимогам, приймаються до експлуатації тільки після усунення недоліків, засвідчених експертизою.
- 6. Приміщення для зберігання документів у пристосованих будівлях мають бути ізольовані від інших. Забороняється розміщувати документи в приміщеннях будівель,...
- 7. У пристосованих для розміщення архівів приміщеннях рекомендується мати систему водяного, парового або повітряного опалення із захисними решітками на батар...
- 8. Забороняється розміщення архівів у старих дерев'яних будівлях і будівлях із пічним опаленням, вологими основними та допоміжними приміщеннями, а також у бу...
- 9. Комплекс приміщень архіву має складатися з основних і допоміжних приміщень для виконання функціональних завдань архіву щодо зберігання, оброблення, викори...
- 10. Приміщення основного призначення, їх розташування та обладнання мають забезпечувати раціональний взаємозв'язок функціональних підрозділів архіву, збереже...
- 11. До приміщень архіву основного призначення входять:
- сховища;
- робочі приміщення працівників архіву;
- приміщення для приймання і тимчасового зберігання, акліматизації документів;
- приміщення для ізоляції, знепилювання, дезінфекції й дезінсекції пошкоджених документів;
- приміщення для реставраційно-палітурних робіт;
- приміщення для приготування клеїв і розчинів;
- приміщення для копіювання документів, оброблення плівки;
- приміщення для зберігання облікових документів;
- комплекс читального залу (читальний зал, дільниця видавання документів, дільниця інформаційно-пошукових систем, тимчасове сховище, зал для читання мікрокопій...
- виставковий зал;
- серверна кімната (серверна).
- 12. До допоміжних приміщень входять приміщення для приймання їжі, гардероб, вбиральні тощо.
- 13. Кількість приміщень архівного підрозділу з невеликим обсягом документів визначається з урахуванням доцільності та наявної площі.
- III. Вимоги до сховищ
- 1. Сховища повинні бути максимально віддаленими від лабораторних, виробничих, побутових приміщень архіву та не мати з ними спільних вентиляційних каналів. Не...
- 2. Сховища дозволяється розміщувати у приміщеннях з вікнами або без них. У першому випадку слід віддавати перевагу приміщенням з північною орієнтацією вікон....
- Засоби обчислювальної техніки, що призначені для зберігання документів в електронній формі, розміщуються у спеціальних приміщеннях, вимоги до яких визначають...
- 3. Висота сховищ залежить від технічного устаткування для зберігання документів, але не може бути меншою за 2,25 м до нижньої частини конструкції, що виступає.
- Для серверних кімнат відстань між підлоговою плитою або фальшполом (за наявності) та стелею або фальшстелею (за наявності) не може бути меншою за 2,44 м, а у...
- 4. Площа відсіку сховища між протипожежними перегородками не може перевищувати 600 кв.м. З кожного відсіку влаштовують не менше двох виходів. Якщо площа відс...
- Для серверних кімнат розрахунок площі ведеться, виходячи з площі обслуговуваних робочих місць: на кожні 10 кв. м робочих місць припадає 0,07 кв.м для серверн...
- 5. Матеріали, з яких виготовлені покриття стін, підлога та стеля сховища, його обладнання й засоби зберігання документів, не повинні збирати пил, бути його д...
- 6. У сховищах документів з магнітними носіями інформації напруженість магнітних полів не повинна перевищувати 400 А/м.
- 7. Сховища мають бути обладнані контрольно-вимірювальними приладами для контролю за температурою і вологістю повітря, охоронною та пожежною сигналізаціями, з...
- 8. Сховища слід оснащувати системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечують рециркуляцію повітря з кратністю обміну 2-3, очищення від агресивних домішо...
- Для серверних кімнат потужність систем кондиціювання повинна перевищувати сумарне тепловиділення всього устаткування і систем, розташованих у цих приміщеннях.
- 9. У сховищах забороняється прокладати труби водопостачання та каналізації, технологічні або побутові відведення води.
- Для забезпечення катастрофостійкості обладнання не допускається розміщення серверних кімнат у підвальних приміщеннях або нижче очікуваного рівня паводкових в...
- 10. Вимоги евакуаційних виходів та проходів до ліфтів і сходових кліток визначаються ДБН В.2.2-9-2009 "Громадські будинки та споруди. Основні положення", зат...
- 11. У серверних кімнатах забороняється використання килимових покриттів, розміщення іншого технологічного обладнання, яке не застосовується для організації р...
- IV. Вимоги до засобів зберігання
- 1. Сховища мають бути обладнані стаціонарними металевими стелажами. Допускається експлуатація стаціонарних дерев'яних стелажів, оброблених вогнезахисним розч...
- У сховищах з оптимальним температурно-вологісним режимом і відповідним перекриттям допускається застосування пересувних металевих стелажів. Як допоміжне або ...
- У приміщеннях із нерегульованим кліматом і поганою вентиляцією не рекомендується використовувати обладнання закритого типу (сейфи, бокси, пересувні закриті с...
- 2. У сховищах з природним освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюються перпендикулярно до стін з вікнами. У сховищах без вікон стелажі та шафи ...
- Не допускається розміщення стелажів, шаф та іншого обладнання для зберігання документів упритул до зовнішніх стін будівлі та систем опалення.
- 3. Стаціонарні стелажі та шафи слід розміщувати за такими нормами:
- відстань між рядами стелажів і шаф (головний прохід) - не менше 1,2 м;
- проходи між стелажами, а також відстань між зовнішньою стіною будівлі та стелажами (шафами), паралельними стіні, - не менше 0,8 м (для стелажів, на яких збер...
- відстань між стіною та торцями стелажів або шаф (прохід) - не менше 0,5 м;
- відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа чи шафи - не менше 0,2 м, у цокольних поверхах - не менше 0,3 м;
- відстань між стелажами та опалювальними системами - не менше 1,1 м.
- Ширина проходів між стелажами з висувними ящиками, сейфами встановлюється з урахуванням особливостей цього обладнання.
- Конструкція та розміри стелажів і шаф для документів особливого формату (газети, карти, плани, коробки з мікрофільмами тощо) визначаються, виходячи з розмірі...
- У сховищах, висота яких перевищує 4 м, стелажне обладнання розміщується в 2 яруси.
- 4. У пристосованих будівлях висота стелажів визначається з урахуванням висоти приміщення та потужності перекриттів. У сховищах із двоярусним розміщенням стел...
- 5. Документи розміщуються на стелажах, у металевих шафах горизонтально або вертикально в картонних коробках або іншому пакованні.
- 6. Кожна одиниця зберігання має бути спочатку вкладена в негерметичну індивідуальну первинну, а після цього - вторинну упаковку. Вільне переміщення документі...
- 7. Забороняється використовувати для виготовлення упаковки матеріали, що містять хлор, сірку. У конструкції пакетів і конвертів використовують клеї на основі...
- 8. Кінодокументи та мікрофільми забезпечуються захисними ракордами, намотуються на сердечники фотографічним шаром назовні й укладаються в металеві коробки. Н...
- Касети з відеодокументами зберігаються в заводському захисному пакованні (футляри з хімічностійких та ударостійких полімерів).
- Фотодокументи на склі чи плівці упаковуються в конверти відповідного розміру з прозорого (калька) або чорного паперу, що не містить шкідливих для фотошару до...
- Фотодокументи з паперовою основою (позитиви) зберігаються в папках, виготовлених із відповідних сортів паперу.
- Позитиви в фотоальбомах необхідно додатково захистити тонкими прокладками з відповідних сортів паперу.
- Документи на магнітній плівці забезпечуються захисними ракордами, намотуються на сердечники котушки відповідного розміру, упаковуються в заводську коробку. Н...
- Оригінали магнітних фонограм кінодокументів укладаються в металеві коробки.
- Грамофонні оригінали загортаються в конденсаторний папір, укладаються в картонні конверти, одна з внутрішніх сторін яких має прокладку з м'якого матеріалу (ф...
- Грамплатівки вміщуються в пакети з поліетиленової плівки та в паперові конверти. Партія грамплатівок згідно з їх архівними номерами вкладається в картонні аб...
- Компакт-диски зберігаються в заводській упаковці укладеними в коробки.
- Воскові валики вкладаються в картонні циліндричні футляри з внутрішньою підкладкою з м'якого матеріалу.
- 9. У процесі зберігання кіно-, відео-, фото-, фонодокументів слід здійснювати регулярний контроль за станом їх упаковки. У разі виявлення пошкоджень, корозії...
- 10. Зберігання та обробку документів в електронній формі в автоматизованій системі необхідно здійснювати зі створеною в її складі комплексною системою захист...
- 11. У процесі зберігання документів в електронній формі слід здійснювати регулярний контроль за станом носіїв, на яких зберігається їхня документна інформаці...
- Заміна носіїв інформації, на яких зберігається документна інформація, та перенесення документної інформації на інші носії інформації мають відбуватися за зат...
- У разі виявлення фізичних дефектів на поверхні носіїв інформації, на яких зберігається документна інформація, або несправностей чи помилок у їх роботі такі н...
- V. Вимоги до світлового режиму
- 1. Освітлення приміщень архівів здійснюється лампами розжарювання в закритих плафонах з гладкою зовнішньою поверхнею. Дозволяється застосування люмінесцентни...
- 2. У сховищах та інших приміщеннях, де проводиться робота з документами, природне освітлення допускається за умови обов'язкового захисту документів від прямо...
- 3. Освітлення на вертикальній поверхні стелажів і шаф на висоті 1 м від підлоги не повинно перевищувати 20-50 лк, проходів - 50 лк, робочих столів - 100 лк.
- 4. Захист документів від руйнівної дії світла повинен забезпечуватися в усіх приміщеннях архіву незалежно від виду робіт з документами.
- VI. Вимоги до температурно-вологісного режиму
- 1. Температура та відносна вологість повітря в приміщеннях сховищ, обладнаних устаткуванням для кондиціювання повітря, мають відповідати нормам, зазначеним у...
- 2. У разі вимушеного зберігання документів з різними носіями у одному сховищі слід дотримуватися найнижчих значень температури і відносної вологості.
- 3. У приміщеннях з нерегульованим кліматом мають здійснюватися заходи з оптимізації температурно-вологісного режиму зберігання із застосуванням раціонального...
- 4. При зберіганні документів необхідно уникати різких коливань (сезонних та впродовж однієї доби) температури (±5 град. C) і відносної вологості повітря (±10%).
- При тривалому порушенні режиму зберігання (від 7 до 10 діб), що супроводжується підвищенням відносної вологості повітря до 80-90%, вживаються заходи щодо йог...
- 5. Під час технологічного оброблення документів дозволяється їх тимчасове зберігання (до 2 міс.) у приміщеннях із нерегульованим температурно-вологісним режи...
- 6. Температурно-вологісний режим зберігання документів контролюється шляхом регулярного вимірювання температури та відносної вологості повітря.
- 7. Показники контрольно-вимірювальних приладів фіксуються в спеціальних реєстраційних журналах. У журналах фіксуються також результати перевіряння правильнос...
- 8. Контрольно-вимірювальні прилади слід монтувати на одному щиті та розміщувати їх на стелажі в головному проході подалі від опалювальних і вентиляційних сис...
- 9. У приміщеннях серверної кімнати системи кондиціювання та вентиляції мають забезпечувати температуру повітря 20±2 град. C за сухим термометром психрометра ...
- Необхідно передбачити резервування системи кондиціювання з розрахунку забезпечення визначеної температури і вологості в приміщенні у разі відмови/відключення...
- VII. Вимоги до санітарно-гігієнічного режиму
- 1. Приміщення сховищ мають утримуватися в зразковому порядку та чистоті, що виключало б можливість накопичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів.
- 2. Повітря, що надходить до приміщень сховищ, має бути очищеним від пилу. З метою запобігання попаданню пилу ззовні рекомендується підтримувати надлишковий т...
- У сховищах необхідно забезпечити вільну циркуляцію повітря, яка виключає можливість утворення непровітрюваних зон.
- 3. Санітарно-гігієнічні роботи у сховищі необхідно проводити регулярно: щоденно - вологе прибирання підлоги та сухе прибирання полиць, стелажів і шаф; у план...
- 4. У приміщеннях сховищ забороняються перебування у верхньому одязі, брудному взутті, зберігання будь-яких сторонніх предметів, зберігання і вживання харчови...
- Роботу з кіно-, відео-, фото-, фонодокументами слід виконувати в чистих неворсистих рукавичках і білих халатах.
- 5. Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах.
- 6. З метою своєчасного виявлення плісеневих грибів і комах необхідно двічі на рік (початок і кінець опалювального сезону) проводити вибіркове мікробіологічне...
- 7. Контроль за станом документів з метою запобігання появі та поширенню біоуражень проводять у плановому порядку відповідно до вимог Правил роботи архівних у...
- 8. У разі виявлення у сховищі біологічних шкідників слід вжити термінових заходів щодо оброблення документів, засобів зберігання та приміщень.
- 9. Уражені пліснявою та комахами документи мають бути ізольовані та піддані дезінфекції чи дезінсекції. Для ізоляції документи слід загорнути в папір або плі...
- 10. Стелажі та шафи, в яких зберігалися уражені пліснявою документи, підлягають обробленню водними розчинами формаліну (3%) або катаміну АБ (5%) і просушуванню.
- 11. Для місцевої дезінфекції сховищ застосовуються антисептики згідно з Переліком пестицидів і агрохімікатів, дозволених до використання в Україні, та його щ...
- 12. У випадку масового ураження документів біологічними шкідниками проводиться загальна дезінфекція та дезінсекція сховищ і документів силами територіального...
- 13. У разі пліснявіння стін (підлоги, стелі) потрібно зняти штукатурку та фарбу, обробити поверхню розчином формаліну з концентрацією від 3% до 5% та провест...
- 14. Знищення гризунів слід проводити силами територіального органу центрального органу виконавчої влади, що реалізовує державну політику у сфері санітарного ...
- VIII. Вимоги до протипожежного режиму
- 1. Пожежна безпека забезпечується проведенням організаційних, технічних та інших заходів, спрямованих на дотримання протипожежного режиму.
- 2. Протипожежний режим дотримується відповідно до вимог Правил пожежної безпеки для державних архівних установ України, затверджених наказом Державного коміт...
- IX. Вимоги до охоронного режиму
- 1. Охорона архіву забезпечується шляхом обладнання будівлі засобами охоронної сигналізації, організації поста охорони, опечатування приміщень, дотримання вим...
- 2. Організація охорони архіву здійснюється згідно з погодженою з відповідними службами охорони інструкцією про охоронний режим архіву, що вводиться в дію нак...
- Охорона архіву здійснюється на підставі спеціального договору, що укладається між архівом і відповідною службою охорони та містить взаємні зобов'язання сторі...
- 3. У випадках аварій, виникнення пожежі або іншої надзвичайної ситуації, що загрожують цілісності та збереженості документів, охорона зобов'язана вжити невід...
- 4. Обов'язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та опечатуванню підлягають сховища, приміщення, в яких тимчасово зберігаються документи (читальний...
- Опечатуванню підлягають також сейфи, де зберігаються видані зі сховищ документи, облікова документація.
- 5. З метою захисту документів від розкрадання на вікнах підвальних приміщень і цокольних поверхів архіву встановлюються відкидні металеві ґрати. Навколо тери...
- 6. Сховища в робочий час закривають на ключ. Ключі від дверей в робочий час знаходяться у працівників, відповідальних за сховища. Інші особи допускаються у с...
- 7. Винесення (вивезення) з архіву документів, друкованих видань та інших матеріальних цінностей здійснюється відповідно до вимог Порядку доступу до приміщень...