Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України
Наказ Міністерства юстиції України; Інструкція, Форма типового документа, Акт, Перелік, План, Картка, Порядок, Журнал, Замовлення, Опис, Вимоги від 02.07.2012973/5
Документ v0973323-12, втратив чинність, поточна редакція — Втрата чинності від 03.08.2015

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

02.07.2012  № 973/5

{Наказ втратив чинність на підставі Наказу Мін'юсту № 1405/5 від 03.08.2015}

Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України

{Із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції
№ 565/5 від 25.03.2014}

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві юстиції України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 4 січня 1998 року № 4/5 "Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України" (із змінами).

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра - керівника апарату Сєдова А.Ю.

Міністр

О. Лавринович




ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
02.07.2012  № 973/5

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в Міністерстві юстиції України

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства в Міністерстві юстиції України (далі - Інструкція) встановлює єдині вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Міністерстві юстиції України (далі - Міністерства) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

1.2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Міністерства, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Міністерстві розроблені відповідно до положень Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (далі - Типова інструкція).

1.4. Відповідно до документообігу у Міністерстві застосовується децентралізована система реєстрації документів.

Застосування децентралізованої системи діловодства в Міністерстві передбачає ведення поточного діловодства, формування і оперативне зберігання справ у межах кожного структурного підрозділу аж до передачі справ в архів Міністерства.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства в Міністерстві покладається на заступника Міністра - керівника апарату.

1.6. Організація ведення діловодства в Міністерстві, відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції, покладається на Управління документального забезпечення Департаменту організаційного та ресурсного забезпечення (далі - Управління документального забезпечення).

1.7. Порядок ведення діловодства щодо звернень громадян покладається на Управління розгляду звернень та прийому громадян Департаменту організаційного та ресурсного забезпечення (далі - Управління розгляду звернень та прийому громадян).

1.8. Методичне керівництво здійснення контролю за строками виконання документів, що надходять від вищестоящих державних органів, покладається на Відділ контролю Департаменту організаційного та ресурсного забезпечення (далі - Відділ контролю).

1.9. Відповідальність за організацію діловодства в структурних підрозділах Міністерства, дотримання правил цієї Інструкції всіма працівниками структурних підрозділів, а також за збереження документів з моменту їх створення або надходження і до відправлення або передачі до архіву Міністерства покладається на керівників підрозділів.

Ведення діловодства в структурному підрозділі покладається на одного або декількох працівників структурного підрозділу відповідно до функціональних обов'язків.

1.10. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим (далі - акти державних органів), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі - запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів несуть відповідальність заступники Міністра згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Міністерства відповідають їх керівники.

1.11. Основним завданням служби діловодства є встановлення в Міністерстві єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства. Управління документального забезпечення відповідно до покладених на нього завдань:

- розробляє інструкцію Міністерства з діловодства та номенклатуру справ Міністерства;

- здійснює реєстрацію та веде облік документів вхідної та вихідної кореспонденції;

- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву Міністерства (далі - архів Міністерства);

- забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами Міністерства вимог інструкції Міністерства, регламенту та національних стандартів;

- вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в Міністерстві та на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

- проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах Міністерства, а також в підвідомчих установах, що належать до сфери його управління;

- бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Міністерстві;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в Міністерстві;

- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

- проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- організовує збереження документаційного фонду Міністерства та користування ним;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Міністерства з питань діловодства;

засвідчує печаткою документи, підписані керівництвом установи.

1.12. На Управління документального забезпечення покладається підготовка типових інструкцій з діловодства, типових (примірних) номенклатур справ для територіальних органів юстиції в Автономній республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, що належать до сфери управління Міністерства, відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків зберігання та погодження таких документів із центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

1.13. Додержання вимог цієї Інструкції є обов'язковим для всіх працівників апарату Міністерства.

1.14. При звільненні працівника, який виконує діловодні функції у структурному підрозділі, а також у разі його відпустки чи відрядження усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, яка його заміщає.

2. Документування управлінської інформації. Загальні вимоги до створення документів

2.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

2.2. Право видання документів, їх підписання, погодження, затвердження регламентується Положенням про Міністерство юстиції України, затвердженим Указом Президента України від 6 квітня 2011 року № 395/2011, положеннями про структурні підрозділи апарату Міністерства та посадовими інструкціями.

Підставою для створення документів у Міністерстві є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.3. У Міністерстві визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

2.4. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом Міністерства, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

2.5. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання Міністерством покладених на нього завдань і функцій.

2.6. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності Міністерства є:

- Конституція України, закони України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції;

- потреба в правовому регулюванні діяльності апарату Міністерства.

2.7. Видання розпорядчих документів обов'язкове:

- з організаційних питань - при створенні, реорганізації і ліквідації підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Міністерства та структурних підрозділів; визначенні функцій і завдань підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Міністерства та структурних підрозділів; затвердженні їх структури; підведенні підсумків діяльності; визначенні прав і обов'язків посадових осіб; при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;

- з питань планування - при визначенні порядку і строків складання планів; затвердженні перспективних і річних планів; зміни планових показників і встановленні додаткових планових завдань; підведенні підсумків виконання планів;

- з питань праці і заробітної плати - при призначенні працівників на посаду, звільненні з посади і переміщенні по службі; вирішенні питань про заохочення і застосування стягнення, про відрядження працівників; при затвердженні системи оплати праці працівників.

2.8. Розпорядчі документи, що надходять до Міністерства від вищестоящих державних органів, доводяться до підприємств, установ і організацій шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, доручень), в яких викладається зміст документа стосовно завдань Міністерства.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищестоящих державних органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

2.9. При здійсненні оперативних зв'язків із вищестоящими державними органами, міністерствами, іншими органами виконавчої влади, підприємствами, установами та організаціями Міністерство надсилає листи електронною поштою.

2.10. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі - ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (далі - ДСТУ 4163-2003).

2.11. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис (додаток 3).

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

2.12. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи.

Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

2.13. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 18.

2.14. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

2.15. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

- таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, актами, дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, запитами та зверненнями народних депутатів України - за рішенням Міністра на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

- інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Міністерства.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

В органах виконавчої влади, із якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на керівників цих органів.

3. Бланки документів

Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках Міністерства, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

3.1. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) - для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 - ліве;

10 - праве;

10 - верхнє та нижнє.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше органів, оформлюються не на бланках.

Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

3.2. Всі службові документи повинні оформлюватися на бланках Міністерства.

У Міністерстві застосовують такі види бланків:

- загальний бланк для створення різних видів документів (додаток 21);

- бланки для листування з постійними закордонними кореспондентами (виготовлені двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною) (додаток 23);

- бланк конкретного виду документа (накази) (додаток 22).

Контроль та облік пронумерованих бланків здійснює Адміністративно-господарське управління Департаменту організаційного та ресурсного забезпечення.

Бланки структурного підрозділу створюються тоді, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень (додаток 24).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.

Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

4. Оформлення реквізитів документів

Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники установ оформлюють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

5. Зображення Державного герба України

Зображення Державного герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-XII "Про Державний герб України".

Зображення Державного герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування назви Міністерства, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота - 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

6. Коди

6.1. Код Міністерства проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

6.2. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

7. Найменування установи

Найменування Міністерства - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про нього. Скорочене найменування Міністерства вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначеному документі. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком посередині строки.

8. Довідкові дані про Міністерство

Довідкові дані про Міністерство містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, код ЄДРПОУ тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

9. Назва виду документа

Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

10. Дата документа

10.1. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011.

10.2. У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 2 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 3 червня 2011 р.

10.3. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

10.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

10.5. На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

10.6. Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша умова набуття чинності. Спільні нормативно-правові акти повинні мати єдину дату підписання документа.

Нормативно-правові акти, які занесені до Державного реєстру нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено актами, але не раніше дня їх офіційного опублікування.

11. Реєстраційний індекс

11.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

11.2. Документи реєструються в межах груп у залежності від кореспондента на підставі номенклатури. Наприклад, окремо реєструються урядові документи, накази Міністерства з основної діяльності, накази з особового складу та відряджень, рішення колегії Міністерства, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення.

11.3. При реєстрації вихідного листа (за ініціативою Міністерства) йому надається реєстраційний індекс, який складається з індексу підрозділу (що створив документ), індексу кореспондента за номенклатурою відомчої картотеки справ (проставляється співробітниками підрозділу, де створено документ) та порядкового номера по журналу реєстрації вихідної кореспонденції, що ведеться у структурних підрозділах апарату Міністерства (додаток 7).

Приклад:

16-32/55,

де 16 - індекс структурного підрозділу Міністерства;

32 - індекс кореспондента за відомчою номенклатурою справ;

55 - порядковий номер по журналу реєстрації вихідної кореспонденції.

11.4. При реєстрації вихідного листа (листа-відповіді) йому надається реєстраційний індекс, який складається з вхідного індексу (який було присвоєно при реєстрації документа) та через правобічну похилу риску індексу структурного підрозділу (що надає відповідь).

Приклад:

10272-0-26-09/16.5,

де 10272-0-26-09 - індекс, який було присвоєно при реєстрації документа, який надійшов до Міністерства;

16.5 - індекс структурного підрозділу Міністерства.

11.5. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 1117/5 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

11.6. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами.

Місцерозташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

12. Посилання на реєстраційний індекс

Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

13. Гриф обмеження доступу

Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

14. Адресат

14.1 Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:


Національне агентство з питань державної служби

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:


Державна архівна служба
Фінансово-економічне управління
Начальнику управління
прізвище, ініціали

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:


Голові Державної митної служби
прізвище, ініціали

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:


Міністерствам і відомствам

14.2. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

14.3. Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:


Міністерство юстиції
вул. Городецького, 13
м. Київ, 01001

14.4. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:


Левченко Ю.М.
вул. Мельникова, буд.49, кв.65
м. Київ, 04050

14.5. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

15. Гриф затвердження документа

15.1 Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом Міністерства. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом Міністерства.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 8).

15.2. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр культури
підпис, ініціали, прізвище
Дата

15.3. У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства фінансів
12 березня 2009 року № 298

15.4. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

16. Резолюція

16.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівництвом Міністерства, що містить вказівки щодо виконання документа.

16.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис Міністра або його заступників, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

Приклад:

Прізвище, ініціали

Прошу підготувати відповідь

15.05.2010

Підпис

Дата

16.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

16.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція проставляється на реєстраційно-контрольних картках у спеціальній графі або безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту.

Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

17. Заголовок до тексту документа

Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

18. Відмітка про контроль

Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення слова "Контроль" (з використанням штампа) на лівому нижньому полі першої сторінки документа та на РКК із зазначенням строку виконання.

{Абзац другий розділу 18 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014}

У разі необхідності повернення документа установі-авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

19. Текст документа

19.1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

19.2. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною - конкретні характеристики.

19.3. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку - слова "Продовження додатка".

20. Відмітки про наявність додатків

20.1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

20.2. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

20.3. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:


Додаток 3
до Інструкції
(пункт 5)

20.4. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:


Додаток
до наказу Міністерства юстиції
20.04.2010 року № 295/5

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

20.5. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№ " перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

20.6. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 року № 595/03-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

Якщо додаток надсилається в електронному вигляді (електронними засобами зв'язку), про це робиться відповідний запис, наприклад:

Додаток: на 3 арк. В електронному вигляді.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

21. Підпис

21.1. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до повноважень, визначених організаційними та розпорядчими документами Міністерства.

Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються Міністром або за його дорученням - заступником Міністра. Право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням Міністром політичних функцій, може надаватися керівникам самостійних структурних підрозділів відповідно до повноважень, визначених організаційними та розпорядчими документами Міністерства.

Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються Міністром або його заступниками згідно з розподілом повноважень або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

21.2. Внесення у підписані документи будь-яких виправлень та доповнень не допускається.

21.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, скорочене - на документі, складеному на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Приклад:

Міністр юстиції

підпис

ініціали, прізвище

або

Міністр

підпис

ініціали, прізвище

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

21.4. Коли документ надсилається одночасно кільком державним органам Міністр підписує всі його примірники.

21.5. У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства, а на місця розсилаються копії.

21.6. Управлінням документального забезпечення засвідчується один екземпляр ксерокопії документа, який передається виконавцеві для розмноження та подальшого направлення на інші адреси.

21.7. Як правило, документи підписуються однією посадовою особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посади:

Заступник Міністра

підпис

ініціали, прізвище

Головний бухгалтер

підпис

ініціали, прізвище

При підписанні документа кількома особами, які займають однакові посади, підписи розміщуються на одному рівні і скріпляються печаткою Міністерства.

Приклад:

Міністр фінансів

Міністр юстиції

підпис, ініціали, прізвище
відбиток гербової печатки

підпис, ініціали, прізвище
відбиток гербової печатки

21.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу й секретарем:

Голова комісії

Підпис

Ініціали, прізвище

Секретар комісії

Підпис

Ініціали, прізвище

21.9. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом (розпорядженням).

21.10. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

Голова комісії

підпис

ініціали, прізвище

Секретар комісії

підпис

ініціали, прізвище

21.11. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

21.12. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

22. Візи та гриф погодження

22.1. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

22.2. Погодження може здійснюватись як в Міністерстві посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за його межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

22.3. Внутрішнє погодження оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

22.4. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються у Міністерстві.

22.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник відділу

підпис, ініціали, прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

22.6. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

22.7. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

22.8. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

22.9. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО
Міністр юстиції
підпис, ініціали, прізвище
Дата

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Центральної експертно-перевірної
комісії Укрдержархіву

Дата

22.10. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

22.11. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади

підпис

ініціали, прізвище

Дата

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою відповідної установи.

22.12. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

- з установами однакового рівня та іншими установами;

- з громадськими організаціями;

- з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

- з установами вищого рівня.

23. Відбиток печатки

23.1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається у Міністерстві на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 9).

23.2. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

23.3. Наказом (розпорядженням) Міністерства визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

24. Відмітка про засвідчення копій документів

24.1. Копія документа виготовляється й видається з дозволу керівництва Міністерства або керівника структурного підрозділу.

Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в самому Міністерстві.

При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ посадових осіб Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

24.2. Копії документів виготовляються засобами копіювальної техніки. При цьому на копіях відтворюються усі реквізити оригіналу документа та його складові частини, зокрема особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, відбиток печатки (у разі наявності)  (додаток 25).

{Пункт 24.2 розділу 24 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014}

24.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії документа.

Приклад:

Дата, реєстраційний індекс

Ініціали, прізвище

Посада

З оригіналом згідно

Посада

підпис

Ініціали, прізвище

Дата

Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, із якими вони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис завіряється печаткою служби діловодства Міністерства. Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені на оригіналі. Копія тексту документа повинна відповідати оригіналу.

25. Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до Міністерства

25.1. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Іванова 256 23 29

25.2. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи.

Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

До справи № 03-10

До справи № 05-19

Лист-відповідь від 20.05.2011 № 03-10/01/802

Питання вирішено позитивно під час телефонної розмови
04.03.2011

посада, підпис, ініціали, прізвище
21.05.2011

посада, підпис, ініціали, прізвище
05.03.2011

25.3. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc.

25.4. Відмітка про надходження документа до Міністерства проставляється за допомогою штампа на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є найменування Міністерства, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа, або зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

Відмітка про надходження документа проставляється на конверті, якщо він має напис "Особисто".

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі-авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

26. Запис про державну реєстрацію

Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

Нормативно-правові акти Міністерства, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" підлягають державній реєстрації, повинні мати у верхньому правому кутку після номера чи грифа затвердження вільне місце (60 х 100 міліметрів) для напису про державну реєстрацію.

27. Складення деяких видів документів

27.1. Накази

27.1.1. Наказ - розпорядчий документ Міністерства.

27.1.2. Накази Міністерства видаються на виконання законів України, актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, рішень колегії Міністерства, а також за дорученням керівництва або за ініціативою структурних підрозділів.

27.1.3. Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік типових документів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884, за змістом, строками зберігання та напрямками діяльності Міністерством видаються такі накази:

з основної діяльності;

з кадрових питань (особового складу) (про призначення, переведення, переміщення, звільнення; атестація, підвищення кваліфікації, стажування, щорічна оцінка державних службовців, допуск та доступ до державної таємниці; присвоєння рангу, зміна облікових даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, встановлення різних надбавок, доплат, виплата матеріальної допомоги; про відпустки щодо догляду за дитиною);

про короткострокові відрядження в межах України та за кордон, стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням, про відпустки без збереження заробітної плати;

з адміністративно-господарських питань.

{Підпункт 27.1.3 пункту 27.1 розділу 27 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014}

27.1.4. Проект наказу з основної діяльності розробляється структурним підрозділом Міністерства за дорученням керівництва або за власною ініціативою.

27.1.5. Проект наказу з кадрових питань готується Департаментом кадрової роботи та державної служби у двох примірниках на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів. Другий примірник проекту наказу візується виконавцем, керівником Департаменту, у разі потреби - керівниками інших структурних підрозділів Міністерства, заступником Міністра відповідно до розподілу повноважень.

27.1.6. Проекти наказів про надання відпусток працівникам апарату Міністерства (крім Міністра, першого заступника та заступників Міністра, працівників патронатної служби Міністра, керівників самостійних структурних підрозділів) оформлюються за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 р. № 489.

27.1.7. Проект наказу розробляється у двох примірниках. Перший примірник проекту візує виконавець і керівник структурного підрозділу, що вносять проект. Коли виникає потреба - візують посадові особи, яким в проекті наказу передбачено завдання і доручення.

27.1.8. Проект наказу візує заступник Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

27.1.9. Наказ підписує Міністр, а у разі його відсутності - заступник Міністра, який виконує його обов'язки.

Заступник Міністра - керівник апарату підписує накази з питань, що належать до його компетенції.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

27.1.10. Наказ оформлюється на бланках наказу та містить такі обов'язкові елементи:

- дата, номер;

- заголовок до тексту;

- назва посади, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала наказ.

27.1.11. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...", "Про внесення змін...") або іменника, що вказує на предмет ("Про підсумки...", "Про заходи...") (додаток 25).

27.1.12. Текст наказу складається з двох частин: констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Вона може починатися словами "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначають назву цього документа, його автора, дату, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

Розпорядчу частину наказу починають зі слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка, великими літерами, без відступу від лівого берега і лапок, після нього ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину розбивають на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі й узагальнено, наприклад: "керівникам структурних підрозділів".

Слід уникати неконкретних доручень, наприклад: "прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо. Такі доручення не можуть бути об'єктом контролю, оскільки їх виконання важко перевірити.

Останній пункт розпорядчої частини повинен містити відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

У випадку коли наказ скасовує (відміняє), змінює чи доповнює попередній розпорядчий документ або окремі його положення, то один із пунктів розпорядчої частини наказу повинен містити посилання на документ (пункт), що відміняється, із зазначенням дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами "Визнати таким, що втратив чинність, ...".

Зміни, що вносяться до наказу, оформлюються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу ..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу (розпорядження)".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: ...";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами ...".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформлюються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:

"1) Внести зміни до... (додаються)".

До наказів не можна включати пункт "Наказ довести до відома...". Установи, структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до Управління документального забезпечення після підписання такого документа.

27.1.13. Якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому реквізит "Відмітка про наявність додатків" після тексту не оформлюють. Усі додатки повинні бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс.

Додатки до наказу підписує або візує керівник структурного підрозділу, що підготував проект наказу.

27.1.14. Спільний наказ установ одного рівня оформлюється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм). Державний герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, назва виду документа - посередині.

Дата спільного наказу - єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний номер документа складається із реєстраційних номерів, які проставляють через правобіжну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ.

Розпорядча частина починається словом "НАКАЗУЄМО".

Підписи керівників розташовують нижче тексту на одному рівні і засвідчуються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

27.1.15. Накази з особового складу (з кадрових питань) оформлюють у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного співробітника, у зведених - про кількох незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...". У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про особовий склад", "Про кадрові питання".

У тексті наказів з особового складу, як правило, відсутня констатуюча частина та слово НАКАЗУЮ. Розпорядчу частину наказу починають дієсловом, що точно позначає дію: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо.

Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку. У зведених наказах з особового складу пункти розпорядчої частини наказу друкують у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.

Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими - ім'я, по батькові та текст наказу.

У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

До кожного пункту зазначається підстава щодо його складання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Слово "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст - через один міжрядковий інтервал.

Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

27.1.16. Накази нормативно-правового характеру підлягають державній реєстрації в установленому законодавством порядку.

27.1.17. Наказ набуває чинності з моменту його підписання та реєстрації, у визначених випадках - опублікування, оприлюднення.

Термін набуття чинності може зазначатися в самому розпорядчому документі.

27.1.18. Накази реєструються за порядком номерів у межах календарного року та індексу за номенклатурою справ (накази з основної діяльності мають індекс - "5", накази з кадрових питань - "6" та "к", накази з адміністративно-господарських питань - "7").

Реєстраційний індекс та дата наказів проставляються рукописним способом. Накази з основної діяльності, з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.

Накази з основної діяльності та адміністративно-господарських питань реєструються і зберігаються в Управлінні документального забезпечення.

{Підпункт 27.1.18 пункту 27.1 розділу 27 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014}

27.1.19. Накази з кадрових питань (особового складу) реєструються та зберігаються у Департаменті кадрової роботи та державної служби.

{Підпункт 27.1.19 пункту 27.1 розділу 27 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014}

27.1.20. Накази Міністерства зберігаються у відповідних номенклатурних справах у хронологічному порядку згідно з реєстраційними номерами в Управлінні документального забезпечення.

27.1.21. Копії наказів з кадрових питань виготовляються та завіряються Департаментом кадрової роботи та державної служби з використанням печатки з його найменуванням.

27.1.22. Копії наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань засвідчуються печаткою Управління документального забезпечення.

{Підпункт 27.1.22 пункту 27.1 розділу 27 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014}

27.1.23. Витяг з наказу оформлюється на загальному бланку Міністерства із зазначенням усіх реквізитів оригіналу наказу. До витягу переноситься лише пункт або кілька пунктів наказу, що стосується запиту. З оригіналу наказу до витягу переносять найменування посади, ініціали, прізвище посадової особи, яка підписала наказ. Особисто ця особа витяг не підписує. Відмітка про засвідчення копії документа є обов'язковим реквізитом витягу з наказу  (додаток 26).

{Пункт 27.1 розділу 27 доповнено новим підпунктом 27.1.23 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014}

27.2. Протоколи

27.2.1. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

27.2.2. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

27.2.3. Протокол оформляється на бланку протоколу (за наявності такого бланка) або на загальному бланку установи, а у разі, коли бланки не передбачені, - на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

27.2.4. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

27.2.5. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

27.2.6. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

27.2.7. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

27.2.8. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список присутніх, що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний наводиться наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

27.2.9. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

27.2.10. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

27.2.11. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

27.2.12. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

27.2.13. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

27.2.14. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

27.2.15. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.

27.2.16. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

27.3. Службові листи

27.3.1. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

- відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

- відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

- відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

- відповіді на запити інших установ;

- відповіді на звернення громадян;

- відповіді на запити на інформацію;

- ініціативні листи;

- супровідні листи.

27.3.2. Службовий лист оформлюється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

27.3.3. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.

Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

27.3.4. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

27.3.5. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити..." "роз'яснюємо, що..." або від третьої особи однини - "міністерство інформує...", "управління вважає за доцільне".

Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини - "прошу...", "пропоную...".

Службові листи підписуються відповідно до розділу 21 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

27.3.6. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу установи, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник керівника установи відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати керівник установи).

27.4. Документи до засідань колегіальних органів

27.4.1. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.

27.4.2. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.

Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.

Керівники структурних підрозділів апарату колегіального органу завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.

Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.

27.4.3. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п'ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання - не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

- доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

- проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби - проект наказу;

- довідку про погодження проекту рішення (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами установи та іншими установами;

- список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;

- інші документи, необхідні для розгляду питань.

27.4.4. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.

27.4.5. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

27.4.6. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів апарату колегіального органу.

27.4.7. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

27.4.8. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пункті 27.2 цієї Інструкції.

27.4.9. Рішення колегій установ реалізуються шляхом видання наказів установ, розпоряджень керівників установ, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.

27.5. Документи про службові відрядження

27.5.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

27.5.2. У разі необхідності відрядження працівника поза планом керівник підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я керівництва Міністерства зазначає куди, на який строк і з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом із проектом наказу та посвідченням про відрядження передається керівництву Міністерства, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 12).

27.5.3. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання одержаного завдання і подає до бухгалтерії авансовий звіт за встановленою формою.

28. Організація документообігу та виконання документів. Вимоги щодо раціоналізації документообігу

28.1. Документообіг установи - це проходження документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Міністерстві на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

28.2. Ефективна організація документообігу передбачає:

- проходження документів в Міністерстві найкоротшим шляхом;

- скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

- одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

- централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

- раціональне розташування в Міністерстві структурних підрозділів і робочих місць.

28.3. Порядок документообігу регламентується Інструкцією Міністерства, регламентом роботи, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

28.4. Особливості організації електронного документообігу визначаються Інструкцією Міністерства, Порядком роботи з електронними документами через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади з використанням електронного цифрового підпису, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в Міністерстві.

29. Облік обсягу документообігу

29.1. Обсяг документообігу установи - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

29.2. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації та в структурних підрозділах Міністерства.

За одиницю обліку береться документ. Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву Міністерства для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

30. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Міністерства

30.1. Приймання документів

30.1.1. Доставка документів до Міністерства здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службами.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція. Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

30.1.2. Кореспонденція, що надходить до Міністерства, приймається централізовано в Управлінні документального забезпечення та Відділі контролю відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

У разі надходження кореспонденції у неробочий час та святкові дні прийом здійснюється приймальнею Міністра.

Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.

30.1.3. Документи надходять до Управління документального забезпечення через поштове відділення та скриньку для приймання документів. Представникам підприємств, установ та організацій документи подати особисто можна при наявності реєстру передачі документів.

В реєстрі працівником Управління документального забезпечення проставляється відмітка про приймання кореспонденції.

Відмітка про приймання кореспонденції на копіях документів не ставиться.

Довідкова інформація про надходження, реєстрацію та подальший рух документів надається по телефону.

30.1.4. Вся кореспонденція, що надійшла від юридичних осіб, розкривається і реєструється в Управлінні документального забезпечення, а листи, що надійшли від фізичних осіб, передаються на реєстрацію до Управління розгляду звернень та прийому громадян Департаменту організаційного та ресурсного забезпечення (далі - Управління розгляду звернень та прийому громадян).

Пакети, що мають напис "особисто", передаються безпосередньо адресату в нерозкритому стані.

30.1.5. Електронні носії інформації обов'язково передаються із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

30.1.6. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність та відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, відсутність підпису, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в Управлінні документального забезпечення чи Відділі контролю (додаток 1).

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних, апеляційних, касаційних заяв та в порядку нагляду за скаргами громадян.

30.1.7. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

30.2. Попередній розгляд документів

30.2.1. Уся кореспонденція, що надійшла до Міністерства, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється начальником Управління документального забезпечення, начальником Відділу контролю або іншою визначеною особою відповідно до функціональних обов'язків.

30.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, і такі, що передаються безпосередньо структурним підрозділам, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення строків виконання документів.

30.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Термінові доручення вищестоящих державних органів, телеграми, телефонограми розглядаються й передаються керівництву негайно.

30.2.4. При попередньому розгляді документів слід керуватися Положенням про Міністерство та його структурні підрозділи, наказами, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, схемами проходження документів.

30.3. Реєстрація документів

30.3.1. Реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

30.3.2. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України, комітетів Верховної Ради України, кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України проводиться у Відділі контролю.

Реєстрація звернень, пропозицій, скарг, запитів на інформацію громадян проводиться в Управлінні розгляду звернень та прийому громадян.

Реєстрація вхідної кореспонденції від міністерств та інших державних органів влади, юридичних осіб проводиться в Управлінні документального забезпечення.

Облік вихідної кореспонденції ведеться у структурних підрозділах апарату Міністерства.

30.3.3. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в Міністерстві, так і ті, що надходять.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах.

Не підлягають реєстрації в Управлінні документального забезпечення документи, зазначені у додатку 2.

На документах, які надійшли до Міністерства, проставляється вхідний номер. Він має вигляд реєстраційного штампа, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч (на листах - відповідях) та штрих-коду на листах, які пройшли комп'ютерну реєстрацію. Основним принципом реєстрації документів є однократність.

Кожний документ реєструється у Міністерстві лише один раз: вхідні (первинні) - у день надходження або на наступний день, створені (за ініціативи Міністерства) - у день підписання або затвердження.

30.3.4. Ініціативні листи, підготовлені у структурних підрозділах апарату Міністерства, реєструються в структурних підрозділах особами, відповідальними за діловодство, у журналах вихідної кореспонденції.

Ініціативні листи, підготовлені помічниками Міністра та помічниками заступників Міністра, реєструються особисто в Управлінні документального забезпечення.

У неробочий час реєстрація вихідної кореспонденції (ініціативний лист) проводиться в приймальні Міністра.

30.3.5. Для реєстрації всіх категорій вхідних документів Міністерством застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка (далі - РКК) (додаток 4) із зазначенням обов'язкових реквізитів (додаток 5).

30.3.6. РКК на документи виготовляються в одному примірнику. РКК є невід'ємним додатком до документа і залишається разом з документом у структурному підрозділі, де він виконується.

30.3.7. Реєстраційні картотеки створюються окремо на кожний календарний рік.

30.3.8. Вхідна кореспонденція, що надійшла до Міністерства, реєструється в автоматизованому режимі та в журналах (листи-відповіді).

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату Міністерства інформацією про всі документи, що надходять до Міністерства, та місце знаходження за допомогою виводу інформації на дисплей.

Як правило, пошук інформації проводиться на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації, а також на спеціально обладнаних місцях роботи діловодів структурних підрозділів. Користувач має можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.

31. Організація передачі документів та їх виконання

31.1. Відразу після реєстрації на розгляд Міністрові передаються закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, акти Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України, комітетів Верховної Ради України, кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України в папці з грифом "Невідкладно".

31.2. Документи, що отримані до 16:00, реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день або на наступний. Документи, отримані після 16:00, - на другий день, термінові - негайно.

31.3. Зареєстрований документ передається у приймальні Міністра, заступників Міністра, визначеній відповідальній особі під підпис у журналі передачі кореспонденції із зазначенням часу отримання або особі, відповідальній за діловодство у структурному підрозділі, під розпис у Реєстрі отримання документів.

Якщо питання, викладені в листі, не відносяться до компетенції структурного підрозділу, зазначеного у резолюції, то документ передається через службову записку на ім'я Міністра або заступників Міністра, які за розподілом функціональних обов'язків відповідають за дане питання, або за домовленістю керівників структурних підрозділів.

31.4. Факт передачі документа фіксується в Управлінні документального забезпечення, Відділі контролю, Управлінні розгляду звернень та прийому громадян шляхом проставлення відмітки у РКК із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

31.5. При передачі для виконання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

31.6. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.

31.7. Керівники структурних підрозділів Міністерства забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день їх надходження, контроль за строками та якісним виконанням документів по суті питань.

31.8. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

31.9. Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, що використовувалась при підготовці документа.

31.10. Структурний підрозділ чи посадова особа, визначена у резолюції, одержує документи у день їх реєстрації або на наступний день. Термінові документи передаються негайно.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

31.11. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівництву Міністерства, а у визначених випадках - керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби - підготовку для пересилання адресату.

31.12. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

31.13. Виконавець визначає необхідну кількість екземплярів документа, передає документ на тиражування. На документ, що розсилається більше ніж у чотири адреси, виконавець готує список для розсилки.

31.14. При оперативному вирішенні питань без складання додаткових документів виконавець проставляє відмітки на документі: про дату надходження, про дати проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), про дату й результати остаточного виконання.

Усі відмітки розміщуються на зворотному боці останнього аркуша документа ліворуч.

31.15. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи.

32. Розмноження документів

32.1. Необхідність розмноження документів, що стосуються службової діяльності Міністерства, визначається керівниками структурних підрозділів.

32.2. Розмноження документації повинно здійснюватись у спеціалізованому підрозділі за такими правилами:

- для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 10);

- документи на розмноження передаються разом із замовленням;

- замовлення реєструється у спеціальному журналі (додаток 11).

При одержанні розмноженого матеріалу посадова особа, яка його одержує, розписується на замовленні і зазначає дату одержання. Оригінали документів після зняття з них копій повертаються за належністю.

33. Організація контролю за виконанням документів

33.1. Загальні положення

33.1.1. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

33.1.2. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також за виконанням управлінських рішень та доручень керівництва Міністерства.

Відділом контролю обов'язково контролюється виконання завдань, визначених законами України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, запитами, зверненнями народних депутатів України, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, де скликання визначено за Міністерством, а також інших завдань, визначених керівництвом Міністерства.

Організацію контролю за виконанням визначених завдань здійснює заступник Міністра - керівник апарату (відповідно до розподілу функціональних обов'язків).

33.1.3. Здійснення контролю за строками виконання в апараті Міністерства покладається на Відділ контролю.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

33.2. Строки виконання завдань

33.2.1. Строк виконання документа може встановлюватися у самому документі, нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва Міністерства. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (затвердження).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

33.2.2. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 13.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом Міністерства. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає.

33.2.3. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів.

Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

Доручення без зазначення строку виконання з позначкою "терміново" повинні бути виконані протягом 7 календарних днів.

Відділ контролю, у разі відсутності строку виконання, може самостійно встановлювати строки відповідно до законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України.

33.2.4. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за письмовим обґрунтованим проханням виконавця до Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, - до закінчення тридцятиденного строку.

33.2.5. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа, адресованого Главі Адміністрації Президента України, за 7 календарних днів до закінчення встановленого строку.

33.3. Організація виконання завдань

33.3.1. Відповідальність за виконання доручення, його проходження, зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні матеріалів несе структурний підрозділ чи посадова особа, визначена у резолюції керівництва Міністерства.

Якщо виконання завдання покладається на кілька структурних підрозділів чи посадових осіб, відповідальним за організацію виконання є структурний підрозділ чи посадова особа, які у резолюції керівника визначені першими (далі - головний виконавець).

33.3.2. При визначені структурного підрозділу головним виконавцем завдання, яке не відповідає функціональним повноваженням підрозділу, головний виконавець повинен негайно порушити питання про уточнення або заміну головного виконавця перед посадовою особою, яка доручила виконання доручення, завдання.

33.3.3. Головний виконавець при зміні резолюції або строків виконання повинен негайно довести зазначену інформацію до відома Відділу контролю.

33.3.4. Головний виконавець зобов'язаний забезпечити надання іншим зазначеним у резолюції структурним підрозділам чи посадовим особам (далі - співвиконавцям) копій документів, необхідних для виконання встановленого завдання, визначити зміст завдання для кожного співвиконавця, форму та строки подання матеріалів. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці можуть отримувати копії документів в електронній формі.

33.3.5. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій.

33.3.6. Якщо у дорученні не встановлено строки подання пропозицій головному виконавцю, співвиконавці зобов'язані подавати пропозиції протягом першої половини строку, відведеного для виконання.

33.3.7. Головному виконавцю надається право координувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання співвиконавцями пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

У разі необхідності головним виконавцем розробляється план організації виконання завдання, що містить інформацію про зміст кожного конкретного пункту, його виконавця та строки виконання (додаток 19). Копія плану в обов'язковому порядку передається головним виконавцем до Відділу контролю.

33.3.8. У разі несвоєчасного подання одним із співвиконавців своєї частини завдання з його особистої вини на нього за письмовою вказівкою посадової особи, яка доручила виконання завдання, може бути покладено обов'язок продовження строку виконання, підготовки, візування та подання на підпис загальної відповіді. При цьому необхідно мати на увазі, що строки виконання завдань установ вищого рівня можуть бути продовжені у виняткових випадках лише тими ж установами, що визначили завдання, та при наявності поважних причин.

33.4. Здійснення контролю за строками виконання

33.4.1. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівництва Міністерства або цієї Інструкції.

33.4.2. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, облік контрольних завдань, визначення форм і методів контролю, формування картотеки контрольних завдань, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання, проведення перевірок стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства.

33.4.3. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки (далі - РКК), додаткові примірники якої виготовляються при постановці завдань на контроль, або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

33.4.4. Під час взяття документа на контроль на ньому проставляється позначка "Контроль" на лівому нижньому полі першої сторінки документа та на РКК із зазначенням строку виконання.

33.4.5. На один контрольований документ може бути заведено кілька РКК, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

33.4.6. У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, РКК складається тільки на головного виконавця.

33.4.7. Після визначення строку виконання завдання передається головному виконавцеві, а додатковий примірник (чи додаткові примірники) РКК переносяться до контрольної картотеки. З додаткових примірників РКК формуються контрольні картотеки у Відділі контролю.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання завдань.

33.4.8. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до РКК.

33.4.9. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки головного виконавця, вносяться до РКК. При цьому попередні записи не закреслюються.

33.4.10. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань).

33.5. Зняття з контролю

33.5.1. Після виконання документ знімається з контролю.

Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю, якщо поставлені у ньому завдання вирішені і лист-відповідь (інформація) за підписом уповноваженої особи направлено до відповідних органів державної влади, установ, організацій, підприємств чи особам, яким він адресований, або надано інше підтвердження виконання.

33.5.2. Днем виконання завдань вважається день реєстрації в Міністерстві вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

33.5.3. Зняття з контролю здійснюється після подання до Відділу контролю копії листа-відповіді до документа, що перебував на контролі, із зазначенням вихідного номера і дати, прізвища та телефону безпосереднього виконавця чи надання іншого підтвердження виконання.

33.5.4. У день підписання документ знімається з обліку спеціалістом, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі Міністерства, чи безпосереднім виконавцем шляхом внесення до графи "Відмітки про виконання документа" РКК відповідного запису.

33.5.5. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до комп'ютерної бази даних спеціалістом Відділу контролю.

33.5.6. Оригінали завдань, матеріали про їх виконання зберігаються у структурному підрозділі, відповідальному за виконання.

33.6. Узагальнення інформації про виконання завдань

33.6.1. Інформація про виконання взятих на контроль завдань узагальнюється станом на 7 число кожного місяця і подається керівникам структурних підрозділів у вигляді зведень (переліків) невиконаних завдань та завдань, виконаних з порушенням строків, за звітний період (додаток 20).

Інформація про причини порушення строків виконання зазначених у переліку завдань заповнюється структурними підрозділами та направляється до Відділу контролю до 10 числа кожного місяця для узагальнення інформації та подання керівництву Міністерства.

33.6.2. На підставі відомостей комп'ютерної бази даних Відділ контролю періодично формує звіти та складає аналітичні довідки щодо стану виконавської дисципліни у Міністерстві та надає їх на розгляд керівництву Міністерства.

34. Інформаційно-довідкова робота з документами

34.1. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням РКК або автоматизованих банків реєстраційних даних.

34.2. Пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, вхідний та вихідний номер документа, кореспондент, короткий зміст тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

35. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

35.1. Вихідна кореспонденція, у тому числі створена за допомогою ПК, обробляється й відправляється централізовано в день її одержання від структурних підрозділів або на наступний робочий день.

Не допускається відправлення або передача кореспонденції без обліку у відповідних журналах вихідної кореспонденції.

35.2. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

35.3. Передача факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису, документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису здійснюється у Департаменті організаційного та ресурсного забезпечення та у структурних підрозділах Міністерства.

35.4. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису надсилається також оригінал документа в паперовій формі.

35.5. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівником Управління документального забезпечення перевіряється:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- наявність і правильність зазначення адреси кореспондента;

- наявність необхідних підписів на документі;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- наявність і повноту додатків;

- наявність прізвища виконавця та номера телефону;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Особи, відповідальні за діловодство у структурних підрозділах, зобов'язані під час передачі вихідних документів на відправку до Управління документального забезпечення перевіряти наявність віз, копій вихідних документів, що залишаються у справах структурного підрозділу, повноту додатків, підпису на документі та наявність і правильність зазначення адреси.

35.6. Документи, що оформлені неналежним чином, підлягають поверненню.

35.7. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.

35.8. Документи, що адресують постійним кореспондентам, відправляються у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським або типографським способом.

35.9. При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу.

35.10. У журналі обліку вихідної кореспонденції зазначається дата відправлення документа, вихідний реєстраційний індекс документа, кількість додатків, адресат (додаток 6).

Документи, що доставляються до місця призначення особисто виконавцем, обліковуються у відповідних журналах вихідної кореспонденції "Нарочно".

35.11. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.

35.12. Вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення виконавці або уповноважені особи (діловоди) передають до Управління документального забезпечення уповноваженій особі, що здійснює відправку документів, у конкретно визначені для цього години:

понеділок, вівторок, середа, четвер - до 16 години;

п'ятниця - до 15 години.

36. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

36.1. Складення номенклатури справ

36.1.1. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

36.1.2. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

36.1.3. У Міністерстві складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 14) і зведена номенклатура справ Міністерства (додаток 15).

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.

Зведена номенклатура справ складається в Управлінні документального забезпечення на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом Міністерства.

36.1.4. Зведена номенклатура справ Міністерства схвалюється комісією з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЕПК ЦДАВО) один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи Міністерства, після чого затверджується керівником Міністерства.

36.1.5. Зведена номенклатура справ Міністерства складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЕПК ЦДАВО. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в Управлінні документального забезпечення, другий - використовується службою діловодства як робочий, третій - передається до архіву Міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до ЦДАВО.

Структурні підрозділи Міністерства отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

36.1.6. Зведена номенклатура справ Міністерства щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

36.1.7. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується у Міністерстві. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

36.1.8. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу Міністерства (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного підрозділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс управління або відділу у складі департаменту, 07 - порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Міністерства юстиції".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису".

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення правової освіти населення" або "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників юридичних служб".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів Міністерства на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів Міністерства за 2011 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за Переліком типових документів.

У графі 5 "Примітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву Міністерства чи інших установ для їх продовження тощо.

36.1.9. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

36.2. Формування справ

36.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

36.2.2. Справи формуються в Міністерстві децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

36.2.3. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи оригінали або у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 міліметрів завтовшки).

36.2.4. Документи групуються у справи в хронологічному порядку.

36.2.5. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

36.2.6. Накази з питань основної діяльності Міністерства, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

36.2.7. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи: протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо); документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

36.2.8. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

36.2.9. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Міністерства або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

36.2.10. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

36.2.11. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

36.2.12. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).

36.2.13. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників Міністерства систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

36.2.14 Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у Міністерстві та її структурних підрозділах здійснюється Управлінням документального забезпечення та архівом Міністерства.

36.3. Зберігання документів у Міністерстві

36.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву Міністерства зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів Міністерства і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

36.3.2. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

36.3.3. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.

36.3.4. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

36.3.5. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

36.3.6. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника Міністерства з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

37. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

37.1. Експертиза цінності документів

37.1.1. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.

37.1.2. Для організації та проведення експертизи цінності документів у Міністерстві (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.

37.1.3. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах Міністерства безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом Управління документального забезпечення та архіву Міністерства.

37.1.4. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Міністерства, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

37.1.5. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типового переліку документів із строками зберігання, номенклатури справ Міністерства шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

37.1.6. За результатами експертизи цінності документів у Міністерстві складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 16).

37.1.7. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією Міністерства одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК ЦДАВО. Погоджені акти затверджуються керівництвом Міністерства, після чого їх можна знищувати.

37.1.8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи всього Міністерства. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

37.2. Складення описів справ

37.2.1. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

37.2.2. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.

37.2.3. Описи справ структурного підрозділу Міністерства складаються щороку за встановленою формою (додаток 17) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву Міністерства.

37.2.4. Номер опису справ структурного підрозділу Міністерства повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.

37.2.5. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

37.2.6. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

37.2.7. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, № _____".

37.2.8. Опис справ структурного підрозділу Міністерства підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується в Управлінні документального забезпечення і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.

37.2.9. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Міністерства, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

37.2.10. На основі описів справ структурних підрозділів архів Міністерства готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

37.2.11. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією Міністерства в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК ЦДАВО, після чого затверджуються керівництвом Міністерства. Один примірник затвердженого опису подається ЦДАВО.

37.2.12. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією Міністерства і затверджуються її керівництвом.

37.2.13. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією Міністерства, погоджуються з ЕПК ЦДАВО, після чого затверджуються керівництвом Міністерства. Один примірник зведеного опису подається ЦДАВО.

37.2.14. Міністерство зобов'язано описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до ЦДАВО у встановлені законодавством строки.

37.3. Оформлення справ

37.3.1. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

37.3.2. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

37.3.3. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.

37.3.4. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

37.3.5. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за... роки".

37.3.6. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

37.3.7. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом Міністерства - номер опису і фонду.

37.3.8. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

37.3.9. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

37.4. Передача справ до архіву Міністерства

37.4.1. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву Міністерства в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання знаходяться у структурних підрозділах Міністерства.

37.4.2. Передача справ до архіву Міністерства здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівництвом Міністерства.

37.4.3. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування.

37.4.4. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником сектору архівної справи Міністерства в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

37.4.5. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву Міністерства за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник сектору архівної справи Міністерства розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві Міністерства.

37.4.6. Справи, що передаються до архіву Міністерства, повинні бути зв'язані належним чином.

37.4.7. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву Міністерства незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Міністерство зобов'язане забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві Міністерства для постійного зберігання до ЦДАВО.



Додаток 1
п. 30.1.6

АКТ

{Додаток 1 в редакції Наказу Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014}



Додаток 2
п. 30.3.3

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження й відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

9. Прейскуранти цін (копії).

10. Вітальні листи й запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені тощо).

12. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

13. Форми статистичної звітності.

14. Договори.

15. Документи, отримані від Державного казначейства України (виписки з реєстраційних рахунків, проведені платіжні доручення, зареєстровані Реєстри юридичних та фінансових зобов'язань тощо).



Додаток 3
п. 2.11

СКЛАД
реквізитів організаційно-розпорядчих документів

1. Зображення Державного герба України.

2. Емблема установи, організації або підприємства.

3. Зображення нагород.

4. Код установи, організації або підприємства за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Найменування Міністерства.

7. Найменування установи, організації або підприємства.

8. Найменування структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.

14. Місце складення або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документів.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Позначка про контроль.

21. Текст.

22. Позначка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Позначка про засвідчення копій.

28. Прізвище виконавця й номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа й направлення його до справи.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

31. Позначка про надходження.



Додаток 4
п. 30.3.5

РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Відповідальний підрозділ

Міністерство юстиції
1. РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА №
Лист

2. (Контрольний термін)

(Контрольний термін)

(Знято з контролю, підпис, дата)

3. Дата та № реєстрації документа

4. Кореспондент

5. Вихідні дата

6. Короткий зміст
Примірників, Аркушів, Додатків

7. На

від

9. Резолюції

8. Кому направлено


Дата

Індекс

10 Відмітка про виконання документа

№ відповіді та дата відповіді

Зміст відповіді

Підготував

Підписав

11. Характер відповіді: Позитивно, Негативно, Роз'яснено, Відповідно пунктам документа



Додаток 5
п. 30.3.5

ПОРЯДОК
заповнення реквізитів реєстраційно-контрольної картки

Реквізити

Пояснення до заповнення

Назва виду документа

заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється

До документа

заповнюється у випадку надходження документа до попередніх документів. Вказується індекс попереднього документа

Вихідний індекс

вказується вихідний індекс установи-автора, який зазначений на супровідному листі

Дата документа

дата, що проставляється на документі установою-автором, переноситься на реєстраційно-контрольну картку (далі - картка) з використанням цифр у такій послідовності: число, місяць, рік (число і місяць зазначаються двома парами арабських цифр, рік - чотирма арабськими цифрами)

Кореспондент

під час реєстрації документа, що надійшов, зазначаються найменування установи (особи) - автора документа. Під час реєстрації документа, що надсилається, зазначається найменування установи (особи) - кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи

Підписав

зазначається прізвище особи, яка підписала документ

Додатки

зазначається загальна кількість аркушів, а потім окремо описуються додатки (кількість аркушів, магнітні носії)

Термін виконання

зазначається лише при реєстрації запитів на інформацію, в інших випадках не вказується, так як визначається керівниками структурних підрозділів

Відповідальний підрозділ

індекс структурного підрозділу, прізвище, ініціали керівника та назва структурного підрозділу

Короткий зміст

переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

Резолюція

вноситься після проставлення на картці керівництвом Міністерства: автор резолюції, дата протравлення та зміст доручення

Індекс документа

присвоюється автоматично після заповнення всіх необхідних реквізитів та застосування РКК

Дата надходження

присвоюється автоматично після заповнення всіх необхідних реквізитів та застосування

Відмітка про виконання документа

заповнюється у структурному підрозділі виконавцем документа


Додаток 6
п. 35.10

ЖУРНАЛ
обліку вихідної кореспонденції

Дата відправлення документа

Вихідний реєстраційний індекс документа

Кількість додатків

Адресат

1

2

3

4




Додаток 7
п. 11.3

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних (ініціативних) листів

№ п/п

Дата вихідного документа

Вихідний реєстраційний індекс документа

Кореспондент

Короткий зміст документа

Виконавець

1.

2.




Додаток 8
п. 15.1

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).

2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).

3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).

5. Номенклатури справ.

6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).

7. Описи справ.

8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).

9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).

10. Посадові інструкції.

11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).

12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).

13. Розцінки на виконання робіт.

14. Статути державних підприємств (об'єднань).

15. Структура і штатна чисельність.

16. Форми уніфікованих документів.

17. Штатні розписи.



Додаток 9
п. 23.1

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

1. Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконаних робіт; списання; експертизи тощо).

2. Аркуші погодження нормативних актів.

3. Висновки й відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до вищої атестаційної комісії.

4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану й належну зарплату тощо).

5. Доручення (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

6. Договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди, науково-технічне співробітництво, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).

7. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

8. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснення фінансово-господарських операцій.

11. Посвідчення про відрядження.

12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку і освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію по договору, на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

14. Номенклатури справ.

15. Описи справ.

16. Норма витрат на коштовні матеріали.

17. Фінансові документи про перерахування коштів стягувачам за виконавчими документами (платіжні вимоги, платіжні доручення).

18. Подання і клопотання (про нагородження орденами й медалями; преміями).

19. Протоколи (погодження планів поставок).

20. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

21. Специфікації (виробів, продукції тощо).

22. Статути державних підприємств (об'єднань).

23. Судові позови і заяви.

24. Титульні списки.

25. Штатні розписи і зміни до них.



Додаток 10
п. 32.2

ЗАМОВЛЕННЯ
на розмножувальну роботу



Додаток 11
п. 32.2

ЖУРНАЛ
обліку роботи розмножувального цеху

№ п/п

Дата

Повне найменування замовлення

Найменування структурного підрозділу

Кількість аркушів

Тираж

Дата дозв. друку

Дата видачі замовлення

1

2

3

4

5

6

7

8




Додаток 12
п. 27.5.2

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

Прізвище, ініціали

Місце роботи та посада

Місце відрядження

Дата і номер наказу (розпорядження)

Дата вибуття у відрядження

Дата прибуття з відрядження

1

2

3

4

5

6

7




Додаток 13
п. 33.2.2

СТРОКИ
виконання основних документів

1. Укази, розпорядження і доручення Президента України - у разі коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 днів з дати набрання чинності цим актом або з дати підписання доручення.

2. Запит народного депутата України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження (реєстрації) або в інший установлений Верховною Радою України строк.

Депутатський запит групи народних депутатів чи комітету Верховної Ради України розглядається в порядку, встановленому для розгляду запиту народного депутата України.

3. Звернення народного депутата України - протягом 10 днів з дня надходження (реєстрації).

Звернення комітету Верховної Ради України розглядається в порядку, встановленому для розгляду звернення народного депутата України.

4. Якщо депутатський запит чи звернення з об'єктивних причин не може бути розглянуто у визначений строк, народному депутатові України, а стосовно депутатського запиту - також Голові Верховної Ради надсилається письмове повідомлення із зазначенням причини продовження строку за підписом посадової особи, якій адресовано запит чи звернення.

Строк розгляду депутатського запиту чи звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.

5. Строки виконання запитів і звернень народних депутатів України, комітетів Верховної Ради України, що надсилаються до Міністерства Кабінетом Міністрів України до виконання, встановлюються з урахуванням дати їх надходження до Секретаріату Кабінету Міністрів, якщо інше не зазначено у завданні.

6. Звернення Спеціальної контрольної комісії з питань приватизації, тимчасової спеціальної та тимчасової слідчої комісії Верховної Ради України, подання Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, що надсилаються до Міністерства Кабінетом Міністрів України, - у місячний строк з урахуванням дати їх надходження до Секретаріату Кабінету Міністрів, якщо інше не зазначено у завданні.

7. Експертиза закону України, що надійшов на підпис Президентові України, проводиться відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.

8. Підготовка експертних висновків щодо відповідності законопроектів acquis communautaire - у 20-денний строк з дня надходження (реєстрації).

9. Загальна тривалість процедури скріплення акта Президента України, що надсилається до Міністерства Кабінетом Міністрів України, підписами Прем'єр-міністра і Міністра не може перевищувати 5 днів з моменту надходження такого акта до Секретаріату Кабінету Міністрів, якщо інший строк не визначено Президентом України.

10. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів - до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України, якщо не встановлено інший строк.

11. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати - 15 днів з дня реєстрації документа в Міністерстві (якщо інший строк не встановлено у документі).

12. Письмовий запит Вищої ради юстиції або члена Вищої ради юстиції - протягом 10 днів з дня отримання запиту.

13. Погодження проектів актів проводиться відповідно до вимог Регламенту Кабінету Міністрів України.

14. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення - у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

15. Надання відповіді на запит на публічну інформацію - не більше п'яти робочих днів від дня надходження (реєстрації) запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

16. Звернення громадян - не більше одного місяця від дня їх надходження (реєстрації), а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.

Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, встановлюється необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особа, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

17. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

18. Пропозиції (звернення) органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян, адресовані Кабінетові Міністрів України, що переадресовані до Міністерства, - у місячний строк з урахуванням дати їх надходження до Секретаріату Кабінету Міністрів України, якщо інше не зазначено у завданні.

19. Запит Вищої кваліфікаційної комісії - не пізніш як через 10 днів з моменту надходження (реєстрації). Запит кваліфікаційно-дисциплінарної комісії та її палат - не пізніш як через 10 днів з моменту надходження (реєстрації).

20. Строк виконання завдань, що направляються до Міністерства Адміністрацією Президента України, Кабінетом Міністрів України для виконання, відраховується від дати підписання (реєстрації) у цих установах.

__________
* Примітка: Обчислення строків, визначених у даній Інструкції, здійснюється у календарних днях, якщо не міститься посилання на робочі дні.



Додаток 14
п. 36.1.3

Міністерство юстиції
Найменування структурного підрозділу


НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
______________ № _________
на ____________ рік

______________________________________________________________________________
(назва розділу)

Індекс справи

Заголовок справи
(тому, частини)

Кількість справ
(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

Найменування посади керівника структурного підрозділу



____________
(підпис)



________________________
(ініціали, прізвище)

___ ____________ 20__ р.



СХВАЛЕНО

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання експертної
комісії структурного підрозділу*

Завідувач сектору архівної справи
Управління документального забезпечення

___ ____________ 20__ р. № ____

____________
(підпис)

_________________
(ініціали, прізвище)

___ ___________ 20__ р.

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ____________ році у структурному підрозділі

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з позначкою "ЕПК"

Постійного

Тривалого
(понад 10 років)

Тимчасового
(до 10 років включно)

Усього

Найменування посади особи, відповідальної за діловодство в структурному підрозділі



____________
(підпис)



________________________
(ініціали, прізвище)

___ ____________ 20__ р.

Підсумкові відомості передано в архів Міністерства

Найменування посади особи, відповідальної за передачу відомостей



____________
(підпис)



________________________
(ініціали, прізвище)

___ ____________ 20__ р.

__________
* У разі наявності експертної комісії структурного підрозділу.



Додаток 15
п. 36.1.3

Міністерство юстиції

ЗАТВЕРДЖУЮ
Заступник Міністра - керівник апарату

__________
(підпис)

__________________
(ініціали, прізвище)

М. П.

___ ____________ 20__ р.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
____________ № _____
на ____________ рік

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

_____________________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)

Начальник Управління
документального забезпечення



____________
(підпис)



________________________
(ініціали, прізвище)

___ ____________ 20__ р.

Віза завідуючого архівом Міністерства

СХВАЛЕНО

Протокол засідання експертної
комісії Міністерства


____________. № _____

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання
експертно-перевірної комісії
ЦДАВО України

____________. № _____

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у _________ році в Міністерстві

За строками зберігання

Разом

У тому числі

таких, що переходять

з позначкою "ЕПК"

Постійного

Тривалого
(понад 10 років)

Тимчасового
(до 10 років включно)

Усього

Начальник Управління документального забезпечення



____________
(підпис)



________________________
(ініціали, прізвище)

___ ____________ 20__ р.

Підсумкові відомості передано в архів Міністерства

Найменування посади особи, відповідальної за передачу відомостей



____________
(підпис)



________________________
(ініціали, прізвище)

___ ____________ 20__ р.




Додаток 16
п. 37.1.6

АКТ
про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду


Додаток 17
п. 37.2.3

ОПИС



Додаток 18
п. 2.13

ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів

1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін'юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.

3. Назва виду документа друкується великими літерами.

4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

92 міліметри - для реквізиту "Адресат";

104 міліметри - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", текст (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "З оригіналом згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ" тощо.

8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.



Додаток 19
п. 33.3.7

ПЛАН
організації виконання ________________________________________________________
(назва акта чи доручення, номер та дата реєстрації у органі, що його видав)

№ п/п

Зміст завдання

Пункт (за актом чи дорученням)

Відповідальний виконавець

Строк виконання

1.

Посада

підпис

Ініціали, прізвище


Додаток 20
п. 33.6.1

Найменування структурного підрозділу

ПЕРЕЛІК
документів, що перебували на контролі та виконані з порушенням строків (період)

№ п/п

Вхідний № та дата реєстрації

Найменування установи, що надіслала документ, № та дата реєстрації

Короткий зміст

Відповідальний виконавець

Строк виконання

Причини порушення строку виконання*

__________
* Графа заповнюється у структурному підрозділі.

Посада керівника структурного підрозділу (відповідального за контроль)

підпис

Ініціали, прізвище



Додаток 25
п. 24.2

НАКАЗ

{Інструкцію доповнено Додатком 25 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014}



Додаток 26
пп. 27.1.23

ВИТЯГ
із наказу

{Інструкцію доповнено Додатком 26 згідно з Наказом Міністерства юстиції № 565/5 від 25.03.2014}


{Текст взято з сайту Мін'юсту України http://www.minjust.gov.ua}



вгору