![]()
{ Із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного
комітету архівів
N 71/95 ( z0516-07 ) від 10.05.2007 }
Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд
та архівні установи" ( 3814-12 ), постанови Кабінету Міністрів
України від 31 березня 2004 року N 408 ( 408-2004-п )
"Про створення галузевого державного архіву Міністерства
закордонних справ" Н А К А З У Є М О:1. Затвердити Положення про галузевий державний архів
Міністерства закордонних справ України, що додається.2. Управлінню формування та зберігання Національного
архівного фонду Державного комітету архівів України
(Сельченкова С.В.) та галузевому державному архіву Міністерства
закордонних справ України (Колотілова Л.М.) подати цей наказ у
встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства
юстиції України.3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника
Голови Державного комітету архівів України Портнова Г.В. та
заступника Міністра закордонних справ України Веселовського А.І.ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного комітету
архівів України,
Міністерства закордонних
справ України
17.04.2006 N 59/781. Галузевий державний архів Міністерства закордонних справ
України (далі - Архів) створено відповідно до Закону України
"Про Національний архівний фонд та архівні установи" ( 3814-12 )
та постанови Кабінету Міністрів України від 31 березня 2004 року
N 408 ( 408-2004-п ) "Про створення галузевого державного архіву
Міністерства закордонних справ" на базі Управління державного
архіву Міністерства закордонних справ України.2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України
( 254к/96-ВР ) та законами України, актами Президента України,
Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами МЗС
України та Державного комітету архівів України, а також цим
Положенням.3. Архів безпосередньо підпорядковується одному із
заступників Міністра закордонних справ України відповідно до
розподілу функціональних обов'язків.4. Архів провадить свою діяльність на основі річного плану,
який затверджує заступник Міністра закордонних справ України
відповідно до розподілу функціональних обов'язків, і звітує перед
ним про проведену роботу.5. Діяльність працівників Архіву визначається посадовими
інструкціями, які затверджує заступник Міністра закордонних справ
України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.6. Архів здійснює приймання, облік та постійне зберігання
документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що
утворилися в процесі діяльності МЗС України, закордонних
дипломатичних установ України, представництв МЗС України на
території України, та створює умови для користування ними.документи з різними матеріальними носіями інформації, що
відображають основні функції дипломатичної служби;друковані видання, що доповнюють архівні документи і
необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи
Архіву.8. Архів забезпечує єдину державну реєстрацію міжнародних
договорів України; забезпечує реєстрацію документів
зовнішньополітичної діяльності МЗС України і закордонних
дипломатичних установ України, документів ООН та інших міжнародних
організацій в МЗС України, науково-технічне опрацювання та
підготовку до опублікування цих документів.створення й удосконалення довідкового апарата до документів,
що знаходяться на зберіганні в Архіві, забезпечення автоматизації
інформаційно-пошукових процесів;комплектування Архіву документами, що надходять від
закордонних дипломатичних установ України, представництв МЗС
України на території України, структурних підрозділів МЗС України;участь у виявленні профільних документів історико-культурної
спадщини України, що перебувають за кордоном, їх поверненні або
відтворенні в копіях;
{ Абзац 9 пункту 9 виключено на підставі Наказу Державного
комітету архівів N 71/95 ( z0516-07 ) від 10.05.2007 }
забезпечення науково-технічного опрацювання документів, їх
систематизації та підготовки до опублікування;контроль за збереженням документів та організаційно-методичне
забезпечення роботи з архівними документами у структурних
підрозділах МЗС України, в закордонних дипломатичних установах
України, представництвах МЗС України на території України;робота з документами особового походження щодо передавання
цих документів на зберігання до Архіву (за письмовою згодою
власника);організація в установленому порядку користування архівними
документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з
документів юридичним та фізичним особам;здійснення поточного комплектування фондів бібліотеки в межах
виділених асигнувань, організація книгообміну з іншими
бібліотечними закладами та ведення обліку бібліотечних фондів;організовує та здійснює постійне зберігання, охорону,
реставрацію і консервацію документів свого профілю;веде державний облік документів НАФ та подає відповідні
відомості про них один раз на рік Держкомархіву України, здійснює
контроль за збереженістю, обліком і використанням інформації
зазначених документів;створює страхові копії унікальних і особливо цінних
документів та копії фонду користування документами;створює довідковий апарат до документів, що знаходяться на
зберіганні, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових
процесів;складає переліки особо цінних документів та анотовані
переліки унікальних документів, готує пропозиції про внесення
унікальних документів до Державного реєстру національного
культурного надбання;складає списки установ - джерел формування НАФ, які передають
документи до Архіву, приймає ці документи на постійне зберігання
після закінчення строків їх тимчасового зберігання в підрозділах
цих установ;проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік,
повернення, придбання або відтворення в копіях профільних архівних
документів, що знаходяться за кордоном;організовує приймання документів особового походження на
прохання юридичних і фізичних осіб - власників документів НАФ, які
мають відношення до діяльності МЗС України, та забезпечує їх
науково-технічне опрацювання та зберігання;погоджує номенклатуру справ МЗС України та номенклатури справ
закордонних дипломатичних установ України;створює та вдосконалює систему довідкового апарата до
документів, здійснює автоматизацію інформаційних процесів;забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та
збереження документів, що становлять державну таємницю;готує до публікації документи з історії зовнішньополітичної
діяльності України, видає довідково-інформаційну літературу;організовує вивчення, узагальнення і поширення передового
досвіду, впроваджує наукові досягнення і прогресивні методи роботи
в архівній справі та діловодстві.одержувати в установленому порядку від закордонних
дипломатичних установ України, представництв МЗС України на
території України, структурних підрозділів МЗС України відомості
стосовно зберігання і впорядкування документів НАФ та організації
діловодства у межах своєї компетенції;надавати у межах своєї компетенції роз'яснення правил та
вимог щодо забезпечення збереженості документів НАФ та організації
діловодства з метою їх неухильного виконання;здійснювати контроль за дотриманням правил впорядкування
архівних документів закордонними дипломатичними установами
України, представництвами МЗС України на території України,
структурними підрозділами МЗС України;повертати на доопрацювання не належним чином підготовлені
описи справ, неправильно сформовані справи;надавати платні послуги юридичним та фізичним особам за
використання відомостей, що містяться в документах Архіву,
відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 7 травня
1998 року N 639 ( 639-98-п ) "Про затвердження переліку платних
послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються
за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами);12. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань
взаємодіє з закордонними дипломатичними установами України,
представництвами МЗС України на території України, структурними
підрозділами МЗС України, державними архівними установами.13. Архів очолює начальник Управління галузевого державного
архіву, який призначається на посаду та звільняється з неї
Міністром закордонних справ України.здійснює керівництво діяльністю Архіву, забезпечує ефективне
виконання покладених на Архів завдань і персонально відповідає за
їх виконання;15. Для організації і проведення експертизи цінності
документів з метою віднесення їх до НАФ або вилучення з нього та
визначення строків зберігання документів в МЗС України створюється
експертно-перевірна комісія.16. Архів забезпечується відповідними штатами, приміщеннями,
технологічним обладнанням, матеріальними та фінансовими ресурсами
за рахунок кошторису МЗС.
Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України
Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України
496, 57;
Order, Regulations
on April 17, 2006
№ 59/78