Про затвердження Правил організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)
Наказ Міністерства юстиції України; Правила, Форма типового документа, Акт, Вимоги, Перелік, Журнал, Справа, Опис від 15.03.2013447/5
Документ z0431-13, чинний, поточна редакція — Редакція від 07.11.2018, підстава - z0721-18

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

15.03.2013  № 447/5


Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
18 березня 2013 р.
за № 431/22963

Про затвердження Правил організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)

{Із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції
№ 458/5 від 30.03.2015
№ 1827/5 від 12.06.2018
№ 2305/5 від 06.07.2018}

Відповідно до частини першої статті 116 Закону України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом", пунктів 3 та 9 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого Указом Президента України від 06 квітня 2011 року № 395, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Правила організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора), що додаються.

2. Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу (Чижмарь К.І.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року № 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

3. Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі забезпечити виконання цього наказу.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Департаменту нотаріату, банкрутства та функціонування центрального засвідчувального органу Чижмарь К.І.

Міністр

Олександр Лавринович

ПОГОДЖЕНО:

В.о. Голови Державної архівної служби України



В.М. Воронін




ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
юстиції України
15.03.2013  № 447/5


Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
18 березня 2013 р.
за № 431/22963

ПРАВИЛА
організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)

{У тексті Правил слова "управління юстиції" в усіх відмінках замінено словами "головне територіальне управління юстиції" у відповідних відмінках згідно з Наказом Міністерства юстиції № 458/5 від 30.03.2015}

I. Загальні положення

1.1. Ці Правила встановлюють вимоги до документування діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) (далі - арбітражний керуючий), організації архіву та роботи з документами в приміщенні, де знаходиться контора (офіс) арбітражного керуючого (далі - офіс).

1.2. У цих Правилах терміни вживаються у таких значеннях:

архів арбітражного керуючого - сукупність документів, створених під час діяльності арбітражного керуючого та пов’язаних з нею, які після їх завершення у діловодстві підлягають подальшому зберіганню в його офісі з огляду на їх значущість для особи, суспільства та держави;

особа, діяльність арбітражного керуючого якої припинена, - фізична особа, яка припинила діяльність арбітражного керуючого з підстав, передбачених частиною першою статті 112 Закону України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом", свідоцтво про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) якої анульовано та відомості стосовно якої виключено з Єдиного реєстру арбітражних керуючих (розпорядників майна, керуючих санацією, ліквідаторів) України.

Інші терміни та їх визначення застосовуються у значеннях, наведених у ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять", затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 травня 2004 року № 97.

1.3. Діловодство арбітражного керуючого ведеться з дотриманням цих Правил, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181, ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ 4163-2003), та інших нормативно-правових актів у сфері архівної справи та діловодства.

{Пункт 1.3 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2305/5 від 06.07.2018}

1.4. Порядок організації діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається Типовою інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736.

Порядок організації електронного документообігу із застосуванням кваліфікованого електронного підпису, роботи з електронними документами визначається згідно із законодавством.

{Пункт 1.4 розділу І із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 2305/5 від 06.07.2018, в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1827/5 від 12.06.2018}

1.5. Арбітражний керуючий при здійсненні своєї діяльності забезпечує організацію діловодства та архіву, зокрема:

складення, оформлення, реєстрацію і виконання документів щодо його діяльності;

формування та збереження справи боржника (банкрута) у справі про банкрутство, щодо якої він виконує повноваження розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора (далі - справа боржника);

розгляд звернень фізичних та юридичних осіб з питань його діяльності у строки, визначені законодавством;

складення номенклатури справ на підставі примірної номенклатури справ;

формування справ відповідно до номенклатури справ;

зберігання документів, пов’язаних з його діяльністю;

підготовку для передавання документів у разі припинення його діяльності до відповідної архівної установи або архіву Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі за місцезнаходженням офісу арбітражного керуючого (далі – головне територіальне управління юстиції) згідно із законодавством.

{Абзац восьмий пункту 1.5 розділу І із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 458/5 від 30.03.2015}

1.6. Арбітражний керуючий може покласти організацію діловодства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах.

1.7. При звільненні особи, відповідальної за організацію діловодства та архіву, арбітражний керуючий зобов’язаний перевірити наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання документів (справ) при звільненні особи, відповідальної за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого, за формою згідно з додатком 1 до цих Правил.

ІІ. Документування діяльності арбітражного керуючого

1. Загальні вимоги до створення документів

1.1. Документування діяльності арбітражного керуючого полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням встановлених законодавством правил інформація про діяльність арбітражного керуючого.

1.2. Право на підписання, погодження, затвердження документів, що пов’язані з діяльністю арбітражного керуючого, має лише арбітражний керуючий.

Документи, що передбачають затвердження їх арбітражним керуючим (номенклатура справ; описи справ; акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; акт про нестачу документів поточного діловодства або/та архівних справ (документів) тощо), можуть бути підписані арбітражним керуючим або визначеною ним особою, відповідальною за організацію його діловодства та архіву.

1.3. Арбітражний керуючий може доручати підготовку документів особі, яка перебуває з ним у трудових відносинах.

1.4. Арбітражний керуючий визначає сукупність документів, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність, та включає їх у номенклатуру справ.

1.5. Документ повинен відповідати положенням актів державних органів, органів влади Автономної Республіки Крим та спрямовуватись на виконання покладених на арбітражного керуючого завдань і обов’язків.

1.6. Арбітражний керуючий здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються за межі України, оформлюються українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

1.7. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування арбітражного керуючого - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

1.8. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 2 до цих Правил.

2. Бланки документів

2.1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються лише на бланках арбітражного керуючого, що виготовляються друкарським способом або за допомогою комп’ютерної техніки на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

2.2. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 мм) - для оформлення документів у вигляді таблиць.

2.3. Бланки документів повинні мати такі поля (в міліметрах): 30 - ліве; 10 - праве; 20 - верхнє та нижнє.

2.4. Бланки повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

2.5. Арбітражний керуючий може застосовувати такі види бланків документів: загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа); бланк листа; бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа).

2.6. Бланк листа має містити: найменування арбітражного керуючого; довідкові дані (поштова адреса офісу, номер телефону, факсу, адреса електронної пошти, номер свідоцтва про право на здійснення діяльності арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора) та дата його видачі тощо); дату документа та реєстраційний індекс документа; посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь.

2.7. Не допускається розміщення на бланках арбітражного керуючого інформації, що не стосується документа.

2.8. Деякі внутрішні документи (заяви осіб, які перебувають у трудових відносинах з арбітражним керуючим, доповідні записки, довідки тощо) оформлюються не на бланках.

3. Оформлення реквізитів документів

Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003.

4. Найменування арбітражного керуючого

Найменування арбітражного керуючого - автора документа містить: повне зазначення професії арбітражного керуючого - арбітражний керуючий (розпорядник майна, керуючий санацією, ліквідатор) або скорочену назву - арбітражний керуючий, його прізвище, ім’я, по батькові.

5. Довідкові дані про арбітражного керуючого

Довідкові дані про арбітражного керуючого містять: поштову адресу офісу, номери телефонів, факсів, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування арбітражного керуючого.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

6. Назва виду документа

Назва виду документа (наказ, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим нормативно-правовими актами.

7. Дата документа

7.1. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться, наприклад: 02.03.2013.

7.2. У посиланнях на нормативно-правові акти і в документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2013 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2013 р.

7.3. Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче реквізиту "Підпис" ліворуч. Дата документа проставляється особою, яка його підписує або затверджує.

8. Реєстраційний індекс документа

8.1. Під час реєстрації документів їм надаються індекси. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ.

Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи створений в установі.

8.2. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера, наприклад: 55, де 55 - порядковий номер.

8.3. У вихідного документа реєстраційний індекс розміщується у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ та порядковий номер, наприклад: 01-19/191, де 01-19 - індекс справи за номенклатурою, 191 - порядковий номер.

8.4. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 110 ДСК, де "ДСК" застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

8.5. Реєстраційний індекс наказів з адміністративно-господарських питань складається з порядкового номера, наказів з кадрових питань тривалого (понад 10 років) зберігання - з порядкового номера та літерного індексу "к", наприклад: 10-к, де 10 - порядковий номер, "к" - літерний індекс, наказів з кадрових питань тимчасового (до 10 років включно) зберігання - з порядкового номера та літерного індексу "кт", наприклад: 15-кт, де 15 - порядковий номер, "кт" - літерний індекс.

8.6. Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

9. Посилання на реєстраційний індекс і дату

Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

10. Місце складення або видання

Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України, а саме зазначається адміністративно-територіальна одиниця, на території якої знаходиться офіс арбітражного керуючого.

11. Гриф обмеження доступу

Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження" на рівні реквізиту "Найменування арбітражного керуючого".

12. Адресат

12.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:


Міністерство юстиції

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:


Міністерство юстиції

Директору Департаменту з питань банкрутства

Прізвище, ініціали (ініціал імені)

{Абзац другий пункту 12.1 глави 12 розділу IІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 458/5 від 30.03.2015}

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:


Начальнику Головного територіального управління юстиції у м. Києві

Прізвище, ініціали (ініціал імені)

{Абзац третій пункту 12.1 глави 12 розділу IІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 458/5 від 30.03.2015}

12.2. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

12.3. Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:


Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13,
м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:


Бондарчук Іван Васильович

вул. Кірова, буд. 17, кв. 1,
м. Київ, 02230

13. Гриф затвердження документа

Арбітражний керуючий здійснює затвердження певних видів документів з проставленням грифа затвердження з урахуванням додатка 3 до цих Правил.

Гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування арбітражного керуючого, підпису, ініціалів (ініціала імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:


ЗАТВЕРДЖУЮ
Арбітражний керуючий
(розпорядник майна, керуючий санацією,
ліквідатор)


Підпис

Ініціали (ініціал імені), прізвище


Дата

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

14. Заголовок до тексту документа

14.1. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється особою, яка створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про підвищення кваліфікації; протокол (чого?) наради; посадова інструкція (кого?) помічника арбітражного керуючого.

14.2. Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 мм), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

15. Текст документа

15.1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.

15.2. Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

16. Відмітки про наявність додатків

16.1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

16.2. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер.

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

16.3. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

16.4. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток:

на 5 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:

1. Лист Головного територіального управління юстиції у Луганській області від 14.07.2013 № 163/01-05 на 2 арк. в 1 прим.


2. Ухвала господарського суду від 18.09.2013 у справі № 02/1/9-б на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток:

лист Міністерства юстиції від 10.11.2013 № 6548/ 03-09 і додаток до нього, усього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток:

згідно з описом на 2 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток:

на 5 арк. у прим. на першу адресу.

{Пункт 16.4 глави 16 розділу IІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 458/5 від 30.03.2015}

17. Підпис

17.1. Арбітражний керуючий підписує документи особисто.

Підпис складається з найменування арбітражного керуючого, який підписує документ (повного - якщо документ надрукований не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціала імені) і прізвища, наприклад:

Арбітражний керуючий (розпорядник
майна, керуючий санацією, ліквідатор)


Підпис


Ініціали (ініціал імені), прізвище

або

Арбітражний керуючий

Підпис

Ініціали (ініціал імені), прізвище

17.2. Для підтвердження цілісності електронного документа арбітражний керуючий накладає на електронний документ кваліфікований електронний підпис із застосуванням засобів кваліфікованого електронного підпису, які мають вбудовані апаратно-програмні засоби, що забезпечують захист записаних на них даних від несанкціонованого доступу, від безпосереднього ознайомлення із значенням параметрів особистих ключів та їх копіювання.

{Пункт 17.2 глави 17 розділу ІІ в редакції Наказу Міністерства юстиції № 1827/5 від 12.06.2018}

17.3. Факсимільне відтворення підпису арбітражного керуючого на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

18. Відбиток печатки

18.1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис арбітражного керуючого скріплюється його печаткою.

18.2. Примірний перелік документів, підпис арбітражного керуючого на яких скріплюється печаткою арбітражного керуючого, наведено в додатку 4 до цих Правил.

18.3. Відбиток печатки арбітражного керуючого ставиться також на копіях документів, що ним надаються.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування арбітражного керуючого, який підписав документ, але не його підпис, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М.П.", "Печатка".

18.4. Облік печаток і штампів арбітражного керуючого здійснюється ним у журналі обліку печаток і штампів за формою згідно з додатком 5 до цих Правил.

19. Відмітка про засвідчення копій документів

19.1. Копії або витяги з документів, які надаються та зберігаються арбітражним керуючим, повинні бути засвідчені підписом арбітражного керуючого та скріплені його печаткою з обов’язковим зазначенням дати засвідчення.

19.2. Арбітражний керуючий може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються ним, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, під час формування особових справ осіб, які перебувають з арбітражним керуючим у трудових відносинах, арбітражний керуючий може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо), а також під час формування справи боржника.

19.3. Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа.

19.4. Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", "Арбітражний керуючий", особистого підпису арбітражного керуючого, його ініціалів (ініціала імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Згідно з оригіналом



Арбітражний керуючий

Підпис

Ініціали (ініціал імені), прізвище

Дата



19.5. Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою арбітражного керуючого.

20. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі

Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім’я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc.

21. Відмітка про надходження документа

Відмітка про надходження документа до арбітражного керуючого проставляється від руки або за допомогою штампа на лицьовому полі у правому куті нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа.

22. Складення наказів

22.1. Арбітражний керуючий видає накази з адміністративно-господарських та кадрових питань.

22.2. Проекти наказів з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки тощо) готуються на підставі заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

22.3. Наказ оформляється на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про прийняття на роботу") або іменника ("Про підсумки...").

22.4. Текст наказу з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися зі слів "З метою" тощо. Якщо наказ видається на підставі нормативно-правового акта або іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

{Абзац третій пункту 22.4 глави 22 розділу ІІ виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції № 2305/5 від 06.07.2018}

Розпорядча частина наказу починається зі слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.

22.5. У тексті наказів з кадрових питань констатуюча частина не зазначається.

Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім’я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

22.6. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його заробітної плати.

22.7. У наказі з кадрових питань зазначається підстава для його видання (заява працівника, контракт, трудовий договір).

22.8. Під час ознайомлення з наказом з кадрових питань згаданими у ньому особами та з наказом з адміністративно-господарських питань, що містить положення, з якими повинні ознайомитись особи, які перебувають у трудових відносинах з арбітражним керуючим, на першому примірнику наказу проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

22.9. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію.

22.10. Копії наказів засвідчуються арбітражним керуючим.

23. Складення протоколів

Обговорення питань на зборах, нарадах фіксується в протоколах, які оформлюються на підставі записів, зроблених під час засідань. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

У вступній частині протоколу зазначаються прізвище та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених та присутніх осіб. Наприкінці вступної частини зазначається порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщуються у порядку їх значущості, із зазначенням доповідача з кожного питання.

Основна частина протоколу складається за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Протоколи підписуються головуючим на зборах (нарадах) і секретарем.

24. Складення службових листів

24.1. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між арбітражним керуючим та державними органами, підприємствами, установами, організаціями, громадянами як:

відповіді про виконання арбітражним керуючим завдань, визначених у нормативно-правових актах з питань відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом;

відповіді на запити державних органів, підприємств, установ, організацій;

відповіді на звернення громадян;

ініціативні листи;

супровідні листи.

24.2. Службовий лист оформляється на бланку для листів формату А4 (210 х 297 мм). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 мм).

24.3. Лист має такі реквізити: дату, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресата, заголовок до тексту, текст, відмітку про наявність додатків (у разі потреби), підпис.

24.4. Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.

24.5. Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 мм), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

24.6. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

Текст листа викладається від першої особи однини - "прошу…", "пропоную". Як правило, у листі порушується одне питання.

24.7. Службові листи підписуються відповідно до глави 17 цього розділу. Печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

III. Організація документообігу та виконання документів

1. Приймання документів, що надходять до арбітражного керуючого

1.1. Арбітражний керуючий отримує поштою або кур’єрською службою, фельд’єгерською службою письмову кореспонденцію, дрібні пакети, бандеролі тощо.

1.2. Арбітражний керуючий повинен:

мати електрозв’язок для отримання факсограм, телефонограм, телеграм, електронних документів, доступ до мережі Інтернет;

забезпечити отримання доставленої йому в установленому законодавством порядку кореспонденції із застосуванням кваліфікованого електронного підпису та за наданою ним у встановленому законодавством порядку до головного територіального управління юстиції поштовою адресою місцезнаходження офісу, номером телефону, факсу та адресою електронної пошти.

{Абзац третій пункту 1.2 глави 1 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1827/5 від 12.06.2018}

1.3. Вхідні документи, що надійшли на поштову адресу арбітражного керуючого, приймаються ним особисто або особою, відповідальною за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого.

1.4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити поштову адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

1.5. У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном).

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт про відсутність вкладень у конверті та пошкодження кореспонденції (конверта) за формою згідно з додатком 6 до цих Правил у двох примірниках, один примірник якого з пошкодженою кореспонденцією надсилається відправникові, а другий залишається у арбітражного керуючого.

1.6. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду або пересилаються за належністю.

1.7. На вхідних документах проставляється відмітка про надходження документа відповідно до глави 21 розділу ІІ цих Правил.

2. Реєстрація документів

2.1. Реєстрація документів (кореспонденції) є фіксацією факту створення, відправлення або одержання документа (кореспонденції) шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах.

2.2. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні, найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, договори (угоди), заяви працівників).

Не підлягають реєстрації документи згідно з примірним переліком документів, що не підлягають реєстрації, наведеним у додатку 7 до цих Правил.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

2.3. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання.

2.4. Документи реєструються за групами залежно від назви, виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

накази з адміністративно-господарських питань;

накази з кадрових питань тривалого (понад 10 років) зберігання;

накази з кадрових питань тимчасового (до 10 років включно) зберігання;

договори (угоди), однією зі сторін яких є арбітражний керуючий, що пов’язані з його діяльністю;

бухгалтерські документи;

службові листи;

звернення громадян;

факсограми.

2.5. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до глави 8 розділу ІІ цих Правил.

2.6. Реєстрація документів здійснюється в журналах за формами згідно з додатками 8-15 до цих Правил.

3. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

3.1. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службами.

3.2. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

3.3. З використанням засобів електрозв’язку здійснюється передача телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів.

{Пункт 3.3 глави 3 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1827/5 від 12.06.2018}

3.4. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.

{Пункт 3.4 глави 3 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції № 1827/5 від 12.06.2018}

4. Контроль за виконанням документів

4.1. Арбітражний керуючий особисто контролює виконання документів, що надійшли від Міністерства юстиції, головне територіальне управління юстиції, інших державних органів, та зобов’язаний своєчасно їх виконувати.

Арбітражним керуючим можуть бути поставлені на контроль також інші документи.

4.2. Документи, які перебувають на особистому контролі в арбітражного керуючого, до їх повного виконання вміщуються в окрему папку з написом "Контрольна папка".

4.3. При розгляді документів, звернень тощо арбітражний керуючий зобов’язаний дотримуватись установлених законодавством строків виконання таких документів.

4.4. На виконаних документах проставляється відмітка про виконання, яка включає в себе слова "До справи" і номер справи, у яку повинен бути підшитий виконаний документ, а також посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання. Документ вважається виконаним тоді, коли вирішені всі питання, поставлені в ньому, і, якщо це потрібно, дано відповідь кореспонденту. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє арбітражний керуючий або особа, яка відповідальна за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому куті нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша або на звороті першого аркуша документа, наприклад:

До справи № 01-11

До справи № 01-20

Лист-відповідь від 20.05.2013
№ 04-10/05/342

Питання вирішено позитивно
під час телефонної розмови
01.05.2013

Найменування арбітражного керуючого
або прізвище, ім’я, по батькові особи,
яка відповідальна за організацію діловодства
та архіву арбітражного керуючого

Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

21.05.2013

Найменування арбітражного керуючого
або прізвище, ім’я, по батькові особи,
яка відповідальна за організацію діловодства
та архіву арбітражного керуючого

Підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

02.05.2013



вгору